FIȘĂ DE POST FACTOR POSTAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:FACTOR POSTAL

1.2. Cod C.O.R.:441206

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu dispecerul pentru optimizarea rutelor, cu personalul din depou pentru sortarea trimiterilor, cu factorii postali din zonă pentru schimbul de informații, cu șeful de tură pentru raportarea incidentelor. Externe: Colaborează cu clienții pentru livrarea și ridicarea trimiterilor, cu agenții de pază pentru accesul în locații restricționate, cu alte firme de curierat în situații de transfer de colete, cu autoritățile locale pentru rezolvarea problemelor de trafic.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Factorul postal este responsabil cu distribuirea corespondenței și a coletelor către destinatari, respectând rute prestabilite și termene limită. Activitatea include sortarea corespondenței, încărcarea și descărcarea coletelelor, precum și livrarea acestora la domiciliu sau la sediile clienților. Postul presupune o atenție deosebită la detalii, o bună condiție fizică și capacitatea de a lucra eficient în diverse condiții meteorologice. De asemenea, factorul postal interacționează cu publicul, oferind informații despre serviciile poștale și soluționând eventuale probleme.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Colectarea și distribuirea corespondenței și a trimiterilor poștale, respectând rutele și termenele stabilite.
Sortarea trimiterilor după cod poștal și tip de serviciu (prioritar, recomandat, colet).
Încărcarea și descărcarea trimiterilor din vehiculul de serviciu (bicicletă, motocicletă, autovehicul).
Livrarea trimiterilor la domiciliul destinatarilor sau la căsuțele poștale.
Gestionarea corespondenței returnate (neridicată, adresă incorectă).
Identificarea și raportarea problemelor legate de accesul la domiciliile destinatarilor (blocaje, lipsă indicatoare).
Înregistrarea numărului de trimiteri livrate și a celor returnate în sistemul informatic.
Respectarea normelor de siguranță și securitate a datelor în timpul manipulării trimiterilor.
Gestionarea numerară încasată de la destinatari pentru servicii poștale (dacă este cazul).
Raportarea eventualelor deteriorări sau pierderi de trimiteri.
Participarea la inventarierea trimiterilor din zonă de lucru.
Utilizarea echipamentelor de protecție personală (mănuși, vestă reflectorizantă).
Colaborarea cu alți factori poștali și cu personalul din oficiul poștal.
Verificarea periodică a stării vehiculului de serviciu și raportarea defecțiunilor.
Asigurarea curățeniei și a ordinii în vehiculul de serviciu.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii (minim).
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională – operator poștal (avantaj).
Atestat de sănătate preventivă, care să ateste aptitudinea fizică pentru a îndeplini activitățile postului (examinare medicală conform reglementărilor în vigoare).
Permis de conducere categoria B (în funcție de tipul vehiculului de serviciu utilizat).
Cunoștințe de utilizare a calculatorului (nivel de operare).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de citire și validare a adreselor (DVS – Delivery Verification System).
Cunoștințe de bază privind legislația poștală (avantaj).
Abilități de orientare în spațiu și cunoașterea zonei de distribuție (avantaj).
Atestat de securitate a informațiilor (în funcție de specificul activității).
Certificat de absolvire a unui curs de prim ajutor (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiența anterioară în activități de distribuție a corespondenței (avantaj).
Experiența în lucrul cu publicul și gestionarea numerarului (avantaj).
Experiența în utilizarea aplicațiilor informatice specifice activităților de distribuție (DVS, GIS – Geographic Information System) (avantaj).
Experiența în lucrul în condiții meteorologice nefavorabile (avantaj).
Cunoașterea traseelor și a particularităților zonei de distribuție (avantaj).
Experiență în manipularea și transportul coletelor de dimensiuni și greutăți variabile (avantaj).
Experiență în raportarea incidentelor și a problemelor întâmpinate în timpul distribuției (avantaj).
Experiență în respectarea procedurilor de securitate și protecție a datelor (avantaj).
Cunoștințe despre utilizarea eficientă a mijloacelor de transport (bicicletă, motocicletă, autovehicul) (avantaj).
Abilități de gestionare a timpului și de prioritizare a sarcinilor (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operarea eficientă a calculatorului și a aplicațiilor de birou (Microsoft Office).
Utilizarea sistemelor de gestionare a livrărilor (DVS – Delivery Verification System).
Utilizarea aplicațiilor GIS (Geographic Information System) pentru optimizarea rutelor.
Citirea și interpretarea corectă a codurilor poștale și a adreselor.
Utilizarea scanerelor de coduri de bare pentru identificarea trimiterilor.
Operarea echipamentelor de cântărire a coletelor.
Utilizarea aplicațiilor de comunicare internă (e-mail, mesagerie instantanee).
Utilizarea aplicațiilor de raportare a incidentelor și a problemelor întâmpinate.
Utilizarea echipamentelor de comunicare radio (în cazul utilizării mijloacelor de transport cu stație).
Utilizarea sistemelor de navigare GPS (în cazul utilizării mijloacelor de transport cu sistem de navigație).
Utilizarea echipamentelor de marcat adrese (în cazul utilizării acestora).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a stocurilor de materiale consumabile (pliante, etichete).
Utilizarea sistemelor de validare a adreselor (AVS – Address Validation System).
Utilizarea aplicațiilor de monitorizare a performanței (KPI – Key Performance Indicators).
Utilizarea sistemelor de arhivare digitală a documentelor.
Utilizarea echipamentelor de protecție personală (mănuși, veste reflectorizante).
Utilizarea aplicațiilor de diagnosticare a echipamentelor (în cazul utilizării mijloacelor de transport proprii).
Utilizarea sistemelor de securitate a datelor (parole, autentificare multi-factor).
Utilizarea aplicațiilor de traducere automată (în zonele cu populație multilingvă).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a fluxurilor de lucru (workflow management).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și nonverbală.
Orientare către client și capacitate de a oferi un serviciu de calitate.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor rapide.
Adaptabilitate la schimbări și la condiții meteorologice nefavorabile.
Gestionarea eficientă a stresului și a presiunii timpului.
Respectarea procedurilor și a regulamentelor interne.
Atitudine pozitivă și profesională în interacțiunea cu publicul.
Capacitate de a gestiona situații conflictuale și de a găsi soluții amiabile.
Abilități de organizare și planificare a activităților zilnice.
Orientare către detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea obligațiilor.
Integritate și confidențialitate în gestionarea informațiilor.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile clienților.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a menține o atitudine pozitivă.
Flexibilitate și disponibilitate de a lucra în ture și în weekenduri.
Abilități de observare și atenție sporită la detalii.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de livrări efectuate pe oră, Număr de colete livrate pe zi, Timp mediu de livrare per adresă, Rata de eroare în livrare (adrese greșite), Nivelul de satisfacție al clienților (scoruri feedback), Număr de reclamații primite, Rata de recuperare a trimiterilor returnate, Număr de incidente raportate (pierderi, furturi), Respectarea programului de lucru stabilit, Număr de livrări efectuate în afara programului, Costul mediu per livrare, Timp mediu de rezolvare a problemelor de livrare, Nivelul de utilizare a aplicațiilor de gestiune a livrărilor, Rata de respectare a termenelor limită de livrare, Numărul de livrări efectuate în zone dificil accesibile, Rata de utilizare a echipamentelor de protecție, Numărul de livrări efectuate fără incidente, Nivelul de acuratețe a datelor introduse în sistem, Timpul mediu de răspuns la solicitările clienților, Rata de completare a rapoartelor de activitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de manipulare a coletelor, Acuratețea completării documentelor de livrare, Calitatea interacțiunii cu clienții, Respectarea normelor de siguranță în trafic, Acuratețea adresării către destinatari, Calitatea prezentării aspectului exterior al coletelor, Respectarea confidențialității informațiilor, Acuratețea sortării trimiterilor, Calitatea menținerii curățeniei mijloacelor de transport, Respectarea normelor de igienă personală, Acuratețea raportării incidentelor, Calitatea comunicării cu echipa, Respectarea programului de lucru stabilit, Acuratețea identificării și rezolvării problemelor, Calitatea menținerii echipamentelor în stare bună de funcționare, Respectarea normelor de etichetă profesională, Acuratețea în gestionarea corespondenței, Calitatea reprezentării imaginii companiei, Respectarea regulilor de protecție a datelor cu caracter personal, Acuratețea în gestionarea situațiilor neprevăzute.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea soluțiilor pentru optimizarea rutelor, Adaptabilitate la schimbarea priorităților în timpul turei, Capacitatea de a lucra sub presiune în perioadele de vârf, Abilitatea de a gestiona situații neprevăzute în timpul livrărilor, Orientare către client și proactivitate în rezolvarea problemelor, Capacitatea de a lucra eficient în condiții meteorologice nefavorabile, Abilitatea de a comunica clar și concis cu clienții, Capacitatea de a respecta termenele limită chiar și în situații dificile, Abilitatea de a lucra autonom și de a lua decizii rapide, Abilitatea de a colabora cu alte departamente pentru a asigura o livrare eficientă, Abilitatea de a învăța rapid noi proceduri și tehnologii, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și profesională, Abilitatea de a gestiona conflictele cu clienții într-un mod constructiv, Abilitatea de a raporta în mod corect și complet incidentele, Abilitatea de a respecta regulile de securitate și sănătate în muncă, Abilitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de urgență, Abilitatea de a demonstra responsabilitate și seriozitate în activitate, Abilitatea de a oferi feedback constructiv colegilor, Abilitatea de a se adapta la schimbările legislative și procedurale, Abilitatea de a demonstra flexibilitate în programul de lucru.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Vehicul de livrare (autoturism, motocicletă, triciclu), Termometru pentru verificarea temperaturii, Scanner de coduri de bare, Dispozitiv de comunicare (telefon mobil, stație radio), Sac de protecție pentru documente, Jachetă reflectorizantă, Mănuși de protecție, Cizme de lucru, Rucsac/Geantă de livrare, Trusă de prim ajutor, Lanternă, Blocnotes și stilou, Dispozitiv GPS, Sistem de prindere a documentelor, Platformă stabilizatoare pentru transportul coletelor, Dispozitiv de siguranță rutieră (vestă reflectorizantă), Kit de verificare a documentelor, Sistem de alarmă pentru vehicul, Dispozitiv de identificare a traseului, Sistem de monitorizare a performanței..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 441206 - FACTOR POSTAL