FIȘĂ DE POST LOGISTICIAN RESPONSABIL COMENZI
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:LOGISTICIAN RESPONSABIL COMENZI
1.2. Cod C.O.R.:432114
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu departamentul de vânzări pentru a gestiona fluxul comenzilor, cu echipa de depozit pentru asigurarea livrării, cu departamentul financiar pentru facturare și plăți, cu echipa IT pentru suport tehnic și optimizarea sistemelor. Externe: Colaborează cu transportatori pentru organizarea livrărilor, cu furnizori pentru gestionarea stocurilor, cu clienți pentru rezolvarea problemelor legate de comenzi și livrări, cu agenții de curierat.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
„Logisticianul responsabil cu comenzile asigură gestionarea eficientă a fluxului de mărfuri, de la primirea comenzilor până la livrarea acestora către clienți. Responsabilitățile includ procesarea comenzilor, verificarea disponibilității produselor, coordonarea transportului, monitorizarea stocurilor și rezolvarea problemelor legate de livrare. Scopul principal este optimizarea proceselor logistice, asigurarea respectării termenelor de livrare și menținerea unei comunicări eficiente cu furnizorii și clienții, contribuind la satisfacerea cerințelor acestora și la buna funcționare a activității companiei.”
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
- Primirea și înregistrarea comenzilor clienților în sistemul ERP, verificând acuratețea datelor și respectarea condițiilor contractuale.
- Analiza și validarea comenzilor, identificând eventuale discrepanțe sau probleme de disponibilitate a produselor.
- Gestionarea fluxului de informații între departamentele Vânzări, Producție/Achiziții și Depozit.
- Planificarea și optimizarea rutelor de transport, ținând cont de constrângerile de timp, costuri și resurse.
- Monitorizarea stocurilor de materiale și produse finite, identificând necesitățile de reaprovizionare și evitând situațiile de lipsă sau excedent.
- Generarea de rapoarte privind evoluția comenzilor, stocurilor și performanței livrărilor.
- Colaborarea cu transportatorii pentru a asigura livrările în condiții optime și în termenele stabilite.
- Rezolvarea problemelor legate de livrare, cum ar fi întârzieri, deteriorări sau livrări incomplete.
- Verificarea documentelor de transport (avize, facturi, etc.) și asigurarea conformității cu reglementările legale.
- Gestionarea retururilor de produse și asigurarea procesării corecte a acestora.
- Actualizarea constantă a informațiilor despre produse și prețuri în sistemul ERP.
- Coordonarea activităților de picking și ambalare în depozit.
- Analiza indicatorilor de performanță a procesului logistic (lead time, costuri de transport, acuratețea livrărilor) și propunerea de măsuri de îmbunătățire.
- Gestionarea documentelor aferente comenzilor și transporturilor (contracte, oferte, declarații vamale, etc.).
- Participarea la inventarieri și reconcilieri de stocuri.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
- Studii medii complete, preferabil studii tehnice (ex: profil logistic, economic, transporturi).
- Absolvirea unui curs de specializare în domeniul logisticii și/sau managementului comenzilor constituie un avantaj.
- Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a sistemelor ERP (ex: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) – reprezintă un plus.
- Cunoștințe solide de operare a unui calculator (MS Office, în special Excel).
- Cunoștințe de limba engleză (nivel minim: conversațional) – pentru comunicarea cu furnizorii internaționali.
- Cunoștințe de bază în domeniul transporturilor (tipuri de transport, documente necesare, reglementări vamale).
- Cunoștințe despre principiile și tehnicile de gestionare a stocurilor (FIFO, LIFO, ABC).
- Cunoștințe despre indicatorii de performanță ai proceselor logistice (lead time, costuri de transport, acuratețea livrărilor).
- Capacitatea de a analiza date și de a genera rapoarte.
- Abilități de comunicare și negociere.
- Capacitatea de a lucra în echipă și de a gestiona situații de conflict.
- Atenție la detalii și capacitate de a respecta termene limită.
- Cunoștințe de contabilitate de gestiune constituie un avantaj.
- Experiență anterioară în domeniul logisticii sau transporturilor reprezintă un avantaj.
- Certificare în domeniul logisticii (ex: APICS, CSCP) – constituie un avantaj competitiv.
5.2. Experiență Profesională:
- Experiență minimă de 1-2 ani în domeniul logisticii, preferabil în gestionarea comenzilor.
- Experiență în utilizarea sistemelor ERP (ex: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) pentru procesarea comenzilor și gestionarea stocurilor.
- Experiență în coordonarea activităților de transport și distribuție, inclusiv negocierea cu transportatorii.
- Experiență în gestionarea documentelor aferente comenzilor și transporturilor (avize, facturi, declarații vamale).
- Experiență în analiza datelor logistice și generarea de rapoarte privind performanța livrărilor.
- Experiență în rezolvarea problemelor legate de livrare (întârzieri, deteriorări, livrări incomplete).
- Experiență în gestionarea retururilor de produse și asigurarea procesării corecte a acestora.
- Experiență în inventarieri și reconcilieri de stocuri.
- Experiență în utilizarea eficientă a instrumentelor MS Office (Excel, Word, Outlook).
- Experiență în comunicarea cu clienții și furnizorii, atât verbal cât și în scris.
- Experiență în lucrul cu indicatori de performanță cheie (KPI) pentru optimizarea proceselor logistice.
- Experiență în identificarea și implementarea de soluții pentru îmbunătățirea eficienței operaționale.
- Experiență în gestionarea documentelor electronice și a fluxurilor de date.
- Experiență în lucrul cu sisteme de management al depozitului (WMS) constituie un avantaj.
- Experiență în domeniul comerțului electronic reprezintă un avantaj.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
- Operare PC – nivel avansat (Windows, MS Office).
- Cunoașterea și operarea eficientă a sistemelor ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) – nivel utilizator.
- Utilizarea avansată a Excel (funcții, tabele pivot, grafice) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
- Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al depozitului (WMS).
- Utilizarea eficientă a sistemelor de management al transporturilor (TMS).
- Cunoașterea și utilizarea platformelor de comerț electronic (ex: Magento, Shopify).
- Utilizarea software-urilor de optimizare a rutelor de transport.
- Cunoașterea și utilizarea sistemelor de urmărire a transporturilor (tracking).
- Utilizarea software-urilor de creare și editare a documentelor (Word, PDF).
- Utilizarea eficientă a aplicațiilor de comunicare online (ex: Skype, Teams).
- Cunoașterea și utilizarea sistemelor de scanare a codurilor de bare.
- Utilizarea software-urilor de analiză statistică a datelor logistice.
- Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al documentelor electronice (DMS).
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de Business Intelligence (BI) pentru vizualizarea datelor.
- Cunoașterea și utilizarea aplicațiilor de geolocalizare (GPS).
- Utilizarea software-urilor de automatizare a proceselor (RPA).
- Cunoașterea și utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace).
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: Jira, Trello).
- Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
- Utilizarea software-urilor de criptare a datelor și securitate cibernetică.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
- Abilitatea de a gestiona eficient timpul și prioritizarea sarcinilor.
- Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
- Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
- Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
- Abilitatea de a rezolva probleme și de a lua decizii în mod autonom.
- Orientare către rezultate și atenție la detalii.
- Abilitatea de a negocia și de a gestiona conflicte.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
- Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
- Abilitatea de a analiza informații și de a trage concluzii logice.
- Orientare către client și abilitatea de a oferi suport.
- Abilitatea de a gestiona situații de urgență și de a găsi soluții rapide.
- Capacitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilități.
- Abilitatea de a construi și menține relații profesionale.
- Orientare către îmbunătățirea continuă și propunerea de soluții inovatoare.
- Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
- Abilitatea de a gestiona eficient informațiile confidențiale.
- Orientare către siguranță și respectarea procedurilor.
- Capacitatea de a lucra cu persoane din culturi diferite.
- Abilitatea de a anticipa probleme și de a preveni apariția lor.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de comenzi procesate corect pe zi, Timp mediu de procesare a unei comenzi, Rata de acuratețe a datelor introduse în sistem, Număr de comenzi livrate la timp, Costul transportului pe comandă, Numărul de reclamații legate de livrare, Rata de utilizare a capacității de depozitare, Valoarea stocului gestionat, Rata de rotație a stocului, Nivelul de satisfacție al clienților cu procesul de livrare, Numărul de erori de expediție, Timpul mediu de răspuns la solicitările clienților, Costul de manipulare a unei comenzi, Nivelul de respectare a procedurilor de siguranță, Rata de returnare a produselor, Nivelul de utilizare a sistemelor informatice, Reducerea costurilor de transport, Îmbunătățirea eficienței procesului de livrare, Diminuarea timpului de procesare a comenzilor, Creșterea gradului de satisfacție al angajaților.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de lucru, Acuratețea datelor introduse, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, Eficiența comunicării cu clienții, Colaborare eficientă cu alte departamente, Respectarea termenelor limită, Capacitatea de a identifica și corecta erori, Capacitatea de a optimiza procesele de lucru, Nivelul de cunoștințe despre produsele gestionate, Capacitatea de a propune soluții de îmbunătățire, Adaptabilitatea la schimbări, Respectarea politicilor de confidențialitate, Capacitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Nivelul de atenție la detalii, Capacitatea de a oferi suport colegilor, Respectarea standardelor de calitate, Capacitatea de a gestiona reclamații, Abilitatea de a rezolva probleme, Capacitatea de a învăța continuu.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Orientare spre soluții, Abilitatea de a lucra în echipă, Capacitatea de a lua decizii, Abilitatea de a gestiona conflicte, Flexibilitate, Adaptabilitate, Reziliență, Persistență, Atenție la detalii, Abilitatea de a prioritiza, Organizare, Comunicare eficientă, Abilitatea de a gestiona timpul, Abilitatea de a lucra sub presiune, Orientare către client, Responsabilitate, Proactivitate, Abilitatea de a învăța, Abilitatea de a se adapta la schimbări.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Monitor, Tastatură, Mouse, Scaner de coduri de bare, Imprimantă, Sistem de management al depozitului (WMS), Sistem de gestionare a transportului (TMS), Software de procesare a comenzilor, Aplicații de comunicare (e-mail, chat), Telefon, Aplicații de gestionare a inventarului, Software de contabilitate, Aplicații de raportare, Dispozitiv de stocare extern (USB), Software de optimizare a rutelor, Software de etichetare, Scanner portabil, Tableta..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.