FIȘĂ DE POST FUNCTIONAR GHISEU SERVICII PUBLICE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:FUNCTIONAR GHISEU SERVICII PUBLICE

1.2. Cod C.O.R.:441901

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu superiorii ierarhici pentru raportare și îndrumare, cu colegii de ghișeu pentru acoperire și asistență, cu funcționari din alte departamente pentru soluționarea problemelor complexe, cu personalul administrativ pentru suport logistic. Externe: Colaborează cu cetățenii și solicitanții pentru informare și procesare cereri, cu alte instituții publice pentru schimb de informații, cu furnizori de servicii (ex: poștă, bănci) pentru facilitarea proceselor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Funcționarul Ghișeu Servicii Publice asigură informarea și asistarea cetățenilor, oferind suport în accesarea serviciilor publice locale. Responsabilitățile includ primirea și verificarea documentelor, înregistrarea cererilor, gestionarea fluxului de corespondență și direcționarea către departamentele corespunzătoare. Persoana care ocupă acest post trebuie să demonstreze abilități excelente de comunicare, politețe și profesionalism, respectând cu strictețe reglementările interne și legislația în vigoare. Scopul principal este facilitarea accesului cetățenilor la serviciile publice, contribuind la buna funcționare a administrației locale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Primirea și înregistrarea cererilor cetățenilor, conform procedurilor stabilite.
Verificarea legalității și a completitudinii documentelor depuse de solicitanți.
Gestionarea fluxului de documente, asigurând evidența corectă și arhivarea conformă.
Oferirea de informații precise și accesibile privind serviciile publice oferite.
Direcționarea solicitanților către departamentele competente, în funcție de natura cererii.
Elaborarea de corespondență oficială, inclusiv răspunsuri la solicitări și notificări.
Actualizarea bazelor de date cu informații relevante privind solicitările și documentele înregistrate.
Gestionarea evidenței și a fluxului de corespondență primită și expediată.
Asigurarea respectării procedurilor și a termenelor de răspuns stabilite.
Întocmirea de rapoarte statistice privind volumul de activitate desfășurat.
Gestionarea fluxului de documente electronice, conform prevederilor legale.
Verificarea conformității cererilor cu legislația în vigoare.
Asigurarea respectării normelor de protecție a datelor cu caracter personal.
Participarea la inventarierea documentelor și a arhivei.
Asigurarea păstrării confidențialității informațiilor accesate.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, cu diplomă de bacalaureat.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională, în domeniu (avantaj).
Cunoștințe de operare a calculatorului, la nivel de utilizator.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor specifice de gestionare a serviciilor publice (avantaj).
Cunoștințe de operare a programelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de legislație specifică domeniului serviciilor publice (avantaj).
Abilități de comunicare eficiente, atât orală, cât și scrisă.
Cunoștințe de limba română, scris și vorbit, la un nivel adecvat pentru comunicarea cu publicul.
Certificat de absolvire a unui curs de inițiere în domeniul protecției datelor cu caracter personal (avantaj).
Cunoștințe de etichetă și protocol diplomatic (avantaj).
Atestat de verificare a cunoștințelor în domeniul securității informațiilor (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență în activități de relații cu publicul, de preferință în domeniul serviciilor publice.
Experiență în gestionarea documentelor, inclusiv înregistrare, arhivare și evidență.
Experiență în utilizarea aplicațiilor informatice specifice activităților de secretariat și de relații cu publicul.
Experiență în activități de corespondență, redactare de e-mailuri și răspunsuri la solicitări.
Experiență în activități de secretariat, inclusiv întocmirea de rapoarte și procese verbale (avantaj).
Experiență în activități de gestionare a bazelor de date (avantaj).
Experiență în activități de control al fluxului de documente și informații (avantaj).
Experiență în activități de promovare a serviciilor publice și informarea cetățenilor (avantaj).
Experiență în activități de lucru cu publicul, oferind informații și soluționând probleme (avantaj).
Experiență în activități de lucru cu aplicații de gestiune electronică a documentelor (GED) (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel utilizator avansat.
Cunoașterea pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de e-mail și a instrumentelor de comunicare online.
Utilizarea sistemelor de gestiune electronică a documentelor (GED).
Cunoașterea și utilizarea aplicațiilor specifice de gestionare a serviciilor publice (ex: ghișeu online).
Utilizarea aplicațiilor de scanare și procesare a documentelor.
Cunoașterea principiilor de arhivare electronică și fizică.
Utilizarea bazelor de date și a aplicațiilor de prelucrare a datelor.
Cunoașterea principiilor de securitate a informațiilor și protecție a datelor personale.
Utilizarea aplicațiilor de raportare și generare de statistici.
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de căutare informații pe internet.
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință și teleconferință.
Cunoașterea principiilor de funcționare a rețelelor de calculatoare.
Utilizarea aplicațiilor de criptare și semnătură electronică (avantaj).
Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de management al identității (IAM) (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de management al fluxurilor de lucru (Workflow) (avantaj).
Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de management al documentelor (DMS) (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de Business Intelligence (BI) (avantaj).
Cunoașterea limbajelor de programare de bază (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de geolocalizare (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile utilizatorilor.
Abilități de relaționare interpersonale și de lucru în echipă.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a rezolva probleme.
Orientare către client și capacitate de a oferi servicii de calitate.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Atitudine pozitivă și proactivă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Integritate și profesionalism.
Capacitate de a lucra autonom și de a lua decizii.
Empatie și capacitate de a înțelege emoțiile altora.
Abilități de negociere și persuasiune.
Gândire critică și abilități de rezolvare a problemelor.
Gestionarea timpului și prioritizarea sarcinilor.
Abilități de observare și atenție la detalii.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilități de prezentare și de a transmite informații clar și concis.
Gestionarea stresului și autocontrol.
Discreție și confidențialitate.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de cereri procesate zilnic, Numărul de reclamații soluționate, Timpul mediu de așteptare al utilizatorilor, Gradul de satisfacție al utilizatorilor, Numărul de documente înregistrate, Numărul de corespondențe trimise/primite, Respectarea termenelor limită pentru procesarea documentelor, Numărul de erori/neconformități, Numărul de utilizatori informați corect, Gradul de utilizare a sistemelor informatice, Numărul de traininguri/seminarii participate, Numărul de sugestii de îmbunătățire implementate, Respectarea procedurilor interne, Gradul de conformitate cu legislația în vigoare, Numărul de utilizatori redirecționați către alte departamente, Numărul de cereri de informații răspunse, Numărul de formulare completate corect, Numărul de utilizatori ajutați să utilizeze serviciile online, Numărul de întâlniri programate și desfășurate, Numărul de audiențe gestionate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor standard de operare, Calitatea informațiilor furnizate utilizatorilor, Corectitudinea documentelor înregistrate, Profesionalismul în interacțiunea cu utilizatorii, Claritatea și concizia comunicărilor, Respectarea confidențialității informațiilor, Adaptabilitatea la situații neprevăzute, Capacitatea de a gestiona situații de conflict, Respectarea termenelor limită, Inițiativa în identificarea problemelor și propunerea de soluții, Aplicarea corectă a legislației specifice, Coerența în aplicarea politicilor interne, Capacitatea de a oferi suport utilizatorilor cu dizabilități, Respectarea drepturilor utilizatorilor, Capacitatea de a lucra în echipă multidisciplinară, Aplicarea corectă a principiilor de bune practici administrative, Capacitatea de a oferi servicii personalizate, Respectarea eticii profesionale, Capacitatea de a gestiona volumul mare de solicitări, Capacitatea de a se adapta la schimbările legislative.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către utilizator, Capacitate de ascultare activă, Abilități de comunicare clară și concisă, Empatie și înțelegere, Profesionalism și respect, Abilități de rezolvare a problemelor, Gestionarea eficientă a timpului, Flexibilitate și adaptabilitate, Inițiativă și proactivitate, Lucru în echipă, Capacitate de a gestiona situații de conflict, Atenție la detalii, Abilități de organizare, Gestionarea stresului, Capacitatea de a lucra sub presiune, Abilități de negociere, Capacitatea de a lua decizii, Abilități de observare, Capacitatea de a învăța rapid, Capacitatea de a se adapta la schimbări, Abilități de prezentare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Monitor, Tastatură, Mouse, Imprimantă, Scaner, Aparat de fax, Telefon, Aplicații software specifice (ex: CRM, GHIȘEU.RO), Aplicații de procesare text, Aplicații de calcul tabelar, Aplicații de e-mail, Sistem de arhivare electronică, Cititor de coduri de bare, Aparat de distrugere a documentelor, Aparat de numerotare, Aparat de sigilat, Instrumente de măsură (riglă, bandă), Instrumente de identificare (ștampile, legitimații), Dispozitive de protecție (mască, dezinfectant)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.