FIȘĂ DE POST MANUITOR CARTE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:MANUITOR CARTE

1.2. Cod C.O.R.:441106

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivistul șef pentru respectarea planurilor de arhivare, cu personalul din departamentul IT pentru suport tehnic, cu bibliotecarii pentru gestionarea colecțiilor, cu personalul administrativ pentru alocarea spațiului de arhivă și cu ceilalți manuitori de carte pentru organizarea fluxului de lucru. Externe: Colaborează cu furnizorii de echipamente și servicii de arhivare, cu experți în conservarea documentelor și cu alte instituții arhivistice pentru schimb de informații și expertiză.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Manuietor cartea are rolul de a gestiona eficient fluxul documentelor și materialelor tipărite în cadrul instituției. Activitatea principală constă în primirea, sortarea, arhivarea și distribuirea corespondenței, a documentelor interne și a altor materiale relevante. Persoana desemnată va asigura respectarea procedurilor de lucru, va monitoriza stocul de materiale de birotică și va asigura confidențialitatea informațiilor. Abilitățile de organizare, atenția la detalii și cunoștințele de operare a echipamentelor de birou sunt esențiale pentru buna desfășurare a activității.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Primirea și înregistrarea corespondenței primite, inclusiv scrisoare, colet și e-mail.
Sortarea documentelor conform clasificărilor interne și externe.
Înregistrarea documentelor în sistemul de gestiune electronică a documentelor (GED).
Arhivarea documentelor în suport fizic (arhivă clasică) conform planului de evidență a arhivei.
Localizarea și recuperarea documentelor din arhivă la solicitare.
Gestionarea fluxului de documente între departamente.
Distribuirea documentelor către destinatarii interni și externi.
Pregătirea documentelor pentru scanare și digitalizare.
Verificarea acurateței datelor din documente.
Actualizarea constantă a planului de evidență a arhivei.
Elaborarea de rapoarte privind circulația documentelor.
Asigurarea confidențialității și securității informațiilor.
Gestionarea inventarului de materiale de birotică și consumabile.
Participarea la inventarele periodice ale arhivei.
Respectarea procedurilor de lucru și a normelor de protecție a informațiilor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii liceale cu specializarea în arhivistică sau biblioteconomie.
Calificarea profesională de arhivist, obținută în urma unui curs de formare autorizat.
Cunoștințe de operare a calculatorului și a aplicațiilor de gestiune a documentelor.
Cunoștințe de baze legislative privind arhivarea și protecția informațiilor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (scanner, imprimantă, copiator).
Abilități de clasificare, sortare și indexare a documentelor.
Cunoștințe de terminologie specifică domeniului arhivistic.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul securității informațiilor (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor electronice (GED) (avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme de arhivare fizică și electronică (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități de arhivare și gestionare a documentelor.
Experiență în lucrul cu sisteme de gestiune electronică a documentelor (GED).
Experiență în sortarea, clasarea și indexarea documentelor conform clasificărilor interne.
Experiență în operarea echipamentelor de birou (scanner, imprimantă, copiator) pentru digitalizarea documentelor.
Experiență în lucrul cu planuri de evidență a arhivei și în actualizarea acestora.
Experiență în inventarierea documentelor și în identificarea documentelor deteriorate sau lipsă.
Experiență în respectarea procedurilor de confidențialitate și securitate a informațiilor.
Experiență în lucrul cu baze de date și în extragerea de informații din documente.
Experiență în lucrul cu sisteme de arhivare fizică și electronică (avantaj).
Experiență în redactarea de rapoarte privind circulația documentelor (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului și a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (scanner, imprimantă, copiator).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestiune electronică a documentelor (GED).
Cunoștințe de operare a bazelor de date (ex: Microsoft Access).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de arhivare digitală.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de scanare și procesare a imaginilor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de creare de formulare și de gestionare a fluxurilor de lucru.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de criptare și securizare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de creare de arhive digitale.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de indexare și căutare în documente.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de raportare și analiză a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință și colaborare online.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de management al proiectelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestionare a timpului și a sarcinilor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de comunicare și de colaborare online.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de creare de prezentări.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de creare de grafice și diagrame.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de editare a imaginilor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de creare de animații.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Atitudine proactivă și orientare spre rezultate.
Abilități de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Atitudine pozitivă și flexibilitate în adaptarea la schimbări.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilități de atenție la detalii și de rigoare în activitate.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilități de relaționare interpersonale și de construire a relațiilor profesionale.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Abilități de negociere și de persuasiune.
Capacitate de a lucra cu persoane diverse și de a respecta opiniile diferite.
Abilități de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Capacitate de a lucra în condiții de confidențialitate și de a respecta regulile de securitate a informațiilor.
Abilități de a identifica și de a raporta problemele potențiale.
Capacitate de a se adapta la medii de lucru dinamice și complexe.
Abilități de a gestiona stresul și de a menține o atitudine pozitivă.
Capacitate de a învăța din experiență și de a îmbunătăți continuu performanța.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente sortate și clasate pe oră, Numărul de documente digitalizate pe zi, Numărul de planuri de evidență a arhivei actualizate lunar, Procentul de acuratețe în indexarea documentelor, Numărul de documente recuperate din arhivă în timpul căutărilor, Procentul de respectare a termenelor limită pentru predarea documentelor, Numărul de rapoarte de inventariere întocmite, Numărul de documente deteriorate sau lipsă identificate, Procentul de respectare a regulilor de securitate a informațiilor, Numărul de erori identificate în procesul de arhivare, Timpul mediu de răspuns la solicitări de documente, Numărul de planuri de arhivare elaborate sau revizuite, Procentul de documente arhivate conform standardelor, Numărul de proceduri de arhivare elaborate sau actualizate, Numărul de audituri de arhivă efectuate și rezultatele acestora, Numărul de traininguri efectuate pentru personalul nou angajat, Numărul de sugestii de îmbunătățire a proceselor de arhivare implementate, Numărul de documente arhivare transferate în format digital, Numărul de documente recuperate din arhivă în urma unor solicitări urgente, Numărul de documente scanate cu defecte/neconformități.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de arhivare, Acuratețea indexării și clasării documentelor, Integritatea datelor introduse în sistemul de gestiune a arhivei, Calitatea scanărilor și a imaginii digitale obținute, Respectarea termenelor de predare a documentelor, Claritatea și concizia rapoartelor întocmite, Respectarea confidențialității informațiilor, Colaborarea eficientă cu alte departamente, Capacitatea de a rezolva problemele apărute în procesul de arhivare, Respectarea standardelor de securitate a informațiilor, Aplicarea corectă a clasificărilor de arhivă, Respectarea regulilor de conservare a documentelor, Acuratețea descrierilor documentelor, Calitatea comunicării cu utilizatorii arhivei, Adaptabilitatea la schimbările din procedurile de arhivare, Profesionalismul în interacțiunea cu colegii și superiori, Respectarea normelor de igienă și securitate a muncii, Utilizarea corectă a echipamentelor de arhivare, Organizarea eficientă a spațiului de lucru, Gestionarea eficientă a timpului alocat sarcinilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor legate de arhivare,
Abilitatea de a lucra cu atenție și minuțiozitate pe perioade îndelungate,
Capacitatea de a respecta instrucțiuni precise și proceduri standardizate,
Orientare către detalii și acuratețe în munca depusă,
Abilitatea de a se concentra pe sarcini repetitive, menținând un nivel ridicat de performanță,
Capacitatea de a gestiona eficient stresul și presiunea termenelor limită,
Abilitatea de a se adapta la schimbări în procedurile și tehnologiile de arhivare,
Atitudine pozitivă și proactivă în abordarea sarcinilor,
Capacitatea de a colabora eficient cu membrii echipei pentru atingerea obiectivelor comune,
Abilitatea de a comunica clar și concis informații legate de arhivare,
Capacitatea de a învăța rapid și de a aplica cunoștințe noi în activitatea de zi cu zi,
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor încredințate,
Respectarea confidențialității informațiilor și a regulilor interne ale organizației,
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient,
Flexibilitate în adaptarea la cerințele specifice ale proiectelor de arhivare,
Capacitatea de a lucra independent și de a lua inițiative pentru îmbunătățirea proceselor de arhivare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Scaner documente, Imprimantă, Calculator cu monitor, Sisteme de arhivare digitală (software), Aparat de legat documente, Mașină de tăiat hârtie, Aparat de dactilografiat (dacă este necesară introducerea manuală a datelor), Cârlig de arhivă, Mănuși de protecție, Aspirator industrial pentru curățarea prafului, Echipament de ridicare (dacă sunt implicate documente grele), Software de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), Sisteme de management al documentelor (DMS), Software de indexare, Dispozitive de stocare a datelor (hard disk-uri, stick-uri USB, etc.), Sisteme de backup, Aparatură de protecție împotriva incendiului..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.