FIȘĂ DE POST ORGANIZATOR PRESTARI SERVICII
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului: ORGANIZATOR PRESTARI SERVICII
1.2. Cod C.O.R.: 516903
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu toate departamentele companiei.
Externe: Colaborează cu furnizori, clienți, autorități publice, parteneri.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Organizarea și coordonarea prestărilor de servicii conform contractelor încheiate, asigurând respectarea termenelor și a calității cerute. Responsabilitatea include gestionarea programărilor, comunicarea eficientă cu furnizorii de servicii și cu clienții, monitorizarea costurilor și a resurselor alocate, precum și rezolvarea eventualelor probleme apărute în timpul desfășurării activităților. Scopul principal este optimizarea procesului de prestare a serviciilor și asigurarea satisfacției clienților, contribuind la buna funcționare a organizației."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
• Desfășurarea de activități de organizare a prestărilor de servicii, conform procedurilor interne.
• Gestionarea eficientă a resurselor alocate pentru prestarea serviciilor.
• Colectarea selectivă a deșeurilor și predarea celor periculoase conform procedurii interne.
• Utilizarea rațională a energiei electrice și reducerea consumului de hârtie.
• Aplicarea politicii de mediu a companiei și participarea la instructajele aferente.
• Acționarea preventiv pentru a evita poluarea și raportarea incidentelor de mediu.
• Păstrarea confidențialității informațiilor comerciale, tehnice, financiare și a datelor personale.
• Respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și a politicilor interne de prelucrare a datelor.
• Participarea la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
• Respectarea normelor, regulilor și măsurilor de protecție civilă stabilite.
• Gestionarea fluxului de informații către și de la clienți și parteneri.
• Asigurarea respectării termenelor limită pentru prestarea serviciilor.
• Monitorizarea performanței serviciilor prestate și identificarea oportunităților de îmbunătățire.
• Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura o coordonare eficientă.
• Raportarea periodică a activităților desfășurate superiorului ierarhic.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii medii
Certificat de absolvire a cursului de formare pentru organizatori de prestări de servicii
Diplomă de bacalaureat (avantaj)
5.2. Experiență Profesională:
* Experiență în coordonarea și supervizarea unei echipe de prestatori de servicii. * Planificare și optimizare a programului de lucru al prestatorilor. * Gestionarea contractelor cu prestatorii și asigurarea respectării acestora. * Monitorizarea calității serviciilor prestate și identificarea soluțiilor de îmbunătățire. * Raportare periodică privind activitatea prestatorilor și indicatorii de performanță. * Gestionarea problemelor și reclamațiilor legate de serviciile prestate. * Negocierea tarifelor și a condițiilor contractuale cu prestatorii. * Gestionarea logisticii și a resurselor necesare pentru prestarea serviciilor. * Experiență în utilizarea de sisteme software de programare și raportare a prestărilor de servicii. * Cunoștințe în domeniul legislației muncii și a contractelor comerciale.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare PC și aplicații de birou
Cunoștințe de operare a sistemelor de operare Windows
Utilizare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
Cunoștințe de operare a programelor de contabilitate (ex: Saga, Nemesis)
Operare sisteme de gestionare a resurselor (ERP)
Utilizare programe de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM)
Cunoștințe de operare a sistemelor de ticketing
Abilități de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Teams, Skype)
Cunoștințe de operare a programelor de e-mail și gestionare a agendelor
Utilizare a bazelor de date (ex: Access, SQL)
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestiune a documentelor
Abilități de utilizare a programelor de editare a imaginilor (ex: Photoshop, GIMP)
Cunoștințe de operare a aplicațiilor de navigare pe internet și căutare de informații
Utilizare a programelor de arhivare și comprimare a datelor
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator)
Abilități de utilizare a programelor de telefoanie IP
Cunoștințe de operare a sistemelor de control acces
Utilizare a programelor de planificare și programare
Cunoștințe de operare a sistemelor de inventariere
Utilizare a programelor de raportare și analiză de date
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Comunicare eficientă
Organizare și planificare
Gestionarea timpului
Rezolvarea problemelor
Adaptabilitate
Lucru în echipă
Orientare către detalii
Inițiativă
Flexibilitate
Gândire analitică
Prioritizare
Atitudine proactivă
Răbdare
Diplomatie
Gestionarea stresului
Perseverență
Responsabilitate
Etică profesională
Abilitatea de a învăța rapid
Orientare către rezultate
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de solicitări procesate, Timp mediu de răspuns, Nivel de satisfacție al clienților, Număr de reclamații, Respectarea termenelor, Număr de erori, Costuri reduse, Număr de proceduri optimizate, Număr de colaborări eficiente, Nivel de respectare a bugetului..
6.2. Indicatori Calitativi: Inițiativă, organizare, atenție la detalii, comunicare, rezolvare de probleme, adaptabilitate, respectarea termenelor, colaborare, orientare spre client, gestionarea priorităților.
.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectă termenele limită, prioritizează sarcinile, comunică eficient, rezolvă problemele rapid, colaborează cu echipa, organizează eficient documentele, planifică întâlnirile, gestionează resursele, urmărește costurile, raportează progresul, identifică îmbunătățiri, gestionează conflictele, negociază cu furnizorii, respectă bugetul, menține evidența clară, gestionează corespondența, respectă procedurile, adaptează-se la schimbări, propune soluții, gestionează situațiile de urgență, optimizează fluxurile de lucru.
.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, telefon, agendă, pix, dosare, ștampila, chei, uniformă, legitimație..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.