FIȘĂ DE POST ADMINISTRATOR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ADMINISTRATOR

1.2. Cod C.O.R.:515104

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele IT, financiar, producție, mentenanță, calitate, logistică și management pentru asigurarea funcționării optime a infrastructurii și suportarea activităților operaționale. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii IT, consultanți, firme de instalare și mentenanță, reprezentanți ai autorităților competente (în situații de urgență), și potențiali clienți (în anumite situații).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Administratorul este responsabil pentru buna funcționare și întreținerea eficientă a resurselor, echipamentelor și infrastructurii unei organizații. Sarcinile sale includ gestionarea și monitorizarea activelor, asigurarea conformității cu reglementările, coordonarea reparațiilor și a lucrărilor de îmbunătățire, precum și optimizarea proceselor pentru a maximiza eficiența și a minimiza costurile. De asemenea, administratorul trebuie să asigure siguranța și securitatea activelor, să gestioneze documentația aferentă și să colaboreze cu alte departamente pentru a susține obiectivele generale ale organizației.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea și coordonarea activităților de întreținere preventivă și corectivă a clădirilor, instalațiilor și utilajelor.
Supervizarea lucrărilor de construcții, reparații și modernizări, respectând termenele și bugetele stabilite.
Verificarea și asigurarea conformității cu normele de siguranță și sănătate în muncă, precum și cu reglementările de mediu.
Elaborarea și implementarea procedurilor de operare standard pentru funcționarea eficientă a sistemelor tehnice.
Monitorizarea consumului de energie și a resurselor, identificând oportunități de optimizare și reducere a costurilor.
Gestionarea contractelor cu furnizorii de servicii și materiale, negociind prețuri și condiții avantajoase.
Verificarea și aprobarea facturilor de utilități, asigurând corectitudinea și conformitatea cu consumul real.
Gestionarea documentației tehnice, inclusiv scheme, planuri, manuale de utilizare și rapoarte de inspecție.
Coordonarea activităților de curățenie și salubrizare a spațiilor de lucru, asigurând un mediu de lucru curat și ordonat.
Implementarea sistemelor de management al clădirilor (BMS) și monitorizarea performanțelor acestora.
Gestionarea și actualizarea registrelor de evidență a lucrărilor efectuate și a materialelor utilizate.
Planificarea și coordonarea activităților de relocare a utilajelor și echipamentelor.
Participarea la ședințele de analiză a situației tehnice și propunerea de soluții pentru îmbunătățirea performanțelor.
Gestionarea bugetului alocat pentru întreținere și reparații, monitorizând cheltuielile și justificând devierile.
Raportarea periodică a situației tehnice către conducerea unității și către alte departamente relevante.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu profil tehnic (construcții, instalații electrice, instalații sanitare, mecanică).
Calificări profesionale de nivel mediu, obținute prin absolvirea unui curs de calificare în domeniul instalațiilor electrice, instalațiilor sanitare, construcții sau profil similar.
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul managementului clădirilor (opțional, dar avantajos).
Certificat de atestare a cunoștințelor în domeniul securității și sănătății în muncă (obligatoriu).
Certificat de formare pentru utilizarea echipamentelor de măsură și control (dacă este cazul).
Cunoștințe de operare a calculatorului, pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al clădirilor (BMS) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de limba engleză – nivel minim conversațional (dacă este cazul, în funcție de specificul activității).
Absolvirea unor cursuri de specializare în domeniul instalațiilor termice, electrice, sanitare sau construcții (constituie un avantaj).
Certificare în domeniul managementului calității (ISO 9001) – constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în domeniul construcțiilor, instalațiilor sau întreținerii clădirilor.
Experiență în coordonarea și supervizarea lucrărilor de reparații și modernizări.
Experiență în gestionarea contractelor cu furnizorii de servicii și materiale.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al clădirilor (BMS).
Experiență în elaborarea și implementarea procedurilor de operare standard.
Experiență în monitorizarea consumului de energie și a resurselor.
Experiență în gestionarea bugetului alocat pentru întreținere și reparații.
Experiență în utilizarea echipamentelor de măsură și control.
Experiență în raportarea situației tehnice către conducere.
Experiență în coordonarea activităților de curățenie și salubrizare.
Experiență în domeniul securității și sănătății în muncă – constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea documentației tehnice – constituie un avantaj.
Experiență în coordonarea echipelor de muncitori – constituie un avantaj.
Experiență în lucrul cu software specializat de management al instalațiilor – constituie un avantaj.
Experiență în domeniul managementului calității – constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe solide de operare a unui calculator și pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de calcul tabelar (Excel) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al clădirilor (BMS) – preferabil Siemens, Honeywell, Schneider Electric.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de CAD (AutoCAD, Revit) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de gestiune a documentelor (SharePoint, etc.).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de măsură și control (multimetre, termometre, manometre, etc.).
Cunoștințe despre funcționarea instalațiilor electrice, termice, sanitare și de ventilație.
Cunoștințe despre reglementările tehnice și normativele din domeniul construcțiilor și instalațiilor.
Cunoștințe despre principiile de funcționare a echipamentelor electrice și mecanice.
Cunoștințe despre securitatea și sănătatea în muncă și despre normele de prevenire a incendiilor.
Cunoștințe despre principiile de management al calității (ISO 9001).
Cunoștințe despre principiile de eficiență energetică și de sustenabilitate.
Cunoștințe despre legislația privind protecția mediului.
Abilitatea de a interpreta diagrame și scheme electrice, termice și sanitare.
Abilitatea de a efectua calcule simple de rezistență mecanică și termică.
Cunoștințe de limba engleză tehnică – nivel minim pentru citirea documentației.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de diagnosticare a defecțiunilor.
Cunoștințe despre principiile de funcționare a sistemelor de alarmă și de incendiu.
Cunoștințe despre utilizarea software-ului de planificare a resurselor (ERP) – constituie un avantaj.
Cunoștințe despre utilizarea software-ului de management al proiectelor – constituie un avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris.
Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilitatea de a organiza și prioritiza sarcinile, respectând termenele limită.
Capacitatea de a lua decizii în situații de urgență, demonstrând inițiativă și responsabilitate.
Abilitatea de a rezolva probleme, analizând situația și identificând soluții eficiente.
Capacitatea de a gestiona conflictele, găsind soluții constructive și menținând un climat de lucru pozitiv.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a gestiona situații neprevăzute.
Capacitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid.
Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
Capacitatea de a motiva și de a inspira echipa.
Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi critici.
Abilitatea de a lucra independent și de a demonstra autonomie.
Capacitatea de a gestiona timpul eficient și de a stabili priorități.
Abilitatea de a negocia și de a obține rezultate pozitive.
Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilitatea de a demonstra empatie și înțelegere față de nevoile celorlalți.
Capacitatea de a menține o atitudine pozitivă și profesională, chiar și în situații dificile.
Abilitatea de a gestiona situațiile de criză cu calm și eficiență.
Capacitatea de a demonstra leadership și de a influența deciziile.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Reducerea costurilor de operare și întreținere, îmbunătățirea eficienței energetice, reducerea timpului de răspuns la solicitări, creșterea gradului de satisfacție al utilizatorilor, diminuarea numărului de incidente, optimizarea utilizării resurselor, respectarea bugetului alocat, finalizarea proiectelor în termenul stabilit, îmbunătățirea gradului de utilizare a echipamentelor, reducerea numărului de reclamații, creșterea gradului de conformitate cu reglementările, optimizarea ciclului de viață al echipamentelor, reducerea pierderilor de materiale, creșterea gradului de automatizare a proceselor, îmbunătățirea indicatorilor de siguranță, reducerea timpului de nefuncționare, creșterea gradului de predictibilitate a costurilor, optimizarea programului de mentenanță, îmbunătățirea indicatorilor de sustenabilitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale standard, gradul de conformitate cu normele de siguranță, calitatea documentației tehnice, acuratețea rapoartelor de progres, eficiența comunicării cu părțile interesate, profesionalismul în interacțiunile cu utilizatorii, promptitudinea în rezolvarea problemelor, capacitatea de a anticipa și preveni incidentele, calitatea relațiilor cu furnizorii, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă, eficiența colaborării cu alte departamente, acuratețea în identificarea și raportarea riscurilor, calitatea implementării soluțiilor tehnice, gradul de satisfacție al echipei, respectarea termenelor limită, profesionalismul în gestionarea situațiilor de urgență, calitatea gestionării conflictelor, gradul de inițiativă în identificarea oportunităților de optimizare, eficiența în delegarea responsabilităților, calitatea implementării politicilor companiei.
6.3. Indicatori Comportamentali: Adaptabilitate la schimbări, inițiativă în rezolvarea problemelor, orientare către rezultate, capacitate de a lucra sub presiune, atenție la detalii, comunicare eficientă, colaborare în echipă, leadership, rezolvarea conflictelor, gândire analitică, planificare și organizare, gestionarea timpului, luarea deciziilor, gestionarea riscurilor, gândire strategică, capacitate de a învăța, etică profesională, orientare către client, gestionarea schimbărilor, proactivitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, monitor, tastatură, mouse, imprimantă, scaner, copiator, telefon fix, telefon mobil, server, router, switch, UPS, echipamente de testare și măsură, software de management al infrastructurii, software de monitorizare a performanței, echipamente de protecție personală (în funcție de specificul activității), instrumente de diagnosticare a defecțiunilor, echipamente de stingere a incendiilor (extinctoare, hidranți), echipamente de acces controlat (carduri, cititoare)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.