FIȘĂ DE POST OFICIANT POSTA TELEGRAME
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:OFICIANT POSTA TELEGRAME
1.2. Cod C.O.R.:441208
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu personalul din sortare, depozit, gestiune, contabilitate și alte oficii poștale pentru asigurarea fluxului optim de corespondență și respectarea procedurilor operaționale. Externe: Colaborează cu firme de curierat, transportatori, clienți (expeditori și destinatari) și alte instituții pentru livrarea eficientă a expedierilor și rezolvarea problemelor legate de corespondență.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Oficiantul Poste Telegramelor are rolul de a prelua, sorta, transmite și livra corespondență poștală, inclusiv telegrame, atât intern cât și extern. Asigură gestionarea eficientă a fluxului de corespondență, respectând termenele de livrare și procedurile interne. Responsabilitățile includ primirea și înregistrarea expedierilor, manipularea corespondenței, distribuirea acesteia către destinatari și oferirea de informații clienților cu privire la serviciile poștale disponibile. De asemenea, contribuie la menținerea ordinii și curățeniei în spațiul de lucru."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Primirea și înregistrarea expedierilor poștale, inclusiv corespondență simplă, recomandată, coletărie și telegrame.
Sortarea corespondenței conform indicatoarelor de destinație, respectând traseele stabilite.
Manipularea atentă a expedierilor, asigurând integritatea conținutului și a ambalajului.
Distribuirea corespondenței către oficiile poștale intermediare sau către destinatari, utilizând mijloace de transport specifice.
Operarea echipamentelor de citire automată a codurilor de bare pentru accelerarea procesării expedierilor.
Identificarea și gestionarea expedierilor cu probleme (deteriorate, adresă incorectă, etc.), conform procedurilor interne.
Înregistrarea și evidența expedierilor returnate, urmărind cauzele returnării și inițiind procesul de re-expediere.
Operarea sistemului informatic de gestiune a fluxurilor poștale, introducând date despre expedieri și urmărind stadiul livrării.
Gestionarea telegramelor, inclusiv preluarea mesajelor, codificarea și transmiterea acestora conform protocoalelor internaționale.
Verificarea conformității expedierilor cu reglementările interne și internaționale privind transportul de bunuri și corespondență.
Întocmirea documentelor justificative privind expedierile și livrările, asigurând evidența corectă a activității desfășurate.
Asigurarea curățeniei și ordinii în spațiul de lucru, contribuind la buna funcționare a oficiului poștal.
Oferirea de informații clienților cu privire la serviciile poștale, tarife și proceduri de expediere.
Participarea la inventarele periodice ale expedierilor și materialelor de ambalare.
Respectarea normelor de securitate și sănătate în muncă, precum și a regulamentului intern al oficiului poștal.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii medii, ideal studii medii superioare.
Calificare profesională de tipul: Lucrător în servicii poștale.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională în domeniul serviciilor poștale (avantaj).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de citire automată a codurilor de bare.
Cunoștințe de utilizare a calculatorului și a aplicațiilor de gestiune a fluxurilor poștale.
Cunoștințe minime de contabilitate și de terminologie specifică serviciilor poștale.
Abilități de comunicare eficiente, atât verbale cât și scrise.
Capacitate de adaptare la un volum mare de muncă și de respectare a termenelor limită.
Aptitudini de observație și atenție la detalii.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană, franceză) – avantaj.
Certificat de securitate și sănătate în muncă – obligatoriu după angajare.
Certificat de atestare a cunoștințelor în domeniul securității informațiilor – avantaj.
5.2. Experiență Profesională:
Experiență minimă într-un post similar, în domeniul serviciilor poștale – avantaj.
Experiență în manipularea și sortarea corespondenței, inclusiv colete și telegrame – avantaj.
Experiență în utilizarea echipamentelor de citire automată a codurilor de bare – avantaj.
Experiență în operarea sistemelor informatice de gestiune a fluxurilor poștale – avantaj.
Experiență în interacțiunea cu clienții și oferirea de informații despre serviciile poștale – avantaj.
Experiență în lucrul cu documente justificative și în respectarea procedurilor interne – avantaj.
Cunoștințe despre reglementările privind transportul de bunuri și corespondență – avantaj.
Experiență în gestionarea expedierilor cu probleme (deteriorate, adresă incorectă) – avantaj.
Experiență în lucrul cu echipamente de transport (camioane, autoturisme) – dacă postul implică livrare directă – avantaj.
Experiență în inventarierea materialelor și a expedierilor – avantaj.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare eficientă a calculatorului (Windows, MS Office).
Utilizarea fluentă a aplicațiilor software specifice de gestiune a fluxurilor poștale (ex: InfoPoștă).
Operarea echipamentelor de citire automată a codurilor de bare (scanner, cititor).
Utilizarea echipamentelor de cântărire a expedierilor (balanțe electronice).
Utilizarea echipamentelor de etichetare a expedierilor (imprimante termice).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de urmărire a expedierilor online.
Utilizarea aplicațiilor de comunicare electronică (e-mail, chat).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de arhivare a documentelor (scaner, arhivator).
Utilizarea echipamentelor de ambalare a expedierilor (mașină de lipit cutii, folie stretch).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de contabilitate simplă (pentru înregistrarea veniturilor).
Utilizarea echipamentelor de siguranță (cască, mănuși, vesta reflectorizantă).
Cunoștințe despre protocolul de comunicare prin rețele de date (TCP/IP) – dacă implică transmiterea de date.
Utilizarea echipamentelor de protecție a datelor (antivirus, firewall) – dacă implică acces la date sensibile.
Cunoștințe despre standardele de securitate a informațiilor (ISO 27001) – dacă implică acces la date confidențiale.
Utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) – dacă implică gestionarea documentelor electronice.
Cunoștințe despre tehnici de backup și restaurare a datelor – dacă implică gestionarea datelor electronice.
Utilizarea echipamentelor de protecție a vederii (ochelari de protecție) – dacă implică lucrul cu echipamente periculoase.
Cunoștințe despre tehnici de ergonomie la locul de muncă – pentru prevenirea accidentelor și a afecțiunilor musculo-scheletice.
Utilizarea echipamentelor de curățenie și dezinfectare – pentru menținerea igienei la locul de muncă.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu colegii.
Orientare către client și abilitatea de a oferi servicii de calitate.
Capacitatea de a gestiona situații de stres și de a rezolva probleme.
Abilități de comunicare eficiente, atât verbale cât și scrise.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Atitudine pozitivă și proactivă.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Responsabilitate și acuratețe în executarea sarcinilor.
Abilitatea de a lucra cu atenție la detalii.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Empatie și abilitatea de a înțelege nevoile clienților.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Inițiativă și dorința de a îmbunătăți procesele de lucru.
Abilitatea de a lucra independent și de a lua decizii.
Rezistență la oboseală și capacitate de a susține ritmuri de lucru intense.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Abilitatea de a se concentra și de a evita distragerile.
Gestionarea eficientă a timpului și organizare personală.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Curiozitate și dorința de a învăța lucruri noi.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de expedieri procesate pe oră, rata de acuratețe a sortării, numărul de reclamații de la clienți, timpul mediu de procesare a unei expedieri, respectarea termenelor de livrare, volumul de corespondență gestionată zilnic, numărul de erori de adresare corectate, gradul de utilizare a sistemelor informatice, numărul de colete livrate conform specificațiilor, reducerea costurilor operaționale, gradul de respectare a procedurilor de securitate, numărul de audituri trecute cu succes, volumul de date introduse corect în sistem, gradul de satisfacție a clienților, numărul de expedieri redirecționate, rata de utilizare a echipamentelor de manipulare, numărul de expedieri prelucrate fără deteriorare, gradul de respectare a normelor de igienă și sănătate în muncă, numărul de sugestii de îmbunătățire implementate.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale standard, acuratețea în completarea formularelor, calitatea sortării expedierilor, respectarea termenelor de livrare, corectitudinea adresării expedierilor, gradul de curățenie și ordine la locul de muncă, respectarea normelor de securitate și sănătate în muncă, profesionalismul în interacțiunea cu clienții, respectarea confidențialității informațiilor, corectitudinea în gestionarea reclamațiilor, calitatea documentării expedierilor, respectarea instrucțiunilor de manipulare, acuratețea în introducerea datelor, calitatea ambalării expedierilor, respectarea regulilor de etichetare, coerența în aplicarea politicilor interne, respectarea programului de lucru, promptitudinea în răspunsul la solicitări, respectarea procedurilor de audit, calitatea comunicării cu echipa.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea problemelor și propunerea de soluții, adaptabilitate la schimbările din fluxul de lucru, rezistență la stres în situații de volum mare de corespondență, capacitate de a lucra eficient sub presiune, abilitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de urgență, cooperare eficientă cu colegii pentru a asigura un flux de lucru continuu, comunicare clară și concisă cu clienții și colegii, atitudine pozitivă și orientată spre soluții, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii, respectarea regulilor și procedurilor de securitate, asumarea responsabilității pentru acțiunile proprii, implicare activă în îmbunătățirea proceselor de lucru, gestionarea eficientă a timpului și organizare personală, abilitatea de a lucra independent și de a lua decizii, flexibilitate în programul de lucru, orientare către rezultate, capacitatea de a gestiona conflicte, atitudine proactivă în rezolvarea problemelor, abilitatea de a oferi și primi feedback constructiv.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU
7.5. Echipamente din dotare:
Cititoare de coduri de bare, imprimante de etichete, cântare de expediție, balanțe electronice, sortatoare automate, scanere de documente, computere cu acces la sistemul informatic de gestiune a expedierilor, terminale de lucru, echipamente de ambalare (bandă adezivă, folie de protecție), mașini de sigilat, echipamente de manipulare a materialelor (transpalete, stivuitoare), cititoare RFID, imprimante de adrese, echipamente de protecție personală (mănuși, ochelari de protecție), telefoane, faxuri, sisteme de videoconferință..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.