FIȘĂ DE POST AGENT TRANSPORTURI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT TRANSPORTURI

1.2. Cod C.O.R.:432301

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul de vânzări pentru identificarea oportunităților de transport, cu departamentul financiar pentru gestionarea facturilor și plăților, cu departamentul de achiziții pentru selecția transportatorilor, cu echipa de dispecerat pentru coordonarea livrărilor, cu departamentul tehnic pentru suportul IT. Externe: Colaborează cu transportatorii pentru negocierea tarifelor și asigurarea capacității, cu clienții pentru gestionarea cerințelor de transport, cu furnizorii de servicii logistice, cu autoritățile de reglementare a transporturilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Agentul de transport asigură gestionarea eficientă a fluxurilor de mărfuri, coordonând transportul rutier, feroviar sau maritim. Responsabilitățile includ planificarea itinerariilor, negocierea tarifelor cu transportatorii, monitorizarea încărcăturilor, rezolvarea problemelor întâmpinate pe parcursul transportului și asigurarea respectării termenelor limită. Agentul de transport colaborează cu clienții, furnizorii și autoritățile competente, având ca scop principal optimizarea costurilor și asigurarea livrărilor la timp, în condiții de siguranță. O atenție deosebită este acordată documentației de transport și respectarea reglementărilor în vigoare.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxurilor de mărfuri pe diverse modalități de transport.
Planificarea optimă a rutelor de transport, ținând cont de factori precum distanță, trafic și costuri.
Negocierea tarifelor de transport cu transportatorii, obținerea celor mai avantajoase oferte.
Emiterea și verificarea documentelor de transport (AWB, CMR, conosamente, etc.).
Monitorizarea încărcăturilor pe parcursul transportului, utilizând sisteme de urmărire.
Gestionarea documentelor vamale și a formalităților necesare.
Coordonarea cu depozitele și terminalele pentru încărcare și descărcare.
Comunicarea eficientă cu clienții, furnizorii și transportatorii.
Identificarea și rezolvarea problemelor întâmpinate în timpul transportului (întârzieri, avarii, etc.).
Verificarea conformității încărcăturilor cu reglementările în vigoare.
Gestionarea reclamațiilor clienților legate de transport.
Actualizarea constantă a informațiilor despre tarifele de transport și reglementările în domeniu.
Elaborarea de rapoarte privind activitatea de transport.
Optimizarea costurilor de transport prin identificarea de soluții alternative.
Gestionarea situațiilor de urgență și a incidentelor legate de transport.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea transporturi sau economic.
Calificare profesională în domeniul transporturilor (ex: agent de transport marfă, operator logistic).
Cunoștințe solide de legislație în domeniul transporturilor (CMR, AWB, TIR).
Cunoștințe de operare a sistemelor informatice utilizate în domeniul transporturilor (TMS, ERP).
Cunoștințe de limbi străine (engleză – obligatoriu, germană sau franceză – constituie avantaj).
Certificat de formare profesională în domeniul transporturilor (opțional).
Cunoștințe de contabilitate și finanțe (constituie avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de comunicare (e-mail, telefon, videoconferință).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de localizare GPS.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor din domeniul transporturilor (opțional).
Cunoștințe despre procedurile vamale și documentația aferentă (pentru transporturi internaționale).
Cunoștințe despre tehnicile de negociere și managementul relațiilor cu clienții și furnizorii.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în domeniul transporturilor, preferabil în roluri similare.
Experiență în gestionarea documentelor de transport (CMR, AWB, TIR).
Experiență în negocierea tarifelor de transport cu transportatorii.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de management al transporturilor (TMS).
Experiență în rezolvarea problemelor întâmpinate în timpul transportului (întârzieri, avarii).
Experiență în comunicarea cu clienții, furnizorii și transportatorii.
Experiență în gestionarea reclamațiilor clienților legate de transport.
Experiență în monitorizarea încărcăturilor și urmărirea fluxurilor de mărfuri.
Experiență în gestionarea documentelor vamale și a formalităților aferente (pentru transporturi internaționale).
Experiență în analiza costurilor de transport și identificarea de soluții de optimizare.
Experiență în utilizarea aplicațiilor GPS și a instrumentelor de localizare.
Experiență în raportarea activității de transport și elaborarea de rapoarte statistice.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și a incidentelor legate de transport.
Experiență în lucrul cu sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) - constituie avantaj.
Experiență în domeniul comerțului internațional - constituie avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel avansat.
Cunoașterea și utilizarea eficientă a sistemelor de management al transporturilor (TMS).
Utilizarea aplicațiilor de procesare a textelor (Microsoft Word, Google Docs).
Utilizarea aplicațiilor de calcul tabelar (Microsoft Excel, Google Sheets).
Utilizarea aplicațiilor de prezentare (Microsoft PowerPoint, Google Slides).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de e-mail (Microsoft Outlook, Gmail).
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams).
Cunoașterea și utilizarea aplicațiilor de navigare GPS.
Utilizarea aplicațiilor de localizare a vehiculelor și monitorizarea în timp real.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al depozitului (WMS) – constituie avantaj.
Utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) – constituie avantaj.
Cunoașterea și utilizarea platformelor de e-commerce – constituie avantaj.
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor din domeniul transporturilor (ex: Power BI, Tableau) – constituie avantaj.
Cunoașterea și utilizarea aplicațiilor de scanare a documentelor.
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a documentelor electronice (EDM).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al calității (ISO).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a riscurilor în transport.
Cunoașterea și utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Slack, Microsoft Planner).
Utilizarea aplicațiilor de criptare a datelor și securitate cibernetică.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al identității și accesului (IAM).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către client și abilitatea de a construi relații de încredere.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor în situații de urgență.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date și informații.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Abilități de organizare și planificare.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilități de ascultare activă și empatie.
Capacitate de a oferi feedback constructiv.
Abilități de leadership și motivare a echipei.
Gândire critică și atenție la detalii.
Inițiativă și dorință de a învăța lucruri noi.
Abilitatea de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.
Abilități de prezentare și de a convinge.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de transporturi gestionate lunar, volumul de mărfuri transportate, gradul de satisfacție a clienților, numărul de reclamații soluționate, timpul mediu de răspuns la solicitări, reducerea costurilor de transport, respectarea termenelor de livrare, numărul de transporturi efectuate fără întârzieri, numărul de transporturi efectuate fără avarii, gradul de utilizare a sistemului TMS, numărul de transporturi negociate cu succes, creșterea volumului de transporturi, reducerea numărului de erori în documentație, creșterea gradului de utilizare a aplicațiilor de urmărire, numărul de parteneri noi atrași, îmbunătățirea eficienței operaționale, reducerea timpului de procesare a documentelor, creșterea gradului de respectare a procedurilor interne, îmbunătățirea indicatorilor de performanță a transportatorilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de operare standard (SOP), calitatea documentației de transport, acuratețea datelor introduse în sistemele informatice, corectitudinea comunicării cu clienții și partenerii, gradul de respectare a termenelor de răspuns la solicitări, calitatea relațiilor cu transportatorii, profesionalismul în gestionarea situațiilor de urgență, respectarea normelor de siguranță în transport, conformitatea cu legislația în vigoare, eficiența în rezolvarea problemelor, acuratețea în planificarea rutelor, calitatea informațiilor furnizate clienților, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, profesionalismul în gestionarea reclamațiilor, calitatea raportărilor, respectarea confidențialității datelor, adaptabilitatea la schimbările din piață, capacitatea de a construi relații de încredere, calitatea colaborării cu alte departamente.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea soluțiilor optime pentru transport, capacitate de negociere cu transportatorii pentru obținerea tarifelor avantajoase, proactivitate în rezolvarea problemelor întâmpinate în procesul de transport, atenție sporită la detalii în verificarea documentelor de transport, perseverență în urmărirea livrărilor până la destinație, flexibilitate în adaptarea la cerințele specifice ale clienților, abilitatea de a lucra sub presiune și în respectarea termenelor limită, comunicare eficientă și clară cu toate părțile implicate, capacitate de a gestiona situații neprevăzute și de a lua decizii rapide, orientare către rezultate și îmbunătățirea continuă a performanței, abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă, responsabilitate în gestionarea resurselor alocate, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, atitudine pozitivă și orientată către client, abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a accepta feedback.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, telefon, imprimantă, scaner, sistem de management al transporturilor (TMS), aplicații de urmărire a transporturilor, software de gestionare a documentelor, calculator de marcat, fax, cititor de coduri de bare, terminal de plată, sistem de arhivare electronică, GPS, aplicații mobile pentru comunicare și coordonare, software de contabilitate (pentru facturare și încasări), stație de încărcare pentru dispozitive mobile, software de optimizare a rutelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.