FIȘĂ DE POST ADMINISTRATOR PENSIUNE TURISTICA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ADMINISTRATOR PENSIUNE TURISTICA

1.2. Cod C.O.R.:515203

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu personalul de recepție, personalul de întreținere, bucătari, personalul de curățenie și alți administratori (dacă există) pentru asigurarea operării eficiente a pensiunii și satisfacerea cerințelor clienților. Externe: Colaborează cu agenții de turism, furnizori de servicii (catering, curățenie, întreținere), parteneri locali (restaurante, atracții turistice) și autorități publice (primărie, ISU, DSP).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Administratorul pensiunii turistice are rolul de a asigura buna funcționare și rentabilitatea unității de cazare. Responsabilitățile includ gestionarea personalului, coordonarea activităților de curățenie și întreținere, administrarea rezervărilor și a relațiilor cu clienții, optimizarea costurilor, respectarea normelor de siguranță și igienă, precum și promovarea pensiunii pentru atragerea de oaspeți. De asemenea, administratorul monitorizează indicatorii de performanță și propune măsuri pentru îmbunătățirea calității serviciilor oferite."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea operațiunilor zilnice ale pensiunii turistice, asigurând respectarea standardelor de calitate și eficiență.
Supravegherea personalului (receptori, personal de curățenie, bucătari, etc.), inclusiv programarea turelor de lucru și evaluarea performanței.
Gestionarea rezervărilor, inclusiv primirea și procesarea solicitărilor de cazare, confirmarea rezervărilor și gestionarea anulărilor.
Monitorizarea fluxului de ocupare și ajustarea strategiei de prețuri în funcție de sezonalitate și cerere.
Administrarea bugetului pensiunii, controlul costurilor și optimizarea cheltuielilor.
Negocierea contractelor cu furnizorii de bunuri și servicii (alimente, băuturi, materiale de curățenie, etc.).
Asigurarea respectării normelor de siguranță, igienă și sănătate în vigoare.
Gestionarea reclamațiilor clienților și găsirea de soluții pentru a asigura satisfacția oaspeților.
Implementarea politicilor de marketing și promovare a pensiunii, atât online, cât și offline.
Monitorizarea recenziilor online și gestionarea reputației pensiunii.
Raportarea către proprietar sau conducere cu privire la indicatorii de performanță și tendințele pieței.
Verificarea și completarea documentelor contabile referitoare la venituri și cheltuieli.
Asigurarea funcționării corecte a echipamentelor și utilajelor din pensiune (sisteme de încălzire, aer condiționat, etc.).
Organizarea și supravegherea activităților de curățenie și întreținere a spațiilor de cazare și a zonele comune.
Gestionarea stocului de materiale și produse necesare funcționării pensiunii."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea turism-alimentație.
Calificare profesională în domeniu (ex: agent de turism, administrator de unități turistice).
Cursuri de perfecționare în managementul unităților de cazare.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de rezervare online (PMS - Property Management System).
Cunoștințe de contabilitate, cel puțin la nivel de operare.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Certificat de igienist sanitar.
Certificat de prim ajutor.
Cunoștințe de operare pe calculator (Microsoft Office, internet, e-mail).
Atestat de securitate și sănătate în muncă.
Experiență relevantă în domeniul turismului, preferabil în unități de cazare.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în domeniul turismului.
Experiență relevantă în unități de cazare (hotel, pensiune, apartament, vilă) - constituie avantaj.
Experiență în gestionarea personalului, inclusiv recrutare, formare și evaluare.
Experiență în administrarea bugetului și controlul costurilor.
Experiență în utilizarea sistemelor de rezervare online (PMS).
Experiență în relația cu clienții, inclusiv gestionarea reclamațiilor.
Experiență în negocierea contractelor cu furnizorii.
Experiență în implementarea politicilor de marketing și promovare.
Experiență în raportarea indicatorilor de performanță.
Experiență în gestionarea documentelor contabile referitoare la venituri și cheltuieli.
Experiență în respectarea normelor de siguranță și igienă.
Experiență în optimizarea proceselor operaționale pentru a maximiza eficiența.
Experiență în analiza datelor și identificarea tendințelor pieței.
Experiență în îmbunătățirea continuă a calității serviciilor oferite.
Experiență în gestionarea eficientă a resurselor umane și materiale.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului și a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Utilizarea eficientă a sistemelor de rezervare online (PMS) – preferabil Fidelio, Opera, Protel.
Cunoștințe avansate de operare a programelor de contabilitate (ex: QuickBooks, SAP).
Utilizarea eficientă a platformelor de marketing online (ex: Google Analytics, Google Ads, Facebook Ads).
Cunoștințe solide de operare a programelor de editare foto/video (ex: Adobe Photoshop, Adobe Premiere).
Utilizarea eficientă a sistemelor de management al relațiilor cu clienții (CRM).
Cunoștințe de operare a sistemelor de facturare electronică.
Utilizarea eficientă a platformelor de comunicare online (ex: Skype, Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de operare a sistemelor de control al accesului și supraveghere video (CCTV).
Utilizarea eficientă a sistemelor de automatizare a marketingului (Marketing Automation).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Utilizarea eficientă a sistemelor de management al inventarului.
Cunoștințe de operare a sistemelor de raportare financiară.
Utilizarea eficientă a platformelor de colaborare online (ex: Trello, Asana).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a documentelor.
Utilizarea eficientă a platformelor de e-commerce (ex: Shopify, WooCommerce).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a proiectelor.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Tableau, Power BI).
Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate cibernetică.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de traducere automată.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris.
Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide.
Orientare către client și abilitatea de a oferi servicii de cea mai bună calitate.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Capacitatea de a motiva și de a coordona personalul.
Abilitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative.
Orientare către detalii și atenție sporită la acuratețe.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Capacitatea de a gestiona stresul și de a rămâne calm în situații dificile.
Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile clienților.
Capacitatea de a construi și de a menține relații profesionale.
Abilitatea de a negocia și de a obține rezultate pozitive.
Orientare către îmbunătățire continuă și deschidere la feedback.
Abilitatea de a delega sarcini și de a oferi suport echipei.
Capacitatea de a iniția și de a implementa idei noi.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții de compromis.
Orientare către etică profesională și respectarea regulilor.
Abilitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilități.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Gradul de ocupare a camerelor, Venituri totale, Numărul de clienți fideli, Satisfacția clienților (scor NPS), Costuri operaționale, Profitabilitate, Numărul de reclamații/solicitații, Timpul mediu de răspuns la solicitări, Eficiența utilizării resurselor (energie, apă), Gradul de respectare a bugetului, Numărul de evenimente/activități organizate, Venituri din servicii suplimentare, Numărul de recenzii pozitive online, Rata de retenție a angajaților, Numărul de parteneriate stabilite, Rata de conversie a ofertelor promoționale, Costul de achiziție a unui client nou, Valoarea medie a unei tranzacții, Numărul de referințe primite.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea standardelor de calitate în servicii, Calitatea comunicării cu clienții, Nivelul de profesionalism al personalului, Respectarea procedurilor operaționale, Calitatea curățeniei și a întreținerii pensiunii, Nivelul de satisfacție a angajaților, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, Flexibilitatea în adaptarea la cerințele clienților, Capacitatea de a promova imaginea pensiunii, Eficiența în rezolvarea problemelor, Nivelul de implicare în activitățile de marketing, Respectarea legislației în vigoare, Calitatea documentelor gestionate, Nivelul de inovație în servicii, Capacitatea de a construi relații de încredere, Respectarea termenelor de livrare a serviciilor, Calitatea prezentării pensiunii (online și offline), Nivelul de implicare în îmbunătățirea continuă, Capacitatea de a oferi experiențe memorabile, Respectarea confidențialității datelor clienților.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de creștere, Abilitatea de a lua decizii autonome, Orientare către rezultate și performanță, Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții, Abilitatea de a motiva și de a conduce o echipă, Capacitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid, Abilitatea de a comunica eficient și a construi relații, Capacitatea de a prioritiza sarcini și de a respecta termene limită, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a gestiona stresul, Abilitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții inovatoare, Abilitatea de a delega sarcini și de a oferi feedback constructiv, Abilitatea de a iniția și de a implementa proiecte noi, Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile clienților, Abilitatea de a construi și de a menține relații profesionale, Abilitatea de a negocia și de a obține rezultate pozitive, Abilitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilități, Abilitatea de a demonstra leadership și viziune strategică, Abilitatea de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide, Abilitatea de a demonstra etică profesională și integritate, Abilitatea de a iniția schimbări și de a promova îmbunătățiri.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, Software de management al rezervărilor (PMS), Terminal POS (Point of Sale), Imprimantă, Scanner, Telefon (fix și mobil), Software de contabilitate, Software de gestiune a inventarului, Tableta grafică (pentru procesare imagini), Sistem de videoconferință, Software de analiză a datelor (Business Intelligence), Echipamente de protecție personală (EPP) - conform specificațiilor, Dispozitive de comunicare radio (în anumite situații), Sistem de supraveghere video (acces și monitorizare), Software de marketing digital, Aplicații mobile de comunicare internă..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.