FIȘĂ DE POST SEF AGENTIE COLECTARE SI EXPEDITIE MARFURI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF AGENTIE COLECTARE SI EXPEDITIE MARFURI

1.2. Cod C.O.R.:432321

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii de departament (operațiuni, vânzări, financiar), agenții de expediție, dispeceri, personalul de depozit și echipa de vânzări pentru a asigura fluxul optim al mărfurilor și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu clienții (expeditori, destinatari), transportatori, autorități vamale, reprezentanți ai companiilor de asigurări și furnizori de servicii logistice pentru a gestiona eficient transporturile și a rezolva eventualele probleme.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Agenției de Colectare și Expediție Marfuri are responsabilitatea generală de a gestiona și coordona activitățile de colectare, sortare, depozitare și expediere a mărfurilor. Asigură optimizarea fluxurilor de lucru, respectarea termenelor limită și a standardelor de calitate, precum și gestionarea eficientă a resurselor umane și materiale. De asemenea, monitorizează indicatorii de performanță, identifică oportunități de îmbunătățire și asigură respectarea reglementărilor legale și a politicilor interne. Scopul principal este de a oferi servicii de logistică de cea mai bună calitate, contribuind la succesul companiei."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea activităților zilnice ale agenției, asigurând respectarea programului de colectare și livrare.
Gestionarea echipei de agenți de transport, dispeceri și personalul din depozit, prin stabilirea obiectivelor, evaluarea performanței și oferirea de suport.
Optimizarea rutelor de transport pentru a reduce costurile și a asigura livrările la timp, utilizând software specializat de optimizare.
Monitorizarea indicatorilor de performanță cheie (KPI), precum timpul de tranzit, rata de livrare la timp, costurile de transport și satisfacția clienților.
Gestionarea relațiilor cu clienții, inclusiv rezolvarea reclamațiilor și negocierea contractelor.
Supravegherea procesului de încărcare și descărcare a mărfurilor, asigurând respectarea procedurilor de siguranță și utilizarea corectă a echipamentelor.
Gestionarea stocului de paleți și alte materiale consumabile, optimizând consumul și minimizând pierderile.
Implementarea și respectarea procedurilor de control al calității, asigurând integritatea mărfurilor pe parcursul întregului proces logistic.
Elaborarea rapoartelor periodice privind activitatea agenției, inclusiv indicatori financiari și statistici de performanță.
Gestionarea bugetului agenției, controlând cheltuielile și identificând oportunități de reducere a costurilor.
Asigurarea conformității cu reglementările legale și cu politicile interne privind transportul, depozitarea și manipularea mărfurilor.
Implementarea și monitorizarea sistemelor de securitate pentru prevenirea furturilor și a deteriorărilor mărfurilor.
Analiza tendințelor pieței și identificarea oportunităților de dezvoltare a serviciilor oferite de agenție.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii auxiliare (reparații auto, întreținere depozit, etc.).
Participarea la negocieri cu clienții importanți și semnarea contractelor de servicii logistice.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare în domeniul transporturilor, logisticii, managementului operațiunilor sau economic.
Certificare în domeniul managementului lanțului de aprovizionare (Supply Chain Management) – constituie un avantaj.
Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de management al transporturilor (TMS) și a sistemelor de optimizare a rutelor.
Cunoștințe solide de utilizare a programelor Microsoft Office, în special Excel, pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
Cunoștințe despre legislația națională și europeană în domeniul transporturilor, vamă și fiscalitate.
Calificări profesionale în domeniul transporturilor (ex: avizier transport marfă, conducător auto profesionist) – constituie un avantaj.
Cursuri de formare în domeniul managementului de proiect și a leadershipului.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al depozitului (WMS).
Cunoștințe despre tehnicile de negociere și relaționare cu clienții.
Certificare în domeniul securității și protecției informațiilor – constituie un avantaj.
Cunoștințe despre principiile Lean Management și Six Sigma – constituie un avantaj.
Certificare în domeniul managementului riscului – constituie un avantaj.
Cunoștințe despre principiile de sustenabilitate în transporturi – constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 5 ani de experiență în domeniul transporturilor și logisticii.
Experiență demonstrabilă în managementul operațiunilor de transport și depozitare.
Experiență în conducerea unei echipe de minim 10 angajați.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al transporturilor (TMS) și a sistemelor de optimizare a rutelor.
Experiență în negocierea contractelor cu clienții și furnizorii.
Experiență în gestionarea bugetului și controlul costurilor.
Experiență în implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță cheie (KPI).
Experiență în rezolvarea problemelor și gestionarea situațiilor de criză în domeniul transporturilor.
Experiență în îmbunătățirea proceselor operaționale și reducerea costurilor.
Experiență în gestionarea relațiilor cu autoritățile de control și agențiile guvernamentale.
Experiență în implementarea și respectarea normelor de siguranță și securitate în transporturi.
Experiență în gestionarea documentelor de transport (AWB, CMR, TIR, etc.).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al depozitului (WMS).
Experiență în auditarea proceselor operaționale și identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Experiență în utilizarea tehnicilor de analiză a datelor pentru a lua decizii informate.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de management al transporturilor (TMS).
Cunoștințe solide de utilizare a programelor Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Abilități de programare în Excel (VBA, formule complexe) pentru analiza datelor.
Experiență în utilizarea sistemelor de optimizare a rutelor de transport.
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al depozitului (WMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a transporturilor (GPS, telematics).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de depozitare (stivuitoare, transpalete electrice).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de contabilitate (ex: SAP, Oracle).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a documentelor electronice (GED).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-commerce și integrare cu sistemele de transport.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de etichetare și ambalare.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor (firewall, antivirus).
Cunoștințe de operare a sistemelor de videoconferință și colaborare online.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de comunicare instantanee (ex: Slack, Microsoft Teams).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de scanare a codurilor de bare.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de gestionare a proiectelor (ex: Jira, Asana).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al relațiilor cu clienții (CRM).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de generare a rapoartelor și a prezentărilor.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare a imaginilor și a videoclipurilor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitatea de a motiva o echipă.
Abilități excelente de comunicare, atât orală, cât și scrisă.
Capacitate de a lua decizii în situații de presiune și incertitudine.
Orientare către rezultate și focus pe atingerea obiectivelor.
Abilități de negociere și rezolvare a conflictelor.
Gândire strategică și capacitatea de a anticipa tendințele pieței.
Abilități de planificare și organizare a activităților.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Orientare către client și abilitatea de a construi relații de încredere.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilități de delegare și monitorizare a performanței.
Capacitate de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
Abilități de a gestiona stresul și de a menține o atitudine pozitivă.
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a promova dezvoltarea profesională a echipei.
Abilități de a identifica și analiza problemele, propunând soluții eficiente.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și procese.
Abilități de a lucra independent și de a prelua inițiativa.
Capacitate de a construi și menține o rețea profesională solidă.
Abilități de a gestiona situații de criză și de a minimiza impactul negativ.
Abilități de a reprezenta compania în fața clienților și partenerilor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Volumul de marfă transportat (tone/lunar), Numărul de transporturi efectuate (pe zi/săptămână/lună), Gradul de utilizare a capacității de transport (%), Costul transportului pe tonă (lei/tonă), Timpul mediu de livrare (zile), Numărul de reclamații de la clienți (pe lună), Nivelul de satisfacție al clienților (scor/procent), Costul operațional al agenției (lei/lună), Profitabilitatea agenției (lei/lună), Numărul de noi clienți achiziționați (pe lună), Rata de retenție a clienților (%), Gradul de respectare a termenelor de livrare (%), Nivelul de acuratețe a documentelor de transport (%), Volumul de marfă gestionat prin depozit (tone/lună), Eficiența utilizării spațiului de depozitare (%), Nivelul de inventar (%), Costul de depozitare pe tonă (lei/tonă), Numărul de incidente de siguranță (pe an), Costul incidentelor de siguranță (lei/an), Numărul de angajați subordonați, Productivitatea angajaților (lei/angajat).
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale standard (SOP), Nivelul de conformitate cu reglementările legale (transporturi, vamă), Calitatea documentației de transport (completență, acuratețe), Eficiența comunicării cu clienții și partenerii, Gradul de rezolvare a problemelor întâmpinate în procesul de transport, Nivelul de satisfacție al angajaților, Calitatea relațiilor cu autoritățile locale și naționale, Nivelul de inovare în optimizarea proceselor de transport, Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a minimiza impactul negativ, Nivelul de implicare în dezvoltarea echipei și în îmbunătățirea competențelor, Respectarea termenelor de răspuns la solicitările clienților, Calitatea raportării și a analizelor privind performanța agenției, Nivelul de profesionalism și de etică în relațiile cu clienții și partenerii, Capacitatea de a identifica și de a implementa soluții pentru reducerea costurilor și îmbunătățirea eficienței, Nivelul de adaptabilitate la schimbările din piață și la noile tehnologii, Capacitatea de a reprezenta agenția în fața clienților și partenerilor, Nivelul de colaborare cu celelalte departamente din cadrul companiei, Respectarea politicilor interne privind siguranța și securitatea transporturilor, Nivelul de implicare în îmbunătățirea imaginii agenției pe piață.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către client, Inițiativă, Capacitate de delegare, Abilități de leadership, Rezolvarea problemelor, Comunicare eficientă, Lucru în echipă, Gestionarea timpului, Adaptabilitate, Gândire strategică, Abilități de negociere, Luare de decizii, Orientare către rezultate, Gestionarea conflictelor, Planificare și organizare, Abilități de analiză, Abilități de prezentare, Gestionarea stresului, Abilități de motivare, Capacitate de a învăța, Abilități de coaching, Capacitate de a influența, Abilități de networking, Abilități de gestionare a schimbărilor, Abilități de gestionare a riscurilor, Abilități de gestionare a performanței, Abilități de gestionare a proiectelor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, Software de management al transportului (TMS), Sistem de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), Aplicații de comunicare instantanee (ex: Microsoft Teams, Slack), Aplicații de videoconferință (ex: Zoom, Google Meet), Scanner de documente, Imprimantă multifuncțională, Telefon mobil/fix, Software de procesare a datelor (ex: Microsoft Excel, Google Sheets), Sistem de localizare a vehiculelor (GPS), Dispozitive de comunicare radio, Software de gestionare a depozitului (WMS), Software de optimizare a rutelor, Tableta grafică (pentru semnături electronice), Sistem de management al documentelor (DMS), Echipamente de protecție personală (EPP) – în anumite situații, Sistem de management al identității și accesului (IAM)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.