FIȘĂ DE POST VANZATORI IN CASE DE COMENZI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:VANZATORI IN CASE DE COMENZI

1.2. Cod C.O.R.:5244

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Departamentul de marketing pentru alinierea campaniilor promoționale, cu Departamentul de logistică pentru asigurarea livrărilor la timp, cu Departamentul financiar pentru gestionarea creditelor și facturării, cu Departamentul tehnic pentru suportul tehnic al produselor, cu Șeful de vânzări pentru raportare și planificare strategică, cu Colegii vânzători pentru schimb de informații și suport reciproc, cu Departamentul de achiziții pentru gestionarea stocurilor și negocieri. Externe: Colaborează cu Clienții (reprezentanți ai companiilor), cu Furnizorii (pentru informații despre produse și condiții comerciale), cu Distribuitorii (în anumite situații), cu Agenții de publicitate (în campanii specifice), cu Organizații profesionale din domeniu (pentru networking și informare).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Vânzătorii în case de comenzi au rolul de a prelua, înregistra și procesa comenzile clienților, oferind informații despre produsele disponibile și asigurând o experiență de cumpărare eficientă și plăcută. Activitatea implică gestionarea fluxului de comenzi, verificarea disponibilității produselor, comunicarea cu clienții și colaborarea cu alte departamente pentru a asigura livrarea promptă și corectă a comenzilor. Persoana selectată trebuie să demonstreze atenție la detalii, bune abilități de comunicare și o atitudine orientată spre satisfacerea clienților."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Primirea și înregistrarea comenzilor clienților în sistemul ERP.
- Verificarea corectitudinii datelor introduse în sistem, inclusiv coduri de produs, cantități, adrese de livrare.
- Gestionarea fluxului de comenzi, asigurând o procesare eficientă și la timp.
- Comunicarea cu clienții pentru confirmarea comenzilor, clarificarea detaliilor sau soluționarea eventualelor probleme.
- Monitorizarea stocului disponibil și informarea clienților despre eventualele întârzieri sau indisponibilități.
- Generarea documentelor necesare procesării comenzilor (facturi proforme, avize de expediție).
- Colaborarea cu echipa de depozit pentru asigurarea pregătirii comenzilor pentru livrare.
- Verificarea conformității comenzilor cu politicile interne și cu reglementările legale.
- Introducerea datelor despre clienți în CRM și actualizarea informațiilor existente.
- Gestionarea reclamațiilor clienților legate de comenzi și transmiterea acestora către departamentul de suport.
- Generarea de rapoarte periodice privind volumul comenzilor, vânzările și performanța.
- Asigurarea acurateței datelor introduse în sistem și a respectării procedurilor interne.
- Participarea la inventarierea periodică a stocului.
- Verificarea și reconcilierea datelor privind comenzile cu cele din sistemul financiar.
- Oferirea de suport tehnic clienților privind utilizarea platformei de comandă online (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Studii medii, preferabil studii postliceale în domeniul economic sau comercial.
- Absolvirea unor cursuri de specializare în vânzări, marketing sau CRM (Constituțional Relații cu Clientul) constituie un avantaj.
- Certificare în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) este un plus.
- Cunoștințe solide de operare pe calculator (Microsoft Office, internet, e-mail).
- Experiență anterioară în vânzări, preferabil în comerțul cu ridicata sau cu amănuntul, constituie un avantaj.
- Cunoașterea limbii engleze (nivel conversațional) este un atuu.
- Atestat de liberă practică în domeniul vânzărilor (dacă este cazul, în funcție de specificul activității).
- Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul economic (dacă este cazul).
- Cunoștințe de contabilitate de gestiune (nivel de bază).
- Abilități de comunicare eficiente, atât verbale, cât și scrise.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
- Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la schimbări.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență minimă de 6 luni în vânzări, preferabil în comerțul cu ridicata sau cu amănuntul.
- Experiență în lucrul cu sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) constituie un avantaj.
- Experiență în utilizarea platformelor CRM (Customer Relationship Management) este un plus.
- Experiență în gestionarea comenzilor online și a fluxurilor de lucru asociate.
- Experiență în comunicarea cu clienții prin diverse canale (telefon, e-mail, chat).
- Experiență în rezolvarea problemelor legate de comenzi și în gestionarea reclamațiilor clienților.
- Experiență în lucrul cu documente de vânzare (facturi proforme, avize de expediție).
- Experiență în gestionarea stocurilor și în verificarea conformității comenzilor cu stocul disponibil.
- Experiență în lucrul cu indicatori de performanță (KPI) specifici vânzărilor.
- Experiență în colaborarea cu alte departamente (depozit, logistică, suport clienți).
- Experiență în utilizarea aplicațiilor de gestiune a stocurilor.
- Experiență în analiza datelor de vânzări și identificarea tendințelor.
- Experiență în lucrul cu clienți B2B (Business-to-Business) constituie un avantaj.
- Experiență în gestionarea conturilor clienți și în menținerea relațiilor pe termen lung.
- Experiență în utilizarea aplicațiilor de raportare și analiză a datelor de vânzări.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare fluentă a calculatorului (Microsoft Windows, Microsoft Office Suite).
- Cunoștințe avansate de utilizare a sistemelor ERP (ex: SAP, Oracle, Netsuite).
- Experiență cu platforme CRM (ex: Salesforce, Microsoft Dynamics).
- Utilizarea eficientă a aplicațiilor de procesare a comenzilor (ex: Magento, Shopify).
- Cunoștințe solide de utilizare a aplicațiilor de gestiune a stocurilor.
- Utilizarea aplicațiilor de facturare electronică și de generare a documentelor de vânzare.
- Abilitatea de a utiliza aplicații de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de analiză a datelor (ex: Excel, Power BI).
- Experiență cu platforme de comerț electronic (e-commerce).
- Utilizarea aplicațiilor de gestionare a fluxurilor de lucru (workflow management).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare (reporting tools).
- Abilitatea de a utiliza aplicații de gestionare a bazei de date (database management).
- Experiență cu aplicații de optimizare a rutelor de livrare (route optimization).
- Utilizarea eficientă a aplicațiilor de marketing digital (digital marketing tools).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a documentelor (document management systems).
- Abilitatea de a utiliza aplicații de colaborare online (online collaboration tools).
- Experiență cu software de analiză a indicatorilor de performanță (KPI dashboards).
- Utilizarea aplicațiilor de securitate cibernetică (cybersecurity tools).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor (data backup and recovery).
- Abilitatea de a utiliza aplicații de telemarketing (telemarketing software).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
- Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
- Orientare către client și focus pe satisfacerea nevoilor acestuia.
- Abilități de negociere și persuasiune.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora eficient.
- Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
- Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
- Adaptabilitate la schimbare și flexibilitate în abordare.
- Gestionarea eficientă a timpului și organizare.
- Abilități de planificare și prioritizare.
- Capacitate de a gestiona situații de conflict.
- Atenție sporită la detalii și acuratețe.
- Gândire analitică și capacitate de a interpreta date.
- Proactivitate și inițiativă în identificarea oportunităților.
- Abilități de prezentare și convingere.
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
- Empatie și capacitate de a înțelege nevoile clienților.
- Abilități de leadership și capacitate de a motiva echipa.
- Reziliență și capacitate de a depăși obstacolele.
- Etică profesională și respectarea confidențialității.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Valoarea comenzilor generate, Numărul de clienți noi achiziționați, Rata de retenție a clienților existenți, Valoarea medie a comenzii, Numărul de oferte transmise, Rata de conversie a ofertelor, Volumul vânzărilor pe segment de produs, Cota de piață atinsă, Gradul de satisfacție al clienților, Numărul de reclamații rezolvate, Respectarea termenelor de livrare, Gradul de acuratețe al datelor introduse în sistem, Numărul de vizite la clienți efectuate, Valoarea vânzărilor cross-selling și up-selling, Ponderea vânzărilor online față de vânzările tradiționale, Contribuția la atingerea obiectivelor de vânzări ale echipei, Numărul de produse noi promovate cu succes, Eficiența utilizării CRM-ului, Gradul de respectare a bugetului de cheltuieli pentru promovare.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu clienții, Respectarea procedurilor interne de vânzare, Capacitatea de a identifica nevoile clienților, Abilitatea de a prezenta oferte personalizate, Gradul de profesionalism în interacțiunile cu clienții, Capacitatea de a gestiona obiecțiile clienților, Abilitatea de a construi relații de încredere cu clienții, Calitatea documentației referitoare la clienți, Respectarea termenelor de raportare, Capacitatea de a lucra în echipă, Inițiativa în identificarea oportunităților de vânzare, Respectarea confidențialității informațiilor, Abilitatea de a oferi suport tehnic de bază clienților, Calitatea prezentărilor și demonstrațiilor de produs, Adaptabilitatea la schimbările din piață, Capacitatea de a învăța rapid și de a aplica cunoștințe noi, Respectarea standardelor de etică profesională, Abilitatea de a oferi feedback constructiv colegilor, Capacitatea de a rezolva problemele în mod eficient, Gradul de implicare în activitățile de promovare. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către client, Abilitatea de a lucra sub presiune, Inițiativă, Reziliență, Adaptabilitate, Capacitatea de a negocia, Abilitatea de a prezenta, Comunicare eficientă, Lucru în echipă, Organizare, Gândire analitică, Atenție la detalii, Proactivitate, Capacitatea de a rezolva probleme, Flexibilitate, Gestionarea timpului, Capacitatea de a învăța, Orientare către rezultate, Abilitatea de a influența, Etică profesională. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Laptop, Tabletă, Smartphone, Autoturism (sau motocicletă), Uniformă profesională, Portofoliu, Echipament de protecție (în funcție de specificul produselor), Card de vizită, Aplicații software de vânzare (CRM, ERP), Dispozitiv de scanare documente, Imprimantă portabilă (opțional), GPS, Stație radio (în anumite situații), Kit de prezentare (e.g., mostre de produse, pliante)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.