FIȘĂ DE POST EXPEDITOR INTERNATIONAL
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:EXPEDITOR INTERNATIONAL
1.2. Cod C.O.R.:432331
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu departamentele de vânzări, financiar, vamal, depozit și tehnic pentru coordonarea fluxurilor de mărfuri și asigurarea conformității operaționale.
Externe: Colaborează cu agenți de transport maritim și aerian, depozite, clienți, furnizori, autorități vamale și alte instituții publice pentru gestionarea expedierilor și rezolvarea problemelor logistice.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Responsabilitatea principală a expeditorului internațional este gestionarea eficientă a documentelor și a procedurilor necesare pentru expedierea de mărfuri către destinații internaționale. Aceasta include verificarea corectitudinii documentelor de transport, pregătirea declarațiilor vamale, negocierea tarifelor de transport, urmărirea expedierilor și asigurarea respectării reglementărilor internaționale. De asemenea, rolul implică coordonarea cu furnizorii, clienții și autoritățile vamale, cu scopul de a optimiza procesul de expediere și de a evita întârzieri sau probleme. Atenția la detalii și cunoștințele privind procedurile vamale sunt esențiale."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Verificarea documentelor de transport maritim, aerian și terestru (AWB, Bill of Lading, CMR)
Pregătirea și verificarea declarațiilor vamale, inclusiv completarea corectă a rubricilor și atașarea documentelor justificative
Gestionarea documentelor necesare pentru obținerea autorizațiilor de import/export
Calcularea costurilor de transport, luând în considerare distanța, volumul, greutatea și tipul mărfurilor
Negocierea tarifelor de transport cu companiile de transport și curierat
Urmărirea expedierilor și informarea clienților cu privire la stadiul livrărilor
Gestionarea situațiilor de întârzieri sau probleme legate de transport, inclusiv depunerea de reclamații
Verificarea conformității mărfurilor cu reglementările internaționale (Incoterms, reglementări fitosanitare, etc.)
Pregătirea documentelor necesare pentru despăgubiri în caz de pierderi sau avarii
Gestionarea documentelor de asigurare a mărfurilor
Actualizarea constantă a cunoștințelor privind legislația vamală și procedurile de transport internațional
Comunicarea eficientă cu clienții, furnizorii și autoritățile vamale
Introducerea datelor în sistemul informatic de management al expedierilor
Elaborarea de rapoarte privind volumul expedierilor și costurile aferente
Gestionarea și arhivarea documentelor de transport conform procedurilor interne.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii medii, preferabil liceu cu profil tehnic (transporturi, vamă, comerț exterior)
Studii postliceale sau universitare în domeniul comerțului exterior, transporturi și depozitare, logistică sau profil similar
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul transporturilor internaționale și procedurilor vamale (avantaj)
Cunoștințe solide de limba engleză (nivel minim B2) – obligatoriu, cunoașterea altor limbi străine (germană, franceză) reprezintă un avantaj
Cunoștințe avansate de operare a calculatorului (MS Office, sisteme de management al transporturilor – TMS)
Cunoștințe aprofundate privind Incoterms, procedurile vamale, reglementările privind transportul internațional de mărfuri (maritim, aerian, terestru)
Cunoștințe privind clasificarea tarifară a mărfurilor (SA, HS)
Cunoștințe privind documentele de transport (AWB, Bill of Lading, CMR, DDT)
Cunoștințe despre legislația fiscală și vamală aplicabilă exportului și importului
Certificat de acces la informații confidențiale (în funcție de specificul activității)
Atestat de formare profesională pentru operatori de transport rutier (pentru expedieri terestre - avantaj)
Cunoștințe despre utilizarea sistemelor informatice utilizate în domeniul vamal (ex: sistemul informatic al Direcției Generale a Vămilor)
Certificare profesională în domeniul logisticii și transporturilor (ex: CLTD, CPIM – avantaj).
5.2. Experiență Profesională:
Experiență minimă de 2 ani în domeniul transporturilor internaționale, preferabil în rol similar (expeditor, agent de marfă)
Experiență în gestionarea documentelor de transport maritim, aerian și terestru (AWB, Bill of Lading, CMR)
Experiență în pregătirea și depunerea declarațiilor vamale, inclusiv completarea corectă a rubricilor și atașarea documentelor justificative
Experiență în negocierea tarifelor de transport cu companiile de transport și curierat
Experiență în urmărirea expedierilor și informarea clienților cu privire la stadiul livrărilor
Experiență în gestionarea situațiilor de întârzieri sau probleme legate de transport, inclusiv depunerea de reclamații
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de management al transporturilor (TMS)
Experiență în comunicarea cu clienții, furnizorii și autoritățile vamale
Experiență în elaborarea de rapoarte privind volumul expedierilor și costurile aferente
Experiență în lucrul cu diverse tipuri de mărfuri, inclusiv mărfuri periculoase (IMDG, IATA, ADR – avantaj)
Experiență în gestionarea documentelor de asigurare a mărfurilor
Experiență în pregătirea documentelor necesare pentru despăgubiri în caz de pierderi sau avarii
Experiență în lucrul cu sisteme informatice utilizate în domeniul vamal (ex: sistemul informatic al Direcției Generale a Vămilor – avantaj).
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare avansată a pachetului MS Office (Word, Excel, Outlook)
Cunoașterea și operarea eficientă a sistemelor de management al transporturilor (TMS) – ex: CargoWise One, SAP TM, Descartes
Cunoștințe solide de operare a sistemelor informatice utilizate în domeniul vamal (ex: sistemul informatic al Direcției Generale a Vămilor)
Utilizarea eficientă a sistemelor de urmărire a expedierilor (tracking systems)
Cunoștințe de operare a programelor de editare a documentelor (ex: Adobe Acrobat)
Utilizarea instrumentelor de comunicare online (ex: Skype, Microsoft Teams, Zoom)
Cunoștințe de operare a bazelor de date (ex: SQL – avantaj)
Utilizarea eficientă a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Power BI – avantaj)
Cunoștințe de operare a programelor de contabilitate (ex: SAP, Oracle – avantaj)
Utilizarea eficientă a programelor de creare a graficelor și prezentărilor (ex: PowerPoint, Google Slides)
Cunoștințe de operare a echipamentelor de comunicare (ex: fax, imprimantă, scaner)
Utilizarea instrumentelor de criptare a datelor (pentru protejarea informațiilor confidențiale)
Cunoștințe de programare (ex: Python, Java – avantaj)
Utilizarea platformelor de e-commerce (ex: Magento, Shopify – avantaj)
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a depozitelor (WMS – avantaj)
Utilizarea instrumentelor de optimizare a rutelor de transport (routing software – avantaj)
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a identității și accesului (IAM – avantaj)
Utilizarea instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft 365)
Cunoștințe de operare a sistemelor de monitorizare a performanței (KPI dashboards – avantaj).
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Abilități excelente de comunicare orală și scrisă, în limba română și engleză (obligatoriu)
Capacitate de a lucra eficient sub presiune și în respectarea termenelor limită
Orientare către client și abilitatea de a construi relații profesionale durabile
Abilitatea de a rezolva probleme complexe și de a găsi soluții creative
Gândire analitică și atenție la detalii
Organizare și planificare eficientă a activităților
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare
Lucru în echipă și colaborare eficientă cu colegii
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor
Abilitatea de a negocia și de a obține rezultate pozitive
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizare
Capacitate de a lucra independent și de a lua decizii
Abilități de leadership și capacitate de a motiva echipa
Gestionarea conflictelor și abilitatea de a găsi soluții constructive
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile clienților
Rezistență la stres și capacitate de a menține calmul în situații dificile
Spirit de echipă și colaborare
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii
Responsabilitate și etică profesională
Curiozitate și dorință de a se dezvolta profesional.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de expedieri procesate lunar, Volum total de marfă gestionat (tone/m³/m²), Număr de clienți activi, Grad de satisfacție a clienților (scor NPS/CSAT), Număr de erori/neconformități în documentație, Timp mediu de procesare a unei expedieri, Respectarea termenelor de livrare (procent), Costuri de transport per expediere, Număr de reclamații/litigii, Număr de audituri reușite, Valoarea totală a mărfurilor gestionate, Număr de parteneri/furnizori colaboratori, Reducerea costurilor de transport (procent), Creșterea volumului de expedieri (procent), Timp mediu de răspuns la solicitări, Număr de soluții găsite pentru probleme logistice, Gradul de utilizare a sistemelor informatice, Reducerea numărului de întârzieri, Nivelul de acuratețe în completarea datelor.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne și a reglementărilor vamale, Calitatea documentației de transport (completitudine, acuratețe), Eficiența comunicării cu clienții și partenerii, Nivelul de profesionalism în interacțiunile cu autoritățile vamale, Capacitatea de a gestiona situații de urgență (pierderi, avarii), Adaptabilitatea la schimbările legislative și tarifare, Capacitatea de a identifica și minimiza riscurile logistice, Nivelul de cunoaștere a incoterms și a termenilor specifici din transport, Calitatea relațiilor de colaborare cu agenții de transport și depozite, Capacitatea de a oferi soluții personalizate pentru clienți, Respectarea confidențialității informațiilor, Nivelul de implicare în îmbunătățirea proceselor interne, Capacitatea de a anticipa problemele și de a propune soluții proactive, Calitatea raportării și a prezentării datelor, Respectarea termenelor de răspuns la solicitări, Nivelul de conștientizare a aspectelor de siguranță și securitate, Capacitatea de a gestiona reclamațiile și de a oferi soluții satisfăcătoare, Nivelul de inițiativă în identificarea oportunităților de optimizare, Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, Nivelul de înțelegere a implicațiilor financiare ale deciziilor luate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Orientare către rezultate, Capacitate de adaptare, Abilități de comunicare, Lucru în echipă, Gândire analitică, Rezolvare de probleme, Atenție la detalii, Organizare, Planificare, Gestionarea timpului, Abilități de negociere, Orientare către client, Flexibilitate, Capacitate de a învăța, Adaptabilitate la schimbare, Responsabilitate, Profesionalism, Abilități de leadership, Capacitate de a gestiona conflicte, Abilități de persuasiune, Abilități de prezentare, Capacitate de a lua decizii, Abilități de gestionare a stresului, Abilități de delegare, Capacitate de a oferi feedback, Abilități de motivare, Capacitate de a construi relații, Abilități de networking, Abilități de influență, Abilități de gestionare a proiectelor, Abilități de gestionare a riscurilor, Abilități de gestionare a schimbării.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Software de management al transporturilor (TMS), Software de gestiune a documentelor, Scanner, Imprimantă, Telefon, Fax, E-mail, Software de procesare a datelor (ERP), Software de contabilitate, Software de videoconferință, Dispozitiv de stocare extern (USB), Câbleuri de conectare, Adaptor de alimentare, Mouse, Tastatură, Monitor, Aplicații de comunicare instantanee, Software de criptare a datelor, Aplicații de cartografiere și navigare, Software de optimizare a rutelor, Aplicații de gestionare a notificărilor, Software de analiză a datelor, Software de raportare, Sistem de management al calității (dacă este cazul), Sistem de management al depozitului (WMS) - integrare..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.