FIȘĂ DE POST REFERENT EVIDENTA PERSOANELOR
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:REFERENT EVIDENTA PERSOANELOR
1.2. Cod C.O.R.:441601
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu arhivistul șef, funcționarii din departamentul juridic, personalul de securitate, funcționarii responsabili de gestionarea fluxurilor de date, departamentul IT pentru suport tehnic și funcționarii din alte departamente pentru furnizarea de informații. Externe: Colaborează cu instituții publice pentru solicitări de informații, furnizori de servicii de arhivare, auditori externi în timpul verificărilor și alte entități pentru schimb de date conform procedurilor legale.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
„Referentul evidența persoanelor asigură ținerea evidenței complete și corecte a tuturor persoanelor înregistrate în unitate, respectând reglementările legale și procedurile interne. Activitatea principală constă în înregistrarea datelor, actualizarea informațiilor, gestionarea documentelor de identificare, răspunsul la solicitări de informații și arhivarea documentelor. Persoana desemnată va contribui la asigurarea securității informațiilor și la buna funcționare a proceselor administrative, fiind un punct de contact esențial pentru diverse departamente și pentru publicul larg.”
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Înregistrarea datelor de identificare ale persoanelor (nume, prenume, data nașterii, domiciliu, adresă de contact)
Verificarea autenticității documentelor de identitate (carte de identitate, pașaport, permis de ședere)
Introducerea datelor în sistemul informatic de evidență a persoanelor (baze de date, aplicații specifice)
Actualizarea periodică a datelor din evidență, în urma modificărilor survenite (schimbare de domiciliu, nume)
Gestionarea fluxului de documente (înregistrare, transmitere, arhivare)
Elaborarea de rapoarte statistice privind numărul de persoane înregistrate, după criterii specifice (vârstă, sex, naționalitate)
Răspunsul la solicitări de informații din partea altor departamente sau a publicului, în conformitate cu reglementările legale privind protecția datelor cu caracter personal
Asigurarea confidențialității și securității datelor înregistrate, respectând procedurile interne și cerințele de securitate a informațiilor
Arhivarea documentelor de evidență a persoanelor, conform planului de evidență și a termenelor legale
Verificarea corectitudinii datelor introduse, pentru a evita erori și omisiuni
Participarea la inventarele periodice ale evidenței persoanelor
Gestionarea corespondenței primite și trimise, referitoare la evidența persoanelor
Pregătirea de documente justificative pentru controale interne și externe
Aplicarea corectă a tarifelor și taxelor aferente serviciilor de evidență a persoanelor
Colaborarea cu alte departamente pentru asigurarea fluxului informațional și a respectării procedurilor
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii medii generale
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională în domeniul evidenței funcțiilor, a personalului și a documentelor (dacă este cazul)
Cunoștințe de operare a calculatorului (Microsoft Office – Word, Excel, PowerPoint)
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a aplicațiilor specifice de evidență a persoanelor
Cunoștințe de legislație privind evidența funcțiilor, a personalului și a documentelor (Legea 137/2005, HG 911/2006, etc.)
Cunoștințe de legislație privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR)
Abilități de comunicare și relaționare cu publicul
Capacitate de a lucra în echipă
Organizare și atenție la detalii
Cunoștințe de limba română – scris și vorbit, corecte din punct de vedere gramatical și ortografic
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (opțional)
Cunoașterea limbilor străine (opțional – constituie un avantaj)
5.2. Experiență Profesională:
Experiență în activități de secretariat sau de birou, de minim 1 an
Experiență în gestionarea documentelor, inclusiv înregistrare, arhivare și recuperare
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de evidență a persoanelor sau a altor date
Experiență în activități de introducere și prelucrare a datelor
Experiență în activități de relații cu publicul, preferabil în instituții publice
Experiență în activități de control al fluxului documentelor
Experiență în activități de întocmire de rapoarte și statistici
Experiență în activități de respectare a procedurilor și a reglementărilor legale
Experiență în activități de gestionare a corespondenței
Experiență în activități de protecție a datelor cu caracter personal (GDPR) – constituie un avantaj
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare fluentă a calculatorului (Windows, macOS)
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Utilizare eficientă a bazelor de date (ex: Microsoft Access, MySQL, PostgreSQL) – constituie un avantaj
Utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS)
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor specifice de evidență a funcțiilor, a personalului și a documentelor (ex: ROMAF, eHR)
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestiune a fluxurilor de documente (Workflow)
Utilizare a aplicațiilor de scanare și procesare a documentelor (OCR)
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet)
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de arhivare electronică
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de criptare a datelor
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate cibernetică (antivirus, firewall)
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de backup și recuperare a datelor
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de monitorizare a performanței sistemelor informatice
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestionare a drepturilor de acces la informații
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de raportare și analiză a datelor
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de automatizare a proceselor robotizate (RPA) – constituie un avantaj
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de inteligență artificială (AI) – constituie un avantaj
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de cloud computing – constituie un avantaj
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de business intelligence (BI) – constituie un avantaj
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de colaborare online – constituie un avantaj
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Abilități de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente
Orientare către detalii și acuratețe în realizarea sarcinilor
Abilitatea de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a organiza eficient timpul
Abilități de rezolvare a problemelor și de a găsi soluții creative
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor
Abilitatea de a lucra independent și de a lua decizii
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii
Abilități de negociere și persuasiune
Capacitate de a oferi suport și asistență colegilor
Abilități de ascultare activă și de a înțelege nevoile interlocutorilor
Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor
Abilități de a construi și menține relații profesionale
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive
Abilități de a lucra sub presiune și de a menține un nivel ridicat de performanță
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback
Abilități de a lucra cu persoane din diverse culturi și background-uri
Capacitate de a demonstra etică profesională și integritate
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente înregistrate/procesate pe zi, rata de acuratețe a datelor introduse, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de erori/neconcordanțe identificate și corectate, numărul de solicitări rezolvate în termenul stabilit, gradul de respectare a procedurilor interne, numărul de rapoarte generate și depuse la timp, gradul de satisfacție al utilizatorilor interni/externi, numărul de audituri/verificări trecute cu succes, reducerea timpului de procesare a documentelor, îmbunătățirea calității datelor, diminuarea numărului de reclamații, creșterea eficienței fluxurilor de lucru, reducerea costurilor operaționale, gradul de respectare a politicilor de confidențialitate, numărul de traininguri/seminarii participate pentru dezvoltare profesională, îmbunătățirea continuă a proceselor de lucru, numărul de sugestii de îmbunătățire implementate, gradul de automatizare a sarcinilor repetitive.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de lucru, acuratețea datelor introduse, gradul de respectare a termenelor limită, calitatea documentelor generate, claritatea și concizia rapoartelor, gradul de satisfacție a clienților interni, profesionalismul în interacțiunile cu utilizatorii, respectarea politicilor de confidențialitate, eficiența fluxurilor de lucru, gradul de inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, calitatea colaborării cu alte departamente, capacitatea de a oferi suport și asistență colegilor, respectarea standardelor de etică profesională, adaptabilitatea la schimbări, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă a proceselor, capacitatea de a gestiona situații de stres, calitatea comunicării verbale și scrise, gradul de responsabilitate și autonomie în realizarea sarcinilor, capacitatea de a oferi feedback constructiv, calitatea documentării procedurilor și a instrucțiunilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și corectarea erorilor, atenție sporită la detalii, respectarea confidențialității informațiilor, capacitate de a lucra sub presiune, flexibilitate în adaptarea la schimbări, orientare către rezultate, perseverență în realizarea sarcinilor, abilitate de a prioritiza activitățile, comunicare eficientă cu colegii și utilizatorii, colaborare constructivă în echipă, responsabilitate în asumarea sarcinilor, capacitate de a învăța rapid și de a aplica cunoștințele, respectarea termenelor limită, gestionarea eficientă a timpului, rezolvarea problemelor în mod proactiv, adaptarea la proceduri noi, gestionarea situațiilor conflictuale, capacitatea de a oferi și primi feedback, promovarea unui mediu de lucru pozitiv, adaptabilitate la cerințele utilizatorilor, capacitate de a menține un nivel ridicat de profesionalism, abordare proactivă în identificarea oportunităților de îmbunătățire.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, telefon, server de date, sistem de arhivare electronică, software de management al documentelor, software de procesare a textului, software de calcul tabelar, echipamente de scanare a documentelor, echipamente de arhivare fizică, sistem de management al identității și accesului, aplicații de comunicare instantanee, echipamente de protecție a datelor (ex: dispozitive de stocare criptate), echipamente de protecție a vederii (ex: filtre pentru monitor)..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.