FIȘĂ DE POST ORGANIZATOR ACTIVITATE TURISM (STUDII MEDII)

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ORGANIZATOR ACTIVITATE TURISM (STUDII MEDII)

1.2. Cod C.O.R.:511314

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu agenții de vânzări, departamentul financiar, echipa de marketing, personalul de recepție, managerul de vânzări, departamentul de achiziții, departamentul de resurse umane, pentru a asigura o coordonare eficientă a activităților și a oferi servicii de calitate superioară. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii turistice (hoteluri, transportatori, ghizi), parteneri de afaceri, agenții de turism, clienți, pentru a promova ofertele, a gestiona rezervările și a asigura satisfacția clienților.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Organizația de activități turistice (studii medii) are ca scop principal coordonarea și desfășurarea eficientă a diverselor evenimente și programe turistice. Responsabilitățile includ planificarea itinerariilor, gestionarea rezervărilor, asigurarea logisticii (transport, cazare, masă), informarea turiștilor cu privire la obiectivele turistice și particularitățile locale, precum și rezolvarea eventualelor probleme apărute în timpul desfășurării activităților. Se așteaptă o bună comunicare, organizare, atenție la detalii și capacitatea de a lucra în echipă, contribuind la o experiență plăcută pentru vizitatori.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea itinerariilor turistice, în funcție de cerințele clienților.
Gestionarea rezervărilor de transport (avioane, trenuri, autocare) și cazare (hoteluri, pensiuni, cabane).
Verificarea disponibilității ofertelor turistice și actualizarea informațiilor în sistemul de rezervări.
Asigurarea logisticii pentru grupuri turistice (transferuri, ghidaje, bilete de intrare).
Gestionarea documentelor de călătorie (vize, pașapoarte, asigurări de călătorie).
Coordonarea cu furnizorii de servicii turistice (ghizi, șoferi, restaurante).
Pregătirea de materiale informative pentru turiști (hărți, pliante, broșuri).
Asigurarea suportului pentru clienți înainte, în timpul și după călătorie.
Gestionarea reclamațiilor și rezolvarea problemelor apărute în timpul călătoriei.
Monitorizarea fluxului de turiști și optimizarea resurselor.
Actualizarea constantă a cunoștințelor despre destinațiile turistice.
Raportarea periodică a activităților desfășurate către superiorul direct.
Verificarea conformității cu legislația în domeniul turismului.
Gestionarea fluxului de documente specifice activității de turism.
Colaborarea cu departamentele interne pentru îmbunătățirea serviciilor oferite.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii finalizate.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională – Organizator de activități turistice (nivel operațional).
Cunoștințe de operare a calculatorului (Microsoft Office, sisteme de rezervări online).
Cunoștințe de limbi străine (preferabil engleză sau germană).
Atestat de primire a clienților (dacă este cazul).
Certificat de competențe profesionale – Organizator de activități turistice (nivel operațional) - constituie un avantaj.
Cunoștințe de bază privind legislația turistică.
Cunoștințe despre destinațiile turistice și produsele turistice oferite.
Atestat de sănătate preventivă, conform cerințelor specifice (dacă este cazul).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni în domeniul turismului, într-o funcție similară.
Experiență în gestionarea rezervărilor de transport și cazare.
Experiență în lucrul cu sisteme de rezervări online (GDS, CRS).
Experiență în coordonarea grupurilor turistice.
Experiență în comunicarea cu clienții și furnizorii de servicii turistice.
Experiență în rezolvarea problemelor și gestionarea reclamațiilor.
Experiență în crearea de itinerarii turistice personalizate.
Experiență în promovarea produselor și serviciilor turistice.
Experiență în utilizarea pachetelor Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Experiență în lucrul cu baze de date și generarea de rapoarte.
Cunoștințe despre legislația turistică și standardele de calitate în turism - constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel utilizator avansat.
Cunoștințe solide de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Utilizarea eficientă a sistemelor de rezervări online (GDS/CRS – Amadeus, Sabre, Galileo).
Utilizarea software-ului de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM).
Cunoștințe de utilizare a motoarelor de căutare (Google, Bing).
Utilizarea platformelor de social media pentru promovarea serviciilor turistice.
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare foto-video (constituie un avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ticketing online.
Cunoștințe despre funcționarea internetului și a e-mailului.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de comunicare instantanee (Skype, WhatsApp).
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de plată online (constituie un avantaj).
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (constituie un avantaj).
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor GPS (constituie un avantaj).
Utilizarea aplicațiilor mobile specifice domeniului turismului (constituie un avantaj).
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de gestiune a inventarului (constituie un avantaj).
Utilizarea programelor de contabilitate de bază (constituie un avantaj).
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de raportare (constituie un avantaj).
Utilizarea software-ului de design grafic (constituie un avantaj).
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de securitate a datelor (constituie un avantaj).
Utilizarea instrumentelor de colaborare online (constituie un avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Orientare către client și abilitatea de a oferi servicii de înaltă calitate.
Abilitatea de a gestiona situații de stres și de a rezolva probleme rapid și eficient.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a lucra independent și de a lua decizii în limitele competențelor.
Empatie și abilitatea de a înțelege nevoile clienților.
Gândire analitică și abilitatea de a interpreta date și informații.
Capacitate de a negocia și de a obține rezultate pozitive.
Abilități de persuasiune și de a influența deciziile.
Atitudine pozitivă și entuziasm în abordarea activităților.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Respectarea confidențialității informațiilor.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Adaptabilitate la diverse culturi și mentalități.
Curiozitate și dorința de a învăța lucruri noi.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de rezervări efectuate, volum de vânzări generate, grad de satisfacție a clienților, număr de reclamații gestionate, respectarea termenelor limită, număr de parteneriate dezvoltate, contribuția la creșterea veniturilor, eficiența utilizării sistemelor de rezervare, acuratețea datelor introduse, rata de retenție a clienților, număr de oferte personalizate create, număr de evenimente organizate, gradul de utilizare a canalelor de marketing online, număr de oferte promoționale aplicate, respectarea bugetului alocat, număr de feedback-uri pozitive primite, rata de conversie a ofertelor, număr de clienți noi atrași, contribuția la îmbunătățirea proceselor interne, număr de training-uri finalizate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale, acuratețea informațiilor furnizate clienților, profesionalismul în interacțiunea cu clienții, calitatea serviciilor de consiliere, eficiența rezolvării problemelor, respectarea standardelor de calitate, gradul de satisfacție al partenerilor, respectarea termenelor de răspuns la solicitări, claritatea și concizia comunicărilor, adaptabilitatea la cerințele specifice ale clienților, inițiativa în identificarea soluțiilor, respectarea confidențialității datelor, calitatea documentelor generate, profesionalismul în gestionarea reclamațiilor, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, respectarea politicilor interne, calitatea ofertei personalizate, capacitatea de a construi relații pe termen lung, gradul de satisfacție al echipei de lucru.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către client, proactivitate, flexibilitate, reziliență, inițiativă, atenție la detalii, capacitate de comunicare, lucru în echipă, adaptabilitate, gestionarea timpului, rezolvarea problemelor, organizare, planificare, gestionarea stresului, gândire analitică, capacitate de a învăța, etică profesională, responsabilitate, respectarea procedurilor, gestionarea conflictelor, capacitate de a negocia, inițiativă în îmbunătățirea proceselor, abilități de persuasiune, atenție la feedback, capacitate de a lua decizii, respectarea confidențialității, perseverență, creativitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scanner, telefon, fax, sistem de rezervare online (GDS), software de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM), software de contabilitate, internet, e-mail, Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), sistem POS (Point of Sale), echipamente de comunicare (microfon, căști), echipamente de arhivare (unitate externă), echipamente de prezentare (proiector, ecran), terminal de plată, sistem de ticketing, software de gestionare a inventarului, aplicații mobile specifice industriei de turism, echipamente de birou (agenda, pixuri, markere)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.