FIȘĂ DE POST ARHIVAR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ARHIVAR

1.2. Cod C.O.R.:441501

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu funcționari din cadrul instituției pentru identificarea și transferul documentelor, cu personalul de secretariat pentru gestionarea cererilor de arhivă, cu personalul IT pentru suport tehnic și migrare de date.
Externe: Colaborează cu alte arhive publice și private pentru schimb de informații și documente, cu instituții de cercetare pentru acces la documente și consultare, cu autorități de reglementare în conformitate cu legislația.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Arhivarul este responsabil cu colectarea, evaluarea, conservarea, descrierea și punerea la dispoziția utilizatorilor documentelor istorice și actuale, indiferent de suportul pe care îl au (hârtie, fotografie, film, înregistrări audio/video, suport digital). Asigură păstrarea integrității și accesibilității acestora, respectând reglementările legale și metodologiile specifice. Activitatea sa contribuie la cercetarea științifică, la informarea publicului și la valorificarea patrimoniului documentar național. Colaborează cu alte instituții culturale și de arhivă pentru a asigura o gestionare eficientă a documentelor de interes public."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Identificarea, colectarea și evaluarea documentelor de arhivă provenite din diverse surse.
Realizarea expertizei de valoare a documentelor de arhivă, conform metodologiei stabilite.
Întocmirea inventarelor, cataloagelor și altor instrumente de descriere a documentelor de arhivă.
Aplicarea normelor de clasificare, evidențiere și ordonare a documentelor de arhivă.
Realizarea de reproduceri ale documentelor de arhivă (fotocopii, scanări, microfilmări).
Asigurarea conservării preventive a documentelor de arhivă (controlul microclimatului, curățare, reîncadrare).
Participarea la lucrări de restaurare a documentelor de arhivă deteriorate.
Gestionarea fluxului de documente de arhivă în sistemul informatic de arhivă.
Răspunsul la cererile de informare și consultare a documentelor de arhivă.
Asigurarea accesului public la documentele de arhivă, respectând reglementările legale.
Organizarea și participarea la expoziții temporare și permanente cu documente de arhivă.
Elaborarea de rapoarte privind activitatea de arhivă.
Participarea la inventarierea și evaluarea patrimoniului arhivistic.
Colaborarea cu alte instituții arhivistice și culturale.
Întocmirea de dosare de trecere în evidența arhivei.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de lungă durată, cu diplomă de licență, în științe umaniste, științe sociale, teologie, istorie, arhivistică și biblioteconomie sau în alte domenii conexe.
Certificat de absolvire a unei instituții de învățământ superior acreditată, în specializarea Arhivistică și știința documentelor.
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul arhivării, organizării și conservării documentelor.
Cunoștințe solide de terminologie arhivistică, metodologie de lucru și legislație specifică.
Cunoștințe de utilizare a programelor de calcul și a aplicațiilor software utilizate în arhivă.
Cunoștințe de limbi străine moderne, preferabil engleză, la nivel minim conversațional.
Abilități de analiză, sinteză și interpretare a documentelor.
Capacitate de lucru în echipă și de comunicare eficientă.
Cunoștințe de baze de date și sisteme de management al informațiilor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de reproducere și conservare a documentelor.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională în domeniul arhivării, de minimum 2 ani.
Experiență în identificarea, evaluarea și sortarea documentelor de arhivă.
Experiență în realizarea de inventare și cataloage de arhivă.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de arhivă (SIA).
Experiență în conservarea preventivă a documentelor de arhivă.
Experiență în gestionarea fluxurilor de documente de arhivă.
Experiență în răspunsul la cereri de informare și consultare.
Experiență în organizarea de expoziții cu documente de arhivă.
Experiență în colaborarea cu alte instituții arhivistice și culturale.
Experiență în realizarea de reproduceri ale documentelor de arhivă (scanare, microfilmare).
Experiență în redactarea de rapoarte privind activitatea de arhivă.
Experiență în utilizarea echipamentelor de arhivă și de conservare a documentelor.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC și pachet Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Utilizarea sistemelor de management al informațiilor (SMI) și a bazelor de date.
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de procesare a textului și a foilor de calcul.
Utilizarea programelor de scanare și de procesare a imaginii.
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a fotografiilor și a documentelor.
Utilizarea aplicațiilor software specifice domeniului arhivistic (ex: Arhimed, ARES).
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare video și audio.
Utilizarea echipamentelor de reproducere a documentelor (scanere, microfilmatoare).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de conservare a documentelor.
Utilizarea sistemelor de stocare a datelor (hard disk-uri, servere, cloud).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și de recuperare a datelor.
Utilizarea programelor de analiză statistică a datelor.
Cunoștințe de utilizare a rețelelor de calculatoare și a internetului.
Utilizarea programelor de teleconferință și de colaborare online.
Cunoștințe de securitate a informațiilor și de protecție a datelor personale.
Utilizarea programelor de diagnosticare și de depanare a echipamentelor.
Cunoștințe de administrare a serverelor de aplicații.
Utilizarea programelor de virtualizare a sistemelor de operare.
Cunoștințe de programare în limbaje de script (ex: Python, PowerShell).
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități de comunicare scrisă și orală eficiente.
Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
Organizare și planificare a activităților.
Atenție la detalii și acuratețe în muncă.
Responsabilitate și seriozitate.
Abilități de lucru în echipă și colaborare.
Gestionarea eficientă a timpului și respectarea termenelor limită.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate.
Gândire critică și rezolvarea problemelor.
Inițiativă și proactivitate.
Capacitate de a lucra independent și sub presiune.
Discreție și confidențialitate.
Empatie și relaționare interpersonală.
Orientare către rezultate și performanță.
Gestionarea conflictelor și negociere.
Abilități de leadership și motivare a echipei.
Creativitate și inovație.
Perseverență și determinare.
Gestionarea stresului și reziliență.
Abilități de prezentare și persuasiune.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente inventariate, număr de documente clasificate, număr de documente digitalizate, număr de documente accesate de utilizatori, număr de cereri de arhivă procesate, număr de documente conservate, număr de proiecte de digitalizare finalizate, număr de erori în inventariere, număr de reclamații de la utilizatori, număr de documente deteriorate, număr de rapoarte de evaluare a fondurilor arhivistice întocmite, număr de metadate create, număr de documente scanate pe unitate de timp, număr de documente accesate prin intermediul sistemului de management al arhivei, număr de documente puse la dispoziție în format digital, număr de documente exportate în sisteme externe, număr de audituri interne efectuate, număr de proceduri de lucru îmbunătățite, număr de traininguri organizate pentru personalul arhivei, număr de utilizatori instruiți.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de lucru, acuratețea datelor introduse în sistem, gradul de completitudine al inventariilor, gradul de lizibilitate al descrierilor arhivistice, gradul de conformitate cu standardele de arhivare, gradul de satisfacție al utilizatorilor, gradul de respectare a termenelor limită, gradul de colaborare cu alte instituții, gradul de inovare în utilizarea tehnologiilor, gradul de respectare a legislației în materie de arhivă, gradul de îmbunătățire a accesului la informații, gradul de protecție a documentelor, gradul de contribuție la conservarea patrimoniului documentar, gradul de transparență în activitatea arhivei, gradul de implicare în proiecte de cercetare, gradul de contribuție la promovarea culturii arhivistice, gradul de adaptare la schimbările legislative, gradul de utilizare eficientă a resurselor, gradul de respectare a drepturilor de autor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea termenelor limită, atenție la detalii, organizare, comunicare eficientă, adaptabilitate, rezolvarea problemelor, lucru în echipă, inițiativă, responsabilitate, gestionarea stresului, respectarea procedurilor, gestionarea timpului, orientare spre rezultate, flexibilitate, gândire critică, gestionarea conflictelor, etică profesională, discreție, perseverență, colaborare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Scanner, imprimantă, computer, software de gestiune a arhivei, software de editare text, scanner microfilm, microfilm, microfidă, echipamente de protecție (mănuși, mască), echipamente de stocare pe suport magnetic, sistem de arhivare digitală, echipamente de protecție împotriva incendiului, echipamente de monitorizare a umidității și temperaturii, echipamente de curățare a documentelor, echipamente de fotografiere a documentelor, echipamente de măsurare a umidității relative, sistem de ventilare a spațiilor de arhivă, echipamente de conservare a documentelor pe suport hârtie..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.