FIȘĂ DE POST IMPIEGAT REGISTRU MISCARE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:IMPIEGAT REGISTRU MISCARE

1.2. Cod C.O.R.:432306

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivistul șef, funcționari din alte departamente (juridic, financiar, resurse umane), personalul de securitate, superiorul direct pentru raportare și îndrumare.
Externe: Colaborează cu notarul public (în anumite situații), alte instituții publice (în scopul solicitării de informații), clienți (pentru clarificări sau preluare de documente).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Împuternicitul Registrului de Mișcare este responsabil cu primirea, verificarea și înregistrarea corectă a tuturor documentelor referitoare la mișcarea de bunuri și persoane. Asigură evidența exactă și completă a intrărilor și ieșirilor, respectând cu strictețe reglementările legale în vigoare. Colaborează cu alte departamente pentru a facilita procesul de înregistrare și oferă informații clare și concise către solicitanți. Scopul principal este menținerea unui registru actualizat și accesibil, garantând transparența și legalitatea operațiunilor."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Înregistrarea primară a datelor referitoare la mișcarea de bunuri și persoane, conform procedurilor stabilite.
Verificarea autenticității și a conformității documentelor prezentate (acte de transfer, declarații, avize, etc.).
Introducerea datelor în sistemul informatic de gestiune a registrului de mișcare, respectând parametrii definiți.
Gestionarea fluxului de documente, asigurând ordinea cronologică și accesibilitatea acestora.
Arhivarea documentelor în conformitate cu termenele legale și politicile interne.
Răspuns la solicitări de informații privind mișcarea de bunuri și persoane, în limitele legale.
Actualizarea periodică a registrului de mișcare, în urma modificărilor legislative sau procedurale.
Generarea de rapoarte statistice privind mișcarea de bunuri și persoane, la cerere.
Colaborarea cu alte departamente (juridic, financiar, tehnic) pentru clarificarea aspectelor legate de înregistrare.
Asigurarea confidențialității datelor înregistrate, respectând reglementările privind protecția informațiilor.
Controlul accesului la registrul de mișcare, conform procedurilor de securitate.
Identificarea și raportarea eventualelor discrepanțe sau erori în datele înregistrate.
Participarea la inventarieri periodice ale registrului de mișcare.
Aplicarea corectă a timbrilor fiscali și a altor taxe aferente înregistrărilor.
Verificarea respectării termenelor legale pentru depunerea documentelor referitoare la mișcare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea economică sau tehnică.
Absolvire de cursuri de specializare în domeniul registraturii și arhivării.
Cunoștințe de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor informatice de gestiune a documentelor (GIS).
Cunoștințe de legislație specifică domeniului registraturii și arhivării (Legea 161/2000, HG nr. 416/1993).
Cunoștințe de contabilitate de bază (în cazul registrului de mișcare a bunurilor).
Cunoștințe de termeni și proceduri specifice domeniului în care funcționează registrul (ex: transporturi, construcții, etc.).
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul gestiunii informațiilor (opțional).
Cunoștințe de limba engleză (nivel minim: citire) – în cazul documentelor cu specific internațional.
Experiență în lucrul cu documente și înregistrarea acestora (avantaj).
Abilități de comunicare și relaționare, pentru a interacționa cu solicitanții și cu alte departamente.
Aptitudini de organizare și planificare, pentru a gestiona fluxul de documente în mod eficient.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în lucrul cu documente și înregistrarea acestora.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de gestiune a documentelor (GIS) – avantaj.
Experiență în lucrul cu registre și evidențe de mișcare – avantaj.
Experiență în domeniul arhivării și al gestionării informațiilor – avantaj.
Experiență în lucrul cu formulare și documente specifice domeniului în care funcționează registrul (ex: transport, construcții) – avantaj.
Experiență în interacțiunea cu publicul și în furnizarea de informații – avantaj.
Experiență în lucrul cu sisteme de timbru fiscal și taxe aferente – avantaj.
Experiență în lucrul cu termene legale și proceduri specifice – avantaj.
Experiență în lucrul cu informații confidențiale și respectarea procedurilor de securitate – esențială.
Experiență în lucrul cu sisteme de control al accesului – avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe avansate de operare a calculatorului și a sistemelor de operare Windows.
Utilizare eficientă a sistemelor informatice de gestiune a documentelor (GIS) – obligatoriu.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a instrumentelor de interogare (SQL) – avantaj.
Utilizare a scanerelor și a echipamentelor de imprimare.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a imaginilor (pentru scanare și procesare documente) – avantaj.
Utilizare a echipamentelor de protecție a datelor (ex: criptare, firewall) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și restaurare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare și analiză a datelor.
Utilizare a programelor de contabilitate (în cazul registrului de mișcare a bunurilor).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de timbru fiscal și a programelor aferente.
Utilizare a sistemelor de control al accesului și a programelor asociate.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință – avantaj.
Utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace) – avantaj.
Cunoștințe de programare (ex: VBA, Python) – avantaj.
Utilizare a sistemelor de gestionare a proiectelor – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-learning – avantaj.
Utilizare a sistemelor de gestionare a resurselor umane (HRIS) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de Business Intelligence (BI) – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Orientare către detalii și acuratețe în lucrul cu documente.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Orientare către client și capacitate de a oferi servicii de calitate.
Abilități de negociere și de persuasiune.
Capacitate de a lucra independent și de a iniția proiecte.
Abilități de gestionare a timpului și de prioritizare a sarcinilor.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile utilizatorilor.
Abilități de a construi și menține relații profesionale.
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Abilități de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a menține calmul.
Abilități de a demonstra empatie și de a înțelege perspectivele altora.
Capacitate de a respecta confidențialitatea informațiilor.
Abilități de a demonstra profesionalism și etică în muncă.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente înregistrate corect pe zi, numărul de documente procesate în termenul legal, numărul de erori în înregistrarea datelor, numărul de reclamații din partea utilizatorilor, timpul mediu de procesare a unui document, numărul de documente scanate și arhivate, numărul de interogări răspunse corect, numărul de documente recuperate rapid din arhivă, gradul de respectare a procedurilor interne, numărul de audituri trecute cu succes, numărul de documente clasificate corect, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de documente completate integral, numărul de documente expediate în termen, numărul de documente returnate din cauza de erori, numărul de documente transferate către alte departamente, numărul de documente distruse conform procedurilor, numărul de documente accesate de utilizatori autorizați, numărul de documente arhivate electronic, numărul de documente recuperate din backup.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de lucru standard, acuratețea datelor înregistrate, corectitudinea clasificării documentelor, completitudinea documentelor înregistrate, respectarea termenelor de înregistrare, claritatea și lizibilitatea înregistrărilor, respectarea confidențialității datelor, gradul de satisfacție al utilizatorilor, respectarea normelor de protecție a datelor, respectarea politicilor de securitate a informațiilor, calitatea scanărilor și a imaginilor, coerența informațiilor înregistrate, respectarea legislației în vigoare, gradul de inițiativă în identificarea și corectarea erorilor, gradul de colaborare cu alte departamente, profesionalismul în interacțiunea cu utilizatorii, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor de lucru, respectarea instrucțiunilor supervizorului, capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, gradul de atenție la detalii.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, responsabilitate, adaptabilitate, comunicare, organizare, colaborare, rezolvare de probleme, orientare către rezultate, gestionarea timpului, respectarea termenelor limită, profesionalism, etică în muncă, perseverență, capacitate de învățare, gestionarea stresului, flexibilitate, orientare către client, gestionarea conflictelor, capacitate de a lucra independent.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, scaner, imprimantă, copiator, arhivator, software de gestiune a documentelor, sistem de scanare electronică, echipamente de arhivare (cutii, dosare), software de procesare a textului, software de creare a tabelelor de lucru, sistem de stocare electronică, echipamente de protecție a datelor (parole, criptare), dispozitiv de scanare a codurilor de bare, sistem de management al identității și accesului, aplicații de comunicare internă, echipamente de protecție a vederii, suporturi ergonomice pentru monitor și tastatură..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.