FIȘĂ DE POST AGENT POSTAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT POSTAL

1.2. Cod C.O.R.:441201

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii de echipă, agenții poștali, personalul de sortare, casierii, personalul de depozit și departamentul de securitate pentru asigurarea fluxului operațional și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu curierii, șoferii, clienții (expeditori și destinatari), reprezentanții altor operatori poștali și autoritățile locale pentru gestionarea livrărilor și rezolvarea problemelor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Agentul postal asigură operarea eficientă a activităților din cadrul unității poștale, gestionând fluxul de corespondență și coletărie. Responsabilitățile includ primirea, sortarea, expedierea și livrarea documentelor și pachetelor, precum și oferirea de informații clienților cu privire la serviciile poștale. Agentul postal trebuie să respecte cu strictețe procedurile interne, să asigure securitatea materialelor poștale și să contribuie la menținerea unui mediu de lucru ordonat și plăcut. De asemenea, este așteptată o atitudine politicoasă și amabilă față de clienți.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Primirea și înregistrarea corespondenței și coletelor în sistemul informatic al operatorului poștal.
Sortarea manuală și automatizată a corespondenței conform destinației și tipului de serviciu.
Manipularea și expedierea corespondenței și coletelor, respectând procedurile de ambalare și etichetare.
Gestionarea fluxului de documente și pachete în cadrul unității poștale, asigurând o distribuție corectă.
Operarea echipamentelor de sortare și cântărire a coletelor, verificând acuratețea datelor înregistrate.
Încasarea tarifelor poștale și completarea documentelor de expediere, respectând reglementările financiare.
Oferirea de informații clienților cu privire la serviciile poștale, tarife, termene de livrare și proceduri.
Gestionarea reclamațiilor clienților, înregistrarea acestora și transmiterea către departamentele competente.
Verificarea și completarea rapoartelor zilnice privind volumul de corespondență și colectele gestionate.
Asigurarea securității materialelor poștale și a spațiilor de lucru, respectând protocoalele de siguranță.
Gestionarea fluxului de numerar încasat, efectuarea depunerilor la bancă și reconcilierea sumelor.
Identificarea și raportarea eventualelor discrepanțe sau pierderi de corespondență și colete.
Utilizarea eficientă a sistemelor informatice pentru gestionarea datelor și a tranzacțiilor poștale.
Respectarea procedurilor interne și a reglementărilor legale privind serviciile poștale.
Participarea la inventarierea periodică a materialelor poștale și a echipamentelor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea în domeniul economic sau tehnic.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională în ocupația de Agent Poștal, avantajos.
Cunoștințe de operare a calculatorului și a aplicațiilor office (Microsoft Word, Excel).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de sortare și cântărire a coletelor (avantajos).
Cunoștințe despre serviciile poștale oferite de operatorul poștal (tarife, termene de livrare, proceduri).
Cunoștințe de contabilitate primară, pentru încasări și depuneri (avantajos).
Abilități de comunicare eficiente, atât verbale, cât și scrise.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a respecta procedurile de lucru.
Aptitudini de organizare și planificare a activităților zilnice.
Capacitatea de a gestiona situații de stres și de a rezolva probleme.
Certificat de aviz tehnic de securitate a muncii (obligatoriu după angajare).
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană) – avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de securitate a informațiilor – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență în manipularea și sortarea documentelor și coletelor, de minim 1 an (avantajos).
Experiență în lucrul cu sisteme informatice și aplicații office, de minim 6 luni.
Experiență în lucrul cu publicul și în oferirea de servicii clienți, de minim 6 luni.
Experiență în lucrul cu echipamente de cântărire și sortare a coletelor (avantajos).
Experiență în gestionarea fluxurilor de numerar și efectuarea de depuneri bancare (avantajos).
Experiență în lucrul într-un mediu de lucru dinamic și solicitant (avantajos).
Experiență în domeniul poștal sau logistic (avantajos).
Experiență în gestionarea reclamațiilor clienți (avantajos).
Cunoașterea procedurilor de securitate a materialelor poștale (avantajos).
Experiență în lucrul cu sisteme de urmărire a coletelor (avantajos).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC și aplicații office (Microsoft Word, Excel).
Utilizarea sistemelor informatice de gestionare a fluxurilor poștale.
Utilizarea echipamentelor de cântărire a coletelor (digitale, cu platformă).
Operarea echipamentelor de sortare a corespondenței (manuale și automate).
Utilizarea cititoarelor de coduri de bare (handheld, fixe).
Utilizarea imprimantelor matriciale și inkjet pentru etichetare.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de urmărire a coletelor (online).
Utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoașterea principiilor de funcționare a echipamentelor de siguranță (incendiu, alarmă).
Utilizarea sistemelor de securitate a informațiilor (parole, acces restricționat).
Operarea sistemelor de scanare a documentelor și a imaginilor.
Utilizarea software-ului de gestionare a stocurilor (avantajos).
Cunoașterea principiilor de funcționare a rețelelor de comunicații (internet, intranet).
Utilizarea aplicațiilor de comunicare online (e-mail, chat).
Utilizarea sistemelor de raportare a activității (rapoarte zilnice, săptămânale).
Cunoașterea principiilor de funcționare a bazelor de date (SQL, NoSQL - avantajos).
Utilizarea aplicațiilor de telemetrie și monitorizare a echipamentelor (avantajos).
Utilizarea software-ului de analiză a datelor (Excel, SPSS - avantajos).
Cunoașterea principiilor de funcționare a echipamentelor de protecție a datelor (firewall, antivirus).
Utilizarea instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software (avantajos).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra sub presiune și în respectarea termenelor limită.
Orientare către client și abilitatea de a oferi servicii de calitate.
Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu colegii.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a organiza eficient timpul.
Atitudine pozitivă și proactivă.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Capacitate de a observa și de a identifica probleme.
Abilitatea de a lua decizii corecte și rapide.
Empatie și abilitatea de a înțelege nevoile clienților.
Abilitatea de a gestiona emoțiile și de a rămâne calm în situații dificile.
Integritate și respectarea confidențialității informațiilor.
Abilitatea de a lucra cu atenție la detalii și de a evita erorile.
Inițiativă și propunerea de îmbunătățiri în procesele de lucru.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Gestionarea eficientă a stresului și menținerea echilibrului emoțional.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale pozitive.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de colete/pliseuri procesate pe oră, Acuratețea sortării coletelor (procent), Număr de reclamații clienți rezolvate pe zi, Timp mediu de procesare a unei expediții, Număr de erori de introducere a datelor, Respectarea termenelor limită de livrare (procent), Număr de depuneri bancare efectuate corect, Nivelul de utilizare a echipamentelor (procent), Timpul de răspuns la solicitările clienților (în minute), Nivelul de satisfacție a clienților (scor), Numărul de colete/pliseuri livrate conform specificațiilor, Nivelul de respectare a procedurilor de securitate, Numărul de colete/pliseuri procesate fără deteriorare, Nivelul de utilizare a sistemelor informatice, Numărul de expediții procesate fără erori, Nivelul de respectare a standardelor de calitate, Numărul de colete/pliseuri procesate în timpul programului stabilit, Nivelul de productivitate (colete/pliseuri pe angajat), Numărul de colete/pliseuri livrate la adresa corectă, Nivelul de respectare a regulilor de manipulare a coletelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de siguranță și securitate, Acuratețea în completarea formularelor și documentelor, Calitatea interacțiunii cu clienții (amabilitate, profesionalism), Respectarea confidențialității informațiilor, Aplicarea corectă a tarifelor și taxelor, Respectarea termenelor limită de livrare, Gestionarea eficientă a reclamațiilor, Aplicarea corectă a regulamentului intern, Respectarea standardelor de curățenie și ordine, Aplicarea corectă a procedurilor de sortare, Respectarea procedurilor de manipulare a coletelor, Calitatea prezentării informațiilor clienților, Aplicarea corectă a procedurilor de inventariere, Respectarea procedurilor de raportare a incidentelor, Calitatea colaborării cu colegii, Aplicarea corectă a procedurilor de casare, Respectarea procedurilor de arhivare, Calitatea comunicării verbale și scrise, Aplicarea corectă a procedurilor de verificare a documentelor, Respectarea regulilor de etichetă profesională.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și soluționarea problemelor, Adaptabilitate la schimbările din fluxul de lucru, Abilitatea de a lucra sub presiune, Orientare către client, Capacitatea de a gestiona situații conflictuale, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Respectarea regulilor și procedurilor, Atenție la detalii, Abilitatea de a lucra în echipă, Comunicare eficientă, Profesionalism în interacțiunile cu clienții, Responsabilitate în îndeplinirea sarcinilor, Abilitatea de a învăța rapid, Abilitatea de a gestiona emoțiile, Capacitatea de a lua decizii, Abilitatea de a oferi feedback constructiv, Abilitatea de a lucra independent, Abilitatea de a anticipa nevoile clienților, Abilitatea de a se adapta la tehnologii noi, Abilitatea de a menține un nivel ridicat de concentrare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Cititor de coduri de bare, Terminal de înregistrare a datelor (TID), Balanță electronică, Imprimantă de etichete, Scaner de documente, Calculator, Sistem de sortare a coletelor (dacă este cazul), Palet electric/transpalet (dacă este cazul), Dispozitiv de sigilare a coletelor, Software de gestionare a livrărilor, Stație de lucru cu monitor, Tastatură, Mouse, Telefon, Aplicații software specifice operațiunilor postale, Echipament de protecție personală (mănuși, vestă reflectorizantă), Cititor RFID (dacă este cazul)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.