FIȘĂ DE POST FUNCTIONAR INFORMATII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:FUNCTIONAR INFORMATII

1.2. Cod C.O.R.:432302

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu superiorul direct pentru raportare și instruire, cu funcționari din alte departamente pentru schimbul de informații, cu personalul de arhivă pentru depozitarea documentelor, cu specialiști IT pentru suport tehnic și cu personalul administrativ pentru aspecte logistice.
Externe: Colaborează cu furnizori de servicii de arhivare, cu instituții publice pentru solicitarea de informații, cu clienți/cetățeni pentru furnizarea de servicii de informare și cu parteneri externi pentru proiecte specifice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Funcționarul Informații are rolul de a oferi informații corecte și complete către publicul larg, atât verbal, cât și în scris. Activitatea sa presupune răspunsul la întrebări, furnizarea de documente și îndrumarea către resursele necesare. De asemenea, asigură o primă relație de contact între instituție și cetățeni, contribuind la crearea unei imagini pozitive și la facilitarea accesului la serviciile publice. Păstrarea confidențialității și respectarea procedurilor interne sunt esențiale în această funcție."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Primirea, înregistrarea și evidențierea cererilor, reclamațiilor și sugestiilor adresate instituției.
- Răspunsul la întrebările publicului, atât prin mijloace telefonice, cât și față în față, oferind informații precise și concise.
- Gestionarea fluxului de documente, inclusiv scanarea, arhivarea și distribuirea acestora conform procedurilor interne.
- Verificarea autenticității documentelor prezentate de public și îndrumarea către departamentele competente pentru verificări suplimentare.
- Asigurarea primirii și distribuirii corespondenței, atât interne, cât și externe.
- Operarea sistemelor informatice specifice activității de evidență și arhivare a informațiilor.
- Întocmirea de copii ale documentelor, respectând cerințele legale privind autentificarea.
- Asigurarea fluxului de informații între departamentele instituției, în vederea răspunsului la solicitările publicului.
- Întocmirea de rapoarte statistice privind volumul de activitate desfășurat.
- Gestionarea bazei de date cu informații publice, asigurând acuratețea și actualizarea datelor.
- Orientarea vizitatorilor și a persoanelor interesate către departamentele sau serviciile relevante.
- Asigurarea respectării normelor de etichetă și a regulilor de conduită în relația cu publicul.
- Redactarea de corespondență oficială, în conformitate cu modelul instituției.
- Monitorizarea și actualizarea informațiilor de pe site-ul instituției, în limita competențelor.
- Participarea la inventarierea documentelor și a materialelor de arhivă.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Studii medii de nivel superior, corespunzătoare studiilor postliceale.
- Diplomă de bacalaureat.
- Absolvirea unui curs de specializare în domeniul informării și documentării, constituie un avantaj.
- Certificat de absolvire a unui curs de operare pe calculator, nivel utilizator.
- Cunoștințe de operare a programelor de editare text și foi de calcul (Microsoft Office sau echivalente).
- Cunoștințe de utilizare a internetului și a motoarelor de căutare.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică, constituie un avantaj.
- Cunoștințe de limbi străine, în măsura necesităților specifice ale instituției, constituie un avantaj.
- Capacitate de adaptare la utilizarea de noi tehnologii și programe informatice.
- Abilități de comunicare eficiente, atât verbale, cât și scrise.

5.2. Experiență Profesională:

- Nu se solicită experiență profesională specifică.
- Experiența în activități de relații cu publicul, constituie un avantaj.
- Experiența în gestionarea fluxurilor de documente și arhivare, constituie un avantaj.
- Experiența în utilizarea sistemelor informatice de evidență și arhivare, constituie un avantaj.
- Experiența în activități de secretariat sau de asistență administrativă, constituie un avantaj.
- Familiarizarea cu procedurile administrative și legislative, constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare sistem de operare Windows.
- Cunoștințe avansate de operare Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Cunoștințe de utilizare a motoarelor de căutare (Google, Bing).
- Cunoștințe de utilizare a programelor de scanare și procesare imagini.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică (de preferință, specifice instituției).
- Cunoștințe de utilizare a programelor de editare text și corectură gramaticală.
- Cunoștințe de utilizare a programelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Skype).
- Cunoștințe de utilizare a programelor de gestionare a bazei de date (ex: Acces), constituie un avantaj.
- Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate, constituie un avantaj.
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor web și a platformelor online.
- Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
- Capacitatea de a utiliza și interpreta date din tabele și grafice.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și restaurare a datelor.
- Capacitatea de a crea și gestiona documente digitale.
- Cunoștințe de utilizare a programelor de criptare și securitate a datelor, constituie un avantaj.
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de colaborare online (ex: Google Workspace), constituie un avantaj.
- Capacitatea de a diagnostica și rezolva probleme tehnice minore legate de echipamentele de birou.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS), constituie un avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
- Capacitatea de a gestiona eficient timpul și prioritățile.
- Atenție sporită la detalii și acuratețe.
- Capacitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
- Abilitatea de a rezolva probleme și de a lua decizii în limitele competențelor.
- Capacitatea de a se adapta rapid la schimbări și de a învăța lucruri noi.
- Abilități de relaționare interpersonală și diplomație.
- Capacitatea de a gestiona situații de stres și de a menține calmul sub presiune.
- Abilități de organizare și planificare.
- Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile utilizatorilor.
- Abilitatea de a oferi suport și asistență clienților/utilizatorilor.
- Capacitatea de a menține confidențialitatea informațiilor.
- Abilități de negociere și persuasiune.
- Capacitatea de a lucra cu diverse tipuri de personalități.
- Abilitatea de a oferi feedback constructiv.
- Capacitatea de a respecta termene limită.
- Abilități de rezolvare a conflictelor.
- Capacitatea de a fi proactiv și de a anticipa probleme.
- Abilitatea de a iniția și de a implementa îmbunătățiri.
- Abilitatea de a lucra cu un volum mare de informații.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect pe zi, Numărul de solicitări de informații rezolvate în termenul stabilit, Gradul de acuratețe a datelor introduse, Timpul mediu de răspuns la solicitări, Nivelul de satisfacție al utilizatorilor/clienților, Numărul de erori/incidente raportate, Respectarea procedurilor și regulamentelor interne, Gradul de utilizare a sistemelor informatice, Nivelul de respectare a termenelor limită, Numărul de documente arhivare corect realizate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea confidențialității informațiilor, Aplicarea corectă a procedurilor interne, Calitatea comunicării cu utilizatorii, Acordarea suportului adecvat utilizatorilor, Respectarea termenelor de răspuns, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, Aplicarea corectă a clasificărilor documentelor, Capacitatea de a identifica și raporta probleme, Calitatea documentelor generate, Respectarea standardelor de arhivare, Capacitatea de a oferi informații precise și complete, Capacitatea de a menține un nivel adecvat de organizare, Respectarea politicilor de securitate a informațiilor, Capacitatea de a lucra eficient sub presiune, Respectarea eticii profesionale, Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la schimbări, Calitatea interacțiunilor cu colegii, Respectarea regulilor de redactare a documentelor, Capacitatea de a oferi soluții adecvate problemelor întâmpinate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Adaptabilitate, Orientare către detalii, Abilități de comunicare, Lucru în echipă, Gestionarea timpului, Rezolvarea problemelor, Orientare către client, Capacitate de analiză, Gestionarea stresului, Responsabilitate, Proactivitate, Capacitate de organizare, Flexibilitate, Abilități de negociere, Capacitate de învățare, Abilități de persuasiune, Etică profesională, Abilități de colaborare, Capacitate de luare a deciziilor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, Imprimantă, Scaner, Copiator, Telefon, Software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), Software de calcul tabelar (Microsoft Excel sau echivalent), Sistem de arhivare electronică, Software de gestionare a documentelor, Sistem de operare (Windows, Linux, macOS), Dispozitive de stocare externă (USB, hard disk extern), Aplicații de comunicare (e-mail, mesagerie instantanee), Sistem de management al bazei de date, Aplicații de securitate cibernetică, Software de videoconferință, Dispozitive de protecție a vederii, Tastatură ergonomică, Mouse ergonomic..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.