FIȘĂ DE POST CODIFICATOR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:CODIFICATOR

1.2. Cod C.O.R.:441301

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivistul, personalul administrativ, auditorii interni, echipa IT, managerul direct, departamentul juridic, departamentul financiar, departamentul de resurse umane, personalul de securitate. Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii de arhivare, auditorii externi, clienții (în anumite situații), autoritățile de reglementare (în situații specifice).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Codificatorul este responsabil pentru transformarea datelor brute, colectate din diverse surse, în formate standardizate și ușor de utilizat. El/Ea va aplica reguli de codificare, va verifica acuratețea datelor și va asigura conformitatea cu standardele interne și externe. Activitatea implică utilizarea de software specializat și necesită atenție sporită la detalii, precum și capacitatea de a identifica și corecta erori. Scopul final este de a facilita procesarea ulterioară a datelor și de a asigura calitatea informațiilor disponibile pentru luarea deciziilor."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Introducerea datelor în sisteme informatice, utilizând criterii de codificare prestabilite.
Conversia datelor din diverse formate (hârtie, electronic, imagini) în coduri standardizate.
Verificarea consistenței și acurateței datelor codificate, conform nomenclatoarelor și regulamentelor interne.
Aplicarea regulilor de validare a datelor, identificarea și corectarea erorilor.
Gestionarea nomenclatoarelor de coduri și actualizarea acestora conform instrucțiunilor.
Asigurarea conformității cu standardele de codificare specifice domeniului de activitate (ex: medicină, statistică, contabilitate).
Documentarea proceselor de codificare și a modificărilor aduse.
Generarea de rapoarte privind volumul și calitatea datelor codificate.
Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura o interpretare corectă a datelor.
Utilizarea eficientă a software-urilor de codificare și a bazelor de date.
Participarea la instruiri și perfecționări în domeniul codificării.
Monitorizarea fluxului de date și identificarea blocajelor.
Asigurarea confidențialității datelor prelucrate.
Realizarea de teste de validare a datelor codificate.
Participarea la îmbunătățirea continuă a proceselor de codificare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea economică sau tehnică.
Calificare profesională în domeniu (ex: operator introducere date, arhivist, bibliotecar) constituie un avantaj.
Cunoștințe de operare pe calculator (Microsoft Office, sisteme de baze de date).
Cunoștințe de limbaje străine (engleză) constituie un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul codificării (ex: coduri medicale, contabilitate) constituie un avantaj.
Cunoștințe de contabilitate (pentru codificatori în domeniul financiar).
Cunoștințe de terminologie specifică domeniului de activitate (ex: medicină, statistică).
Cunoștințe de arhivistică (pentru codificatori în domeniul arhivistic).
Atestat de liberă practică (în funcție de specificul codificării).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de codificare specifice domeniului.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni în introducerea datelor.
Experiență în lucrul cu sisteme informatice și baze de date.
Experiență în utilizarea software-urilor specifice domeniului de codificare.
Experiență în lucrul cu nomenclatoare și standarde de codificare.
Experiență în identificarea și corectarea erorilor din date.
Experiență în lucrul cu documente de tip hârtie și electronic.
Experiență în respectarea procedurilor de confidențialitate a datelor.
Experiență în lucrul în echipă și comunicare eficientă.
Experiență în lucrul cu volume mari de date.
Experiență în utilizarea de echipamente de birou (scaner, imprimantă).
Experiență în lucrul cu sisteme de management al documentelor (DMS) constituie un avantaj.
Experiență în lucrul cu sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe solide de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, Access).
Utilizare eficientă a software-urilor de introducere și validare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (SQL, MySQL) constituie un avantaj.
Utilizare a software-urilor de scanare și procesare a imaginii.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de arhivare digitală.
Utilizare a software-urilor de recunoaștere optică a caracterelor (OCR).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizare a software-urilor de raportare și analiză a datelor.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de videoconferință.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Cunoștințe de utilizare a platformelor cloud (Google Drive, Dropbox).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de criptare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de rețea (router, switch).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de monitorizare a performanței sistemelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de testare a aplicațiilor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Capacitate de concentrare și atenție la detalii.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Rezistență la stres și capacitate de a lucra sub presiune.
Abilități de comunicare eficientă (scris și verbal).
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de analiză și sinteză a informațiilor.
Gândire logică și capacitate de a lua decizii corecte.
Proactivitate și inițiativă în rezolvarea problemelor.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Abilități de gestionare a timpului și prioritizare a sarcinilor.
Discreție și confidențialitate în tratarea informațiilor.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilități de rezolvare a conflictelor și de a găsi soluții constructive.
Empatie și abilități de a construi relații de lucru pozitive.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.
Abilități de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Capacitate de a lucra în condiții repetitive și de a menține un nivel ridicat de acuratețe.
Abilități de a gestiona volume mari de informații și de a le procesa eficient.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de înregistrări codificate corect pe oră, număr de erori de codificare per 1000 de înregistrări, respectarea termenelor limită pentru codificarea documentelor, rata de conformitate cu standardele de codificare, număr de documente codificate în perioada de raportare, nivelul de satisfacție al utilizatorilor cu privire la acuratețea codificării, număr de solicitări de clarificare legate de codificare, rata de rezolvare a problemelor de codificare, număr de sugestii de îmbunătățire a procesului de codificare, gradul de respectare a procedurilor de securitate a datelor, număr de documente arhivare conform standardelor, procent de documente codificate în conformitate cu nomenclatorul stabilit, număr de rapoarte generate și livrate la timp, nivelul de productivitate măsurat prin numărul de înregistrări procesate, gradul de utilizare a sistemelor informatice pentru codificare, număr de instruiri efectuate și rezultatele acestora, număr de audituri de calitate efectuate și rezultatele acestora, număr de documente recuperate din arhivă prin intermediul codurilor de identificare, număr de probleme de securitate a datelor raportate și rezolvate.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea codificării, respectarea standardelor de codificare, claritatea și concizia codurilor generate, respectarea confidențialității datelor, gradul de utilizare a procedurilor de control al calității, respectarea procedurilor de securitate a informațiilor, conformitatea cu politicile interne și reglementările legale, gradul de îmbunătățire a procesului de codificare, respectarea procedurilor de backup și recuperare a datelor, gradul de adaptabilitate la schimbările din nomenclatoare, gradul de respectare a termenelor de livrare, gradul de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor, gradul de cooperare cu alte departamente, gradul de inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, gradul de responsabilitate în gestionarea volumului de muncă, gradul de profesionalism în interacțiunea cu utilizatorii, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă a proceselor, gradul de respectare a procedurilor de arhivare și accesare a documentelor, gradul de înțelegere a implicațiilor codurilor generate, gradul de atenție la detalii în procesul de codificare.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, capacitate de concentrare, rezistență la stres, responsabilitate, flexibilitate, adaptabilitate, comunicare, orientare către rezultate, gândire analitică, organizare, planificare, respectarea termenelor, lucru în echipă, gestionarea timpului, rezolvarea problemelor, discreție, confidențialitate, perseverență, determinare, proactivitate, gestionarea conflictelor, empatie, profesionalism, capacitate de învățare, gestionarea volumului de muncă, gestionarea schimbărilor, adaptarea la tehnologii noi, respectarea procedurilor, gestionarea priorităților, gestionarea criticilor, gestionarea emoțiilor, gestionarea timpului sub presiune.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, monitor, tastatură, mouse, scanner, imprimantă, cititor de coduri de bare, software de codificare, sistem de arhivare electronică, sistem de gestionare a documentelor, conexiune la internet, căști audio, telefon, sistem de backup a datelor, software de criptare, echipament de protecție a datelor, echipament de securitate fizică a datelor, sistem de control al accesului, sistem de supraveghere video..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.