FIȘĂ DE POST VERIFICATOR DOCUMENTE EXPEDITIE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:VERIFICATOR DOCUMENTE EXPEDITIE

1.2. Cod C.O.R.:432330

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul de expediții, departamentul financiar, departamentul de achiziții, departamentul IT, departamentul de conformitate, departamentul de vânzări și departamentul de resurse umane pentru asigurarea fluxului informațional și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu furnizori, clienți, curieri, agenții de transport și autorități fiscale pentru verificarea documentelor, rezolvarea problemelor și respectarea obligațiilor legale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Verificatorul Documente Expediție are rolul de a asigura acuratețea și conformitatea documentelor aferente procesului de expediție a mărfurilor. Responsabilitățile includ verificarea documentelor de transport (avize, facturi, instrucțiuni de expediție), asigurarea corespondenței cu datele din sistemul informatic și depistarea eventualelor discrepanțe. De asemenea, colaborează cu departamentele de vânzări, producție și depozit pentru clarificarea problemelor și pentru optimizarea fluxului de informații. Scopul principal este evitarea întârzierilor, a erorilor de expediție și asigurarea satisfacției clienților.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verifică conformitatea documentelor de expediție cu politicile interne și reglementările legale.
Controlează acuratețea datelor din avizele de expediție, facturi, instrucțiuni de ambalare și alte documente asociate.
Identifică și corectează erori sau discrepanțe în datele de expediție, cum ar fi adrese, cantități, coduri tarifare și descrieri de produse.
Verifică dacă documentele de expediție sunt completate corect și includ toate informațiile necesare (ex: număr comandă, număr contract, date de contact).
Asigură corespondența între documentele fizice și cele electronice, reconciliind informațiile și actualizând registrele.
Colaborează cu departamentul de vânzări pentru a clarifica eventualele neconcordanțe legate de comenzi și specificații.
Verifică dacă documentele de expediție sunt arhivate corect și sunt accesibile pentru audituri interne și externe.
Monitorizează fluxul de documente și identifică oportunități de optimizare a procesului de expediție.
Raportează către superiorul direct orice probleme sau abateri de la procedurile standard.
Asigură respectarea termenelor de expediție și a cerințelor clienților.
Verifică conformitatea cu legislația în vigoare privind transportul mărfurilor (ex: documente vamale, certificate de origine).
Controlează corectitudinea aplicării tarifelor de transport și a taxelor suplimentare.
Asigură respectarea procedurilor de securitate a documentelor și a datelor confidențiale.
Participă la instruiri și actualizări privind procedurile de expediție și reglementările în vigoare.
Verifică validitatea și conformitatea documentelor de transport internațional (ex: CMR, aeroviză).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii postliceale în domeniul economic sau tehnic.
Calificare profesională de tipul "Operator introducere date" sau echivalent.
Cunoștințe de operare a calculatorului (MS Office, pachetul Excel la un nivel funcțional).
Cunoștințe de contabilitate primară (avantaj).
Cunoștințe de termeni și proceduri specifice transportului și expeditiilor (avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul transportului rutier de mărfuri (avantaj).
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană) – nivel minim conversațional (avantaj).
Cunoștințe despre legislația privind transportul mărfurilor și documentele aferente (avantaj).
Cunoștințe despre procedurile de lucru cu sistemele informatice utilizate în expediții (WMS, ERP).
Atestat de formare profesională în domeniul securității și sănătății în muncă (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în domeniul transportului și expeditiilor (avantaj).
Experiență în verificarea și procesarea documentelor de expediție (esențial).
Experiență cu sisteme WMS (Warehouse Management System) sau ERP (Enterprise Resource Planning) (avantaj).
Experiență în lucrul cu documente de transport internațional (CMR, aeroviză, etc.) (avantaj).
Experiență în identificarea și corectarea erorilor din documente (esențial).
Experiență în lucrul cu date cantitative și calitative (esențial).
Experiență în raportarea problemelor și a neconformităților către superiorii ierarhici (esențial).
Experiență în colaborarea cu alte departamente (vânzări, producție, depozit) pentru rezolvarea problemelor (avantaj).
Experiență în utilizarea eficientă a pachetului Microsoft Office (Excel, Word) (esențial).
Experiență în lucrul sub presiune și respectarea termenelor limită (esențial).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel avansat (esențial).
Cunoașterea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) – nivel utilizator mediu/avansat (esențial).
Utilizarea eficientă a programelor de procesare a textului (Word) – nivel utilizator (esențial).
Utilizarea avansată a foilor de calcul (Excel) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte (esențial).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor WMS (Warehouse Management System) – nivel utilizator (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) – nivel utilizator (avantaj).
Utilizarea programelor de scanare a codurilor de bare (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a documentelor PDF (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a programelor de comunicare online (e-mail, Skype, Teams) – nivel utilizator (esențial).
Cunoștințe de utilizare a programelor de arhivare electronică a documentelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a programelor de generare a etichetelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a programelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management Systems) (avantaj).
Utilizarea eficientă a funcțiilor de căutare și filtrare în programele informatice (esențial).
Abilitatea de a introduce date cu acuratețe și rapiditate (esențial).
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de validare a datelor (esențial).
Utilizarea eficientă a funcțiilor de formatare a datelor (esențial).
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de protecție a datelor (esențial).
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de recuperare a datelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de securitate a datelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de backup și restaurare a datelor (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Atenție sporită la detalii (esențial).
Capacitate de concentrare susținută (esențial).
Abilități de comunicare eficiente, atât verbale cât și scrise (esențial).
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită (esențial).
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă (esențial).
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a lua decizii rapide (esențial).
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări (esențial).
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona mai multe activități simultan (esențial).
Spirit de inițiativă și proactivitate (avantaj).
Abilitatea de a identifica și rezolva probleme (esențial).
Capacitate de a analiza informații și de a trage concluzii logice (esențial).
Abilitatea de a oferi feedback constructiv (avantaj).
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii (esențial).
Abilitatea de a lucra cu diverse tipuri de personalitate (avantaj).
Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor (esențial).
Abilitatea de a gestiona conflicte (avantaj).
Orientare către satisfacția clientului (avantaj).
Responsabilitate și seriozitate (esențial).
Etică profesională (esențial).
Abilitatea de a lucra sub presiune (esențial).

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente verificate corect pe zi, număr de erori identificate și corectate, timp mediu de procesare a unui document, grad de respectare a termenelor limită, număr de reclamații legate de documente expediate, număr de documente respinse din cauza erorilor, rata de acuratețe a datelor introduse, număr de documente procesate fără intervenția superiorilor, număr de documente verificate în conformitate cu procedurile interne, gradul de respectare a regulilor de securitate a datelor, număr de documente verificate în conformitate cu cerințele legale, număr de rapoarte generate la timp, număr de îmbunătățiri propuse pentru optimizarea procesului de verificare a documentelor, număr de documente procesate în conformitate cu specificațiile clientului, număr de documente verificate fără a depăși timpul alocat, număr de documente verificate în conformitate cu standardele de calitate, număr de documente procesate în conformitate cu politica companiei, număr de documente verificate cu o acuratețe de 100%, număr de documente verificate în timpul optim, număr de documente procesate fără a solicita asistență, număr de documente verificate în conformitate cu instrucțiunile de lucru.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea verificării datelor, respectarea procedurilor interne, conformitatea cu cerințele legale, calitatea interacțiunii cu departamentele interne, respectarea termenelor limită, gradul de înțelegere a documentelor de expediție, capacitatea de a identifica și raporta discrepanțe, respectarea standardelor de securitate a datelor, gradul de atenție la detalii, calitatea comunicării scrise, conformitatea cu politica companiei, respectarea instrucțiunilor de lucru, gradul de înțelegere a specificațiilor clientului, calitatea rapoartelor generate, respectarea regulilor de arhivare, gradul de înțelegere a fluxului de documente, conformitatea cu cerințele de calitate, respectarea regulilor de securitate a informațiilor, gradul de adaptabilitate la schimbări, conformitatea cu procedurile operaționale, respectarea termenelor de răspuns, gradul de inițiativă în identificarea problemelor, conformitatea cu politicile de confidențialitate, respectarea instrucțiunilor de lucru, gradul de profesionalism în interacțiune, conformitatea cu cerințele de raportare, respectarea regulilor de securitate a datelor, gradul de responsabilitate în gestionarea documentelor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea erorilor, atenție sporită la detalii, perseverență în rezolvarea problemelor, capacitate de concentrare susținută, respectarea termenelor limită, comunicare eficientă cu colegii, adaptabilitate la schimbări, rezolvarea problemelor în mod proactiv, gestionarea eficientă a timpului, colaborare cu alte departamente, gestionarea situațiilor de stres, respectarea confidențialității informațiilor, organizare și structurare a activităților, abilitatea de a lucra independent, gestionarea conflictelor, orientare către rezultate, capacitatea de a învăța rapid, adaptabilitate la cerințele legale, comunicare clară și concisă, respectarea procedurilor interne, gestionarea priorităților, inițiativă în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a lucra sub presiune, adaptabilitate la tehnologii noi, comunicare constructivă, gestionarea timpului, atenție la detalii, respectarea regulilor de securitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, monitor, tastatură, mouse, scaner, imprimantă, scanner portabil, software de gestionare a documentelor, software de editare a documentelor, sistem de arhivare electronică, software de verificare a conformității, dispozitiv de stocare extern, sistem de scanare OCR, instrumente de validare a datelor, aplicații de comunicare internă, software de securitate cibernetică, echipament de protecție a vederii, suport ergonomic pentru monitor, program de gestionare a sarcinilor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.