FIȘĂ DE POST COPISTI SI FUNCTIONARI ASIMILATI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:COPISTI SI FUNCTIONARI ASIMILATI

1.2. Cod C.O.R.:4414

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu personalul departamentului financiar pentru procesarea documentelor contabile, cu arhivistul pentru organizarea și păstrarea documentelor, cu funcționarii din alte departamente pentru colectarea și verificarea informațiilor, cu superiorul direct pentru raportare și instrucțiuni. Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii de arhivare, cu auditorii externi pentru furnizarea de documente, cu alte instituții publice pentru schimbul de informații.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Funcția de Copist și Funcționar asimilat presupune realizarea de lucrări de secretariat, dactilografiere, transcriere și arhivare a documentelor, conform instrucțiunilor primite. Responsabilitățile includ redactarea de corespondență, pregătirea de rapoarte și studii, precum și gestionarea fluxului de informații. De asemenea, se așteaptă o bună cunoaștere a procedurilor administrative, atenție la detalii, acuratețe în executarea sarcinilor și respectarea confidențialității informațiilor. Poziția implică o colaborare eficientă cu diverse departamente și o contribuție la buna funcționare a activității instituționale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Redactarea și dactilografierea de corespondență, note interne, rapoarte, procese-verbale și alte documente administrative.
Introducerea de date în sisteme informatice, asigurând acuratețea și integritatea informațiilor.
Arhivarea documentelor, atât în format fizic, cât și electronic, respectând termenele legale și procedurile interne.
Scanarea și digitalizarea documentelor, asigurând accesibilitatea acestora în format electronic.
Gestionarea fluxului de documente, distribuirea lor către destinatarii corespunzători și urmărirea derulării proceselor.
Pregătirea de proiecte de acte normative, verificarea conformității cu legislația în vigoare.
Dactilografierea de texte după dictare, cu atenție la acuratețe și respectarea formatării.
Asigurarea legăturii între departamente prin intermediul corespondenței și al fluxului de documente.
Actualizarea bazelor de date cu informații relevante, conform instrucțiunilor primite.
Pregătirea de prezentări și materiale informative pentru întâlniri și conferințe.
Verificarea ortografică și gramaticală a documentelor înainte de difuzare.
Traducerea de documente din limbi străine, dacă este cazul și dacă posedă competențele necesare.
Gestionarea corespondenței electronice, sortarea mesajelor și răspunsul la solicitări simple.
Asigurarea evidenței documentelor aflate în lucru, respectând termenele de finalizare.
Realizarea de copii conforme ale documentelor, în conformitate cu cerințele legale.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea secretariat, contabilitate sau profil economic.
Calificarea profesională de lucrător administrativ, obținută în urma unui curs de calificare.
Certificat de absolvire a cursului de dactilografiere și operare pe calculatoare, cu viteză de minim 180 de lovituri pe minut.
Cunoștințe de operare a programelor de editare text (Microsoft Word, OpenOffice Writer).
Cunoștințe de operare a programelor de calcul tabelar (Microsoft Excel, OpenOffice Calc).
Cunoștințe de operare a programelor de baze de date (Microsoft Access, OpenOffice Base).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Cunoștințe de ortografie și gramatică a limbii române, la un nivel superior.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de e-mail și a platformelor de colaborare online.
Cunoștințe de proceduri administrative și legislative specifice domeniului de activitate (avantaj).
Certificat de competențe lingvistice (dacă postul implică traduceri).
Atestat de liberă practică în domeniul secretariatului (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a programelor de arhivare electronică (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (avantaj).
Abilități de comunicare scrisă și verbală, la un nivel profesional.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni într-o funcție similară, de exemplu, lucrător administrativ, secretar sau dactilograf.
Experiență în operarea programelor de editare text și de calcul tabelar, demonstrată prin realizarea de documente și rapoarte.
Experiență în arhivarea și gestionarea documentelor, atât în format fizic, cât și electronic.
Experiență în introducerea de date în sisteme informatice, cu atenție la acuratețe și respectarea procedurilor.
Experiență în redactarea de corespondență oficială și note interne, respectând normele de limbă și stil.
Experiență în utilizarea echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator), pentru realizarea de copii și scanări.
Experiență în gestionarea fluxului de documente, asigurând distribuirea corectă către destinatarii corespunzători.
Experiență în realizarea de prezentări PowerPoint sau alte materiale informative pentru întâlniri și conferințe.
Experiență în gestionarea corespondenței electronice, sortarea mesajelor și răspunsul la solicitări simple.
Experiență în utilizarea aplicațiilor de e-mail și a platformelor de colaborare online, pentru comunicare și schimb de informații.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS), pentru arhivare și accesare facilă a informațiilor (avantaj).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al fluxurilor de lucru (Workflow), pentru optimizarea proceselor administrative (avantaj).
Experiență în lucrul cu baze de date, pentru introducerea și gestionarea datelor (avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme de contabilitate, pentru introducerea datelor financiare (avantaj).
Experiență în lucrul cu publicul, pentru a oferi informații și a răspunde la întrebări (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows (sau echivalent).
Cunoștințe avansate de operare a programelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare text (OpenOffice Writer, LibreOffice Writer).
Cunoștințe de utilizare a programelor de calcul tabelar (OpenOffice Calc, LibreOffice Calc).
Cunoștințe de utilizare a programelor de prezentare (OpenOffice Impress, LibreOffice Impress).
Cunoștințe de utilizare a programelor de gestionare a bazei de date (ex: Microsoft Access, OpenOffice Base).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator, fax).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică a documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al fluxurilor de lucru (Workflow).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de scanare și procesare a imaginilor.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de recunoaștere optică a caracterelor (OCR).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de criptare și securitate a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare și depanare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe de utilizare a programelor de creare și editare a formularelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de operare a sistemelor de ticketing și gestionare a solicitărilor.
Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Capacitate de organizare și planificare a activităților.
Abilități de comunicare scrisă și verbală eficiente.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor.
Abilitatea de a respecta termene limită și de a lucra sub presiune.
Gândire analitică și capacitate de a identifica și rezolva probleme.
Orientare către rezultate și îmbunătățirea continuă a proceselor.
Inițiativă și proactivitate în identificarea soluțiilor.
Abilități de relaționare interpersonale și diplomație.
Capacitate de a asculta și de a înțelege nevoile utilizatorilor.
Abilitatea de a oferi suport și asistență colegilor.
Flexibilitate și disponibilitate de a prelua sarcini suplimentare.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi situații.
Abilitatea de a lucra cu diverse tipuri de personalități.
Rezistență la stres și capacitate de a menține calmul în situații dificile.
Spirit de echipă și colaborare eficientă.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate corect pe oră, număr de erori de procesare pe zi, număr de solicitări de suport rezolvate pe săptămână, timp mediu de răspuns la solicitări, grad de acuratețe a datelor introduse, respectarea termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, număr de formulare create sau actualizate, număr de rapoarte generate, număr de documente scanate și indexate, grad de satisfacție a utilizatorilor, număr de proceduri documentare actualizate, număr de solicitări de suport gestionate, număr de formulare create sau modificate, număr de rapoarte generate în termen, număr de documente scanate și arhivate, număr de erori identificate și corectate, număr de proceduri îmbunătățite, număr de utilizatori instruiți, grad de utilizare a sistemelor informatice, număr de sarcini finalizate în avans.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor standard de lucru, acuratețea datelor introduse, claritatea și concizia documentelor create, respectarea confidențialității informațiilor, gradul de utilizare eficientă a resurselor, conformitatea cu cerințele legale și reglementările interne, calitatea interacțiunilor cu utilizatorii, respectarea termenelor de răspuns la solicitări, gradul de inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, calitatea raportării erorilor și a sugestiilor de îmbunătățire, respectarea standardelor de securitate a informațiilor, gradul de adaptare la schimbările de proceduri, calitatea documentației create, respectarea politicilor de confidențialitate, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, calitatea interacțiunii cu echipa, respectarea instrucțiunilor de lucru, gradul de profesionalism în comunicare, calitatea prezentării datelor, respectarea regulilor de etichetă, gradul de atenție la detalii, calitatea arhivării documentelor, respectarea protocoalelor de securitate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea regulamentului intern, capacitatea de a lucra sub presiune, adaptabilitate la schimbări, atenție la detalii, inițiativă, orientare către rezultate, capacitate de a lucra în echipă, comunicare eficientă, rezolvarea problemelor, gestionarea timpului, organizare, profesionalism, discreție, flexibilitate, responsabilitate, etică profesională, capacitate de a învăța, proactivitate, perseverență, gestionarea conflictelor, respectarea confidențialității, gestionarea stresului, capacitate de colaborare, respectarea termenelor limită, gestionarea priorităților, adaptare la feedback, capacitate de a lucra independent, gestionarea situațiilor neprevăzute, capacitate de a oferi suport, gestionarea schimbărilor de proceduri.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, monitor, imprimantă, scaner, copiator, fax, telefon, arhivator, software de procesare text, software de gestionare a documentelor, software de scanare, software de arhivare electronică, software de contabilitate, echipamente de protecție a vederii, mobilier de birou ergonomic, sistem de stocare a documentelor, echipamente de protecție auditivă, software de criptare a datelor, sistem de backup a datelor, software de gestionare a fluxurilor de lucru, echipamente de curățare a biroului, dispozitive de stocare externă, software de teleconferință..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.