FIȘĂ DE POST FOTOTECAR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:FOTOTECAR

1.2. Cod C.O.R.:441105

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivistul șef, tehnicienii de arhivă, specialiști IT, personalul de bibliotecă, administratorul bazei de date și alți fototectari pentru a asigura fluxul eficient al proceselor de digitalizare și arhivare. Externe: Colaborează cu furnizorii de echipamente și software, consultanți în domeniul conservării digitale, alte instituții de arhivă pentru schimb de bune practici și respectarea standardelor naționale și internaționale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Fototecarul este responsabil cu organizarea, conservarea și gestionarea colecției de fotografii ale instituției. Activitatea sa include catalogarea, arhivarea digitală și fizică a fotografiilor, asigurarea accesului controlat la acestea pentru cercetare și expoziții, precum și monitorizarea stării de conservare a materialelor. De asemenea, fototecarul răspunde de îmbunătățirea constantă a sistemelor de gestionare a colecției și de promovarea acesteia în cadrul evenimentelor culturale și științifice. Scopul principal este de a asigura accesul facil și durabil la patrimoniul fotografic.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Colectarea și procesarea datelor descriptive ale fotografiilor, incluzând metadate conform standardelor internaționale (Dublin Core, IPTC).
Catalogarea sistematică a fotografiilor, utilizând un sistem de clasificare ierarhizat.
Arhivarea fizică a fotografiilor, respectând cerințele de conservare preventivă (temperatură, umiditate, lumină).
Digitalizarea fotografiilor, asigurând rezoluție adecvată pentru arhivare și utilizare.
Crearea și actualizarea bazelor de date fototece, utilizând software specializat (ex: TMS, AtoM).
Gestionarea drepturilor de autor și a restricțiilor de utilizare a fotografiilor.
Elaborarea de politici și proceduri pentru accesul și utilizarea colecției fototece.
Monitorizarea stării de conservare a fotografiilor și recomandarea de măsuri de restaurare.
Participarea la proiecte de digitalizare și accesibilizare online a colecției.
Organizarea de expoziții temporare și permanente, cu fotografii din colecție.
Răspunsul la solicitări de informații și imagini din partea publicului și a altor instituții.
Colaborarea cu restauratori și conservatori pentru îngrijirea colecției.
Crearea de inventare și rapoarte privind starea colecției fototece.
Implementarea de sisteme de backup pentru datele digitale.
Participarea la cercetări privind istoria fotografiei și a colecțiilor fototece.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență în domeniul Științe ale Documentului, Bibliologie, Arhivistică sau un domeniu conex.
Preferabil studii aprofundate (masterat) în Bibliologie, Arhivistică, Conservare și Restaurare a Materialelor Vizuale sau un domeniu similar.
Cunoștințe solide de terminologie specifică domeniului fotografiei, a conservării și restaurării materialelor vizuale.
Cunoștințe despre standarde internaționale de metadate (Dublin Core, IPTC, EAD).
Cunoștințe de operare a bazelor de date și a sistemelor de management al colecțiilor (TMS, AtoM, etc.).
Cunoștințe de operare a programelor de editare a imaginilor (Adobe Photoshop, etc.) – nivel de utilizator.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de scanare și digitalizare a materialelor vizuale.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de procesare a datelor și de analiză statistică (opțional).
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în conservarea și restaurarea materialelor vizuale (avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în managementul colecțiilor (avantaj).
Cunoștințe avansate de operare pe calculator, inclusiv pachetul Microsoft Office.
Cunoașterea limbii engleze – nivel minim B2 (pentru consultarea documentației tehnice).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în gestionarea colecțiilor de imagini, fotografii sau alte materiale vizuale.
Experiență în catalogarea și arhivarea digitală și fizică a colecțiilor de imagini, respectând standarde de metadate.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al colecțiilor (TMS, AtoM, etc.) pentru organizarea și accesarea informațiilor.
Experiență în digitalizarea materialelor vizuale, inclusiv scanarea, procesarea imaginilor și crearea de fișiere digitale de înaltă rezoluție.
Experiență în conservarea preventivă a materialelor vizuale, inclusiv monitorizarea condițiilor de mediu și implementarea măsurilor de protecție.
Experiență în gestionarea drepturilor de autor și a restricțiilor de utilizare a imaginilor.
Experiență în elaborarea de politici și proceduri pentru accesul și utilizarea colecțiilor de imagini.
Experiență în organizarea de expoziții temporare și permanente, cu imagini din colecție (avantaj).
Experiență în colaborarea cu restauratori și conservatori pentru îngrijirea colecțiilor (avantaj).
Experiență în redactarea de rapoarte și inventare privind starea colecțiilor (avantaj).
Experiență în utilizarea de software de procesare a imaginilor (Adobe Photoshop, etc.) – nivel de utilizator (avantaj).
Experiență în cercetare științifică în domeniul istoriei fotografiei (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și macOS.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Utilizarea eficientă a programelor de editare a imaginilor (Adobe Photoshop, Adobe Lightroom).
Utilizarea sistemelor de management al colecțiilor (TMS, AtoM, Omeka, etc.).
Utilizarea bazelor de date (MySQL, PostgreSQL, etc.) – nivel de utilizator.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de scanare și digitalizare (scanere de înaltă rezoluție, camere digitale).
Utilizarea formatelor de fișiere de imagine (TIFF, JPEG, PNG, RAW) și cunoașterea caracteristicilor acestora.
Cunoașterea standardelor de metadate (Dublin Core, IPTC, EAD, MARC).
Utilizarea software-ului de procesare a fișierelor PDF (Adobe Acrobat, etc.).
Cunoștințe de programare (HTML, XML, Python) – nivel de bază (avantaj).
Utilizarea instrumentelor de procesare a datelor și de analiză statistică (Excel, SPSS) – nivel de bază (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a rețelelor de stocare în cloud (Dropbox, Google Drive, etc.).
Cunoștințe de securitate a datelor și de protecție a informațiilor.
Utilizarea instrumentelor de backup și de recuperare a datelor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de arhivare fizică (cutii de arhivare, etichete, etc.).
Utilizarea software-ului de gestionare a drepturilor de autor (DRM).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de monitorizare a condițiilor de mediu (termometre, higrometre, etc.).
Utilizarea instrumentelor de colaborare online (Slack, Microsoft Teams, etc.).
Cunoștințe de SEO (Search Engine Optimization) pentru colecții online (avantaj).
Utilizarea instrumentelor de analiză web (Google Analytics) – nivel de bază (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra independent și în echipă.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Capacitate de a gestiona multiple sarcini simultan și de a prioritiza.
Atenție sporită la detalii și acuratețe în realizarea sarcinilor.
Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de negociere și de persuasiune.
Orientare către rezultate și performanță.
Empatie și abilități de relaționare interpersonale.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
Responsabilitate și etică profesională.
Abilități de leadership și de motivare a echipei (pentru roluri de conducere).
Creativitate și abilități de a găsi soluții inovatoare.
Abilități de prezentare și de a comunica idei complexe într-un mod clar și concis.
Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Gestionarea eficientă a conflictelor și abilități de mediere.
Abilitatea de a lucra cu persoane cu diferite background-uri și expertize.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de imagini digitalizate pe lună, Numărul de colecții de imagini procesate anual, Procentul de acuratețe a metadatelor introduse, Timpul mediu de procesare a unei imagini, Numărul de cereri de acces la colecții gestionate, Numărul de erori de digitalizare detectate, Numărul de colecții de imagini arhivare conform standardelor, Procentul de conformitate cu politicile de acces și utilizare a colecțiilor, Numărul de rapoarte de inventariere finalizate la timp, Procentul de imagini scanate la rezoluție optimă, Numărul de drepturi de autor verificate și documentate, Timpul mediu de răspuns la solicitările de informații, Numărul de probleme tehnice rezolvate, Procentul de satisfacție a utilizatorilor colecțiilor, Numărul de contribuții la îmbunătățirea fluxurilor de lucru, Numărul de proceduri de lucru documentate și actualizate, Numărul de instruiri oferite colegilor, Numărul de proiecte de digitalizare finalizate în buget și la termen, Procentul de imagini recuperate după incidente de pierdere de date, Numărul de îmbunătățiri aduse sistemului de gestionare a colecțiilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea și completitudinea metadatelor, Respectarea standardelor de arhivare și conservare, Calitatea tehnică a imaginilor digitalizate (rezoluție, contrast, claritate), Respectarea drepturilor de autor și a licențelor, Conformitatea cu politicile de acces și utilizare a colecțiilor, Respectarea procedurilor de lucru stabilite, Eficiența fluxurilor de lucru, Nivelul de satisfacție al utilizatorilor colecțiilor, Profesionalismul în interacțiunea cu colegii și clienții, Capacitatea de a identifica și rezolva probleme tehnice, Adaptabilitatea la schimbări în tehnologie și proceduri, Calitatea documentației și a rapoartelor, Nivelul de implicare în îmbunătățirea proceselor, Respectarea termenelor limită, Capacitatea de a lucra în echipă, Capacitatea de a comunica eficient, Nivelul de atenție la detalii, Respectarea confidențialității datelor, Calitatea interacțiunii cu furnizorii.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, Abilitatea de a lucra independent și sub presiune, Atenție sporită la detalii și acuratețe, Adaptabilitate la schimbări și noi tehnologii, Capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită, Abilitatea de a comunica eficient cu colegii și utilizatorii, Orientare către rezultate și performanță, Responsabilitate și respectarea procedurilor, Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la medii de lucru noi, Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv, Profesionalism în interacțiunea cu utilizatorii, Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute și de a găsi soluții creative, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și constructivă, Abilitatea de a respecta confidențialitatea informațiilor, Abilitatea de a se adapta la diferite stiluri de lucru, Abilitatea de a demonstra perseverență în realizarea obiectivelor, Abilitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire a proceselor, Abilitatea de a demonstra empatie și înțelegere față de nevoile utilizatorilor, Abilitatea de a gestiona conflictele și de a găsi soluții reciproc avantajoase.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Scanner profesional cu alimentare automată a documentelor, Stație de lucru cu calculator performant, Software de gestionare a colecțiilor digitale, Software de editare imagine (Adobe Photoshop, GIMP), Scaner microfilm/microfișă, Cititoare de microfilm/microfișă, Sistem de arhivare digitală (NAS, SAN), Imprimantă laser, Dispozitiv de stocare extern (HDD, SSD), Scaner de volum, Monitor calibrat pentru editare imagine, Teclatură ergonomică, Mouse optic, Câbleuri și adaptoare diverse, Aparat de protecție electrostatică, Software de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), Software de validare a metadatelor, Software de control al culorilor, Sistem de backup automat..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.