FIȘĂ DE POST DIRIGINTE POSTA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:DIRIGINTE POSTA

1.2. Cod C.O.R.:441205

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu agenții de sortare, personalul de depozit, tehnicienii de întreținere, personalul administrativ, agenții de livrare, departamentul financiar, departamentul de resurse umane, personalul de securitate, departamentul de marketing. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii poștale, companii de transport, clienți, autorități publice, reprezentanți ai asociațiilor de profil, parteneri comerciali, companii de asigurări.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Dirigintele Poștei are responsabilitatea generală de a asigura buna funcționare a unității poștale, respectând reglementările interne și legislația în vigoare. Această poziție implică gestionarea eficientă a resurselor umane și materiale, asigurarea calității serviciilor oferite clienților, monitorizarea indicatorilor de performanță și implementarea măsurilor corective necesare. De asemenea, dirigintele postează coordonează activitățile personalului, promovează o atmosferă de lucru pozitivă și reprezintă unitatea poștală în relația cu clienții și alte instituții.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Asigură buna funcționare a activităților de colectare, sortare, transport și distribuție a trimiterilor poștale, respectând standardele de calitate și termenele stabilite.
- Coordonează și supervizează personalul din subordine (operatori poștali, sortatori, agenți de vânzări), asigurând respectarea sarcinilor și a procedurilor interne.
- Monitorizează fluxul de lucru și identifică eventualele blocaje sau ineficiențe, propunând măsuri de optimizare a proceselor.
- Gestionează eficient stocul de materiale consumabile (etichete, timbre, ambalaje), prevenind lipsurile și optimizând costurile.
- Verifică și validează documentele de însoțire a trimiterilor, asigurând corectitudinea datelor înscrise.
- Asigură respectarea normelor de siguranță și securitate a muncii în cadrul unității poștale.
- Raportează periodic către superiorul direct privind indicatorii de performanță ai unității (volumul de trimiteri, timpul de livrare, gradul de satisfacție al clienților).
- Implementează și monitorizează procedurile de control al calității serviciilor poștale.
- Gestionează reclamațiile clienților, identificând cauzele și propunând soluții.
- Asigură respectarea prevederilor legale privind protecția datelor cu caracter personal.
- Realizează inventarul periodic al materialelor și echipamentelor din dotare.
- Organizează și participă la instruirea personalului privind noile proceduri și tehnologii.
- Asigură respectarea politicii de prețuri și comisioane stabilite de companie.
- Colaborează cu alte departamente din cadrul companiei (marketing, vânzări, IT) pentru a îmbunătăți serviciile oferite.
- Monitorizează și actualizează informațiile privind tarifele poștale și serviciile disponibile pentru clienți.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Studii medii, cu diplomă de bacalaureat.
- Absolvirea cu succes a unui curs de formare profesională în domeniul serviciilor poștale, cu o durată minimă de 3 luni, organizat de o instituție acreditată.
- Certificat de absolvire a unui curs de perfecționare în managementul operațiunilor poștale (avantaj).
- Cunoașterea limbii române – nivel nativ.
- Cunoștințe de operare a calculatorului – nivel utilizator (Microsoft Office, aplicații specifice serviciilor poștale).
- Cunoștințe de contabilitate – nivel elementar (pentru gestionarea documentelor justificative).
- Permis de conducere categoria B (avantaj).
- Experiență profesională minimă de 2 ani în domeniul serviciilor poștale (avantaj).
- Cunoștințe de legislație specifică activității poștale (avantaj).
- Abilități de comunicare, negociere și relaționare cu clienții.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a coordona activități.
- Abilități de planificare, organizare și prioritizare a sarcinilor.
- Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea activităților.
- Capacitate de a lua decizii și de a rezolva probleme în mod eficient.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență minimă de 2 ani în activități operaționale în cadrul serviciilor poștale, preferabil în roluri de operator poștal, sortator sau agenție poștală.
- Experiență în gestionarea fluxurilor de trimiteri, inclusiv colectare, sortare, transport și distribuție.
- Experiență în utilizarea echipamentelor și tehnologiilor specifice activităților poștale (sortatoare automate, cititoare de coduri de bare, sisteme de urmărire a trimiterilor).
- Experiență în gestionarea stocurilor de materiale consumabile și în monitorizarea costurilor.
- Experiență în interacțiunea cu clienții și în rezolvarea reclamațiilor.
- Experiență în lucrul cu documente justificative și în respectarea procedurilor contabile.
- Experiență în utilizarea aplicațiilor software specifice serviciilor poștale (sisteme de management al trimiterilor, aplicații de raportare).
- Experiență în coordonarea unei echipe de minim 3 persoane (avantaj).
- Experiență în implementarea de măsuri de îmbunătățire a eficienței operaționale (avantaj).
- Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și în aplicarea procedurilor de siguranță (avantaj).
- Cunoștințe despre indicatorii de performanță ai serviciilor poștale (volum de trimiteri, timp de livrare, grad de satisfacție a clienților) (avantaj).
- Experiență în auditarea activităților operaționale și în identificarea oportunităților de optimizare (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare PC – nivel utilizator avansat (Microsoft Office Suite).
- Utilizarea aplicațiilor software specifice serviciilor poștale (sisteme de management al trimiterilor, aplicații de urmărire a coletelor, sisteme de raportare).
- Cunoștințe avansate de operare a echipamentelor de sortare automată și a cititoarelor de coduri de bare.
- Utilizarea sistemelor de gestionare a stocurilor (WMS) pentru materiale consumabile.
- Cunoștințe despre protocoale de comunicare utilizate în serviciile poștale (ex: EDI).
- Utilizarea aplicațiilor de contabilitate pentru înregistrarea documentelor justificative.
- Cunoștințe despre sistemele de securitate a informațiilor utilizate în serviciile poștale.
- Utilizarea aplicațiilor de videoconferință și de colaborare online.
- Cunoștințe despre principiile de funcționare ale rețelelor de comunicații.
- Utilizarea sistemelor de management al documentelor electronice (GED).
- Cunoștințe despre principiile de funcționare ale sistemelor de urmărire a coletelor (tracking).
- Utilizarea aplicațiilor de analiză a datelor și de generare a rapoartelor.
- Cunoștințe despre principiile de funcționare ale sistemelor de gestionare a identității și a accesului (IAM).
- Utilizarea aplicațiilor de optimizare a rutelor de livrare.
- Cunoștințe despre principiile de funcționare ale sistemelor de management al calității (QMS).
- Utilizarea aplicațiilor de gestionare a proiectelor.
- Cunoștințe despre principiile de funcționare ale sistemelor de management al riscului (RMS).
- Utilizarea aplicațiilor de modelare a proceselor de afaceri (BPM).
- Cunoștințe despre principiile de funcționare ale sistemelor de business intelligence (BI).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Leadership și capacitate de a motiva o echipă.
- Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă.
- Capacitate de a lua decizii, chiar și în situații de presiune.
- Abilități de rezolvare a problemelor și gândire analitică.
- Orientare către client și abilitate de a gestiona reclamații.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
- Abilități de planificare și organizare.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
- Atenție la detalii și precizie.
- Abilități de negociere și persuasiune.
- Gestionarea conflictelor și medierea.
- Capacitate de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
- Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințe.
- Abilitatea de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
- Orientare către rezultate și determinare.
- Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
- Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a sprijini dezvoltarea echipei.
- Integritate și profesionalism.
- Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
- Abilitatea de a construi și menține relații profesionale.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Volumul de trimiteri procesate zilnic, Timpul mediu de livrare, Gradul de satisfacție a clienților, Numărul de reclamații soluționate, Nivelul de acuratețe în sortarea trimiterilor, Costul operațional pe trimitere, Eficiența utilizării echipamentelor de sortare, Gradul de respectare a termenelor limită, Nivelul de respectare a procedurilor interne, Numărul de incidente de securitate, Gradul de conformitate cu reglementările legale, Timpul de răspuns la solicitările clienților, Nivelul de utilizare a capacității de depozitare, Reducerea costurilor operaționale, Creșterea volumului de trimiteri, Îmbunătățirea eficienței proceselor, Reducerea numărului de erori, Creșterea gradului de satisfacție a angajaților, Nivelul de respectare a bugetului alocat.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale, Calitatea sortării trimiterilor, Nivelul de securitate a datelor, Respectarea termenelor de livrare, Acordul cu reglementările interne, Eficiența comunicării cu echipa, Nivelul de conformitate cu standardele de calitate, Respectarea politicii de confidențialitate, Implementarea îmbunătățirilor continue, Gradul de inovare în procese, Nivelul de implicare în dezvoltarea echipei, Calitatea raportării incidentelor, Respectarea standardelor de igienă și curățenie, Eficiența gestionării resurselor umane, Nivelul de cooperare interdepartamentală, Respectarea normelor de sănătate și securitate în muncă, Implementarea măsurilor de prevenire a fraudelor, Calitatea interacțiunii cu clienții, Gradul de adaptare la schimbările legislative, Nivelul de profesionalism în reprezentarea unității.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Abilități de leadership, Capacitate de planificare, Orientare către rezultate, Abilități de comunicare, Rezolvare de probleme, Gestionarea timpului, Luare de decizii, Adaptabilitate, Lucru în echipă, Gestionarea conflictelor, Abilități de delegare, Motivație, Orientare către client, Abilități de negociere, Gestionarea stresului, Abilități de analiză, Abilități de prezentare, Abilități de organizare, Capacitate de a influența.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Imprimantă, Scaner, Cântar industrial, Cititor de coduri de bare, Terminal de operare, Echipament de sortare, Software de gestionare a trimiterilor, Sistem de videoconferință, Aplicații de comunicare internă, Dispozitiv de stocare date, Telefon, Fax, Aplicații de cartografiere, Echipamente de protecție individuală, Sisteme de supraveghere video, Echipamente de stingere incendiu, Instrumente de măsură, Echipamente de ridicare și transport..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.