FIȘĂ DE POST FUNCTIONAR DOCUMENTARE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:FUNCTIONAR DOCUMENTARE

1.2. Cod C.O.R.:441502

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivistul șef, referentul de bibliotecă, personalul departamentului IT pentru suport tehnic, personalul departamentului juridic pentru clarificări legislative și cu alte departamente pentru identificarea și localizarea documentelor solicitate. Externe: Colaborează cu alte instituții publice/private pentru transferul de documente, furnizori de servicii de arhivare digitală, experți în domeniul conservării documentelor și cu alte arhive pentru schimb de informații și expertiză.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Funcționarul de documentare este responsabil pentru gestionarea, organizarea și arhivarea documentelor instituției, asigurând accesul rapid și eficient la acestea. Sarcinile includ primirea, înregistrarea, clasificarea și distribuirea documentelor primare și secundare, precum și monitorizarea termenelor de păstrare și eliminare. De asemenea, funcționarul va asigura confidențialitatea informațiilor și va colabora cu alte departamente pentru a optimiza procesele de documentare, respectând reglementările legale și procedurile interne. Abilități de organizare, atenție la detalii și cunoștințe de operare a calculatorului sunt esențiale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Primirea și înregistrarea documentelor primare (scrisori, rapoarte, procese-verbale, cereri, etc.) în sistemul de gestiune electronică a documentelor (GED).
Clasificarea documentelor conform planului de evidență a documentelor și a codurilor de clasificare.
Indexarea documentelor cu termeni cheie pentru facilitarea căutării și recuperării.
Verificarea conformității documentelor cu cerințele legale și procedurale.
Înregistrarea datelor relevante în registrele de evidență a documentelor.
Distribuirea documentelor către destinatarii interni și externi, respectând termenele stabilite.
Gestionarea fluxurilor de documente în cadrul sistemului GED, monitorizarea stadiului de procesare.
Arhivarea documentelor în suport fizic și electronic, conform planului de păstrare.
Extragerea documentelor din arhivă la solicitare, asigurând integritatea și confidențialitatea acestora.
Realizarea de copii ale documentelor, respectând cerințele de autenticitate și legalitate.
Monitorizarea termenelor de păstrare a documentelor și pregătirea acestora pentru eliminare, conform reglementărilor.
Gestionarea cererilor de informații din documente, asigurând răspunsuri corecte și la timp.
Actualizarea planului de evidență a documentelor și a codurilor de clasificare, în colaborare cu arhivistul șef.
Asigurarea securității fizice și electronice a documentelor, prevenirea accesului neautorizat.
Participarea la inventarierea documentelor și la verificarea stării de conservare a acestora.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, cu diplomă de bacalaureat.
Cunoștințe de operare a calculatorului (MS Office – Word, Excel, Outlook) la nivel mediu.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune electronică a documentelor (GED) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de bază privind legislația privind arhivele publice și protecția datelor cu caracter personal – constituie un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul arhivării – constituie un avantaj.
Cunoștințe de terminologie specifică domeniului arhivistic – constituie un avantaj.
Atestat de specializare în utilizarea sistemelor informatice – constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni într-o funcție similară, preferabil în domeniul arhivistic sau administrativ.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune electronică a documentelor (GED) – constituie un avantaj.
Experiență în activități de clasificare, indexare și arhivare a documentelor.
Experiență în activități de introducere de date în sisteme informatice.
Experiență în activități de control al documentelor, verificarea conformității cu cerințele legale și procedurale.
Experiență în activități de răspuns la solicitări de informații din documente.
Experiență în lucrul cu registre de evidență a documentelor.
Experiență în activități de distribuire a documentelor către destinatarii interni și externi.
Experiență în activități de monitorizare a termenelor de păstrare a documentelor.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de procesare a textului pentru redactare și formatare a documentelor.
Utilizarea aplicațiilor de calcul tabelar pentru introducerea și prelucrarea datelor.
Utilizarea aplicațiilor de e-mail pentru gestionarea corespondenței.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune electronică a documentelor (GED) – preferabil sisteme de tip SharePoint, Alfresco, etc.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de scanare și procesare a imaginii.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de căutare și recuperare a informațiilor din baze de date și sisteme de arhivare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de backup și restaurare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate a informațiilor (antivirus, firewall).
Utilizarea aplicațiilor de criptare a datelor (opțional).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de raportare și analiză a datelor (opțional).
Utilizarea aplicațiilor de teleconferință și colaborare online (opțional).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de arhivare (mașini de ambalat, etichetatoare).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități de comunicare scrisă și verbală eficiente.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente.
Organizare și atenție la detalii – esențiale pentru gestionarea corectă a documentelor.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de gestionare a stresului și de lucru sub presiune.
Orientare către rezultate și către îmbunătățirea continuă a proceselor.
Abilități de a învăța rapid și de a se adapta la noi situații.
Capacitate de a lucra independent și de a se auto-motiva.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Abilități de negociere și de persuasiune (în interacțiunea cu alte departamente).
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile utilizatorilor.
Abilități de a oferi suport și asistență utilizatorilor.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
Abilități de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilități de a oferi feedback constructiv.
Capacitate de a lucra într-un mediu multicultural (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente clasificate și indexate pe zi, Număr de documente scanate și digitalizate pe zi, Număr de cereri de informații procesate pe zi, Număr de documente recuperate din arhivă în intervalul stabilit, Număr de erori de clasificare sau indexare, Nivelul de conformitate cu procedurile de arhivare, Timpul mediu de răspuns la cererile de informații, Nivelul de satisfacție al utilizatorilor, Numărul de documente predate la termen, Numărul de documente returnate din arhivă din cauza erorilor, Nivelul de acuratețe a datelor introduse în sistemul de arhivare, Numărul de documente prelucrate în cadrul proiectelor speciale, Timpul mediu de completare a sarcinilor de arhivare, Nivelul de respectare a termenelor limită pentru predarea documentelor, Numărul de documente identificate ca fiind necesare pentru distrugere, Nivelul de utilizare a resurselor de arhivare (spațiu, materiale).
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de arhivare, Acuratețea datelor introduse, Calitatea scanărilor și digitalizărilor, Claritatea indexării documentelor, Corectitudinea clasificării documentelor, Nivelul de confidențialitate asigurat, Respectarea termenelor limită, Gradul de organizare a arhivei, Conformitatea cu legislația în vigoare, Eficiența fluxurilor de lucru, Gradul de satisfacție al utilizatorilor, Nivelul de accesibilitate al documentelor, Gradul de securitate a datelor, Nivelul de transparență al proceselor, Respectarea politicilor interne de protecție a informațiilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și soluționarea problemelor legate de arhivare, Abilitatea de a lucra independent și în echipă, Atenție la detalii și acuratețe, Capacitatea de a respecta termene limită, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Adaptabilitate la schimbări în proceduri și tehnologii, Capacitatea de a comunica eficient cu utilizatorii, Abilitatea de a învăța rapid și de a aplica cunoștințe noi, Proactivitate în îmbunătățirea proceselor de arhivare, Responsabilitate în gestionarea documentelor, Capacitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a respecta confidențialitatea informațiilor, Capacitatea de a anticipa nevoile utilizatorilor, Abilitatea de a oferi suport tehnic de bază, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, Scaner documente, Imprimantă, Copiator, Arhivator (mașină de ambalat documente), Sisteme de stocare pe suport magnetic (hard disk extern, bandă magnetică), Software de management al documentelor (SAD), Software de scanare, Software de procesare a imaginilor, Dispozitive de stocare optice (CD, DVD), Sistem de arhivare electronică, Dispozitive de protecție a datelor (criptare, firewall), Cititoare de coduri de bare, Ecrane multiple pentru optimizarea fluxului de lucru..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.