FIȘĂ DE POST RECEPTIONER-DISTRIBUITOR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:RECEPTIONER-DISTRIBUITOR

1.2. Cod C.O.R.:432113

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele administrative, resurse umane, financiar-contabil, comercial și tehnic pentru direcționarea corespondenței și a solicitărilor. Asigură fluxul informațional cu echipa de management. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii (curierat, telecomunicații), clienți și vizitatori, parteneri de afaceri și alte entități externe pentru gestionarea fluxului de informații și a relațiilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"RECEPTIONER-DISTRIBUITORUL asigură primirea și înregistrarea corespondenței, a vizitatorilor și a apelurilor telefonice, oferind informații și direcționând solicitările către departamentele corespunzătoare. De asemenea, este responsabil pentru distribuirea eficientă a materialelor promoționale, a documentelor și a altor tipărituri, conform instrucțiunilor primite. Postul implică gestionarea fluxului de informații, menținerea unei imagini profesionale și asigurarea unei comunicări clare și politicoase cu vizitatorii și clienții. Se așteaptă o atitudine amabilă, o bună organizare și cunoștințe de operare a echipamentelor de birou."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

* Gestionarea fluxului de corespondență primită și expediată, inclusiv sortarea, înregistrarea și distribuirea documentelor.
* Primirea, înregistrarea și direcționarea apelurilor telefonice către departamentele relevante, asigurând o comunicare eficientă.
* Întâmpinarea și înregistrarea vizitatorilor, oferind informații și direcționându-i către interlocutorii corespunzători.
* Gestionarea registrului de vizitatori și actualizarea bazei de date cu informațiile relevante.
* Distribuirea materialelor promoționale, a pliurilor și a altor tipărituri conform planului de comunicare.
* Monitorizarea și actualizarea sistemului de mesagerie vocală.
* Asigurarea curățeniei și ordinii în zona de recepție.
* Gestionarea și monitorizarea stocurilor de materiale de birou din zona de recepție.
* Centralizarea și distribuirea mesajelor interne către angajați.
* Asigurarea funcționării corecte a echipamentelor de birou din zona de recepție (copiator, imprimantă, fax).
* Gestionarea coletei și a expedierilor, înregistrarea intrărilor și ieșirilor.
* Oferirea de informații de bază clienților și vizitatorilor, reprezentând o primă interfață cu organizația.
* Verificarea și actualizarea informațiilor de contact din agendă și alte registre.
* Asigurarea respectării procedurilor de securitate și acces în incintă.
* Suport administrativ punctual pentru alte departamente, la cerere."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

* Studii medii (liceu), preferabil studii superioare (economice, administrative) - constituie un avantaj.
* Certificat de absolvire a unui curs de operare pe calculator (Microsoft Office: Word, Excel, Outlook) – obligatoriu.
* Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (copiator, imprimantă, scaner, fax) – necesare.
* Certificat de absolvire a unui curs de relații cu publicul sau de comunicare eficientă – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al corespondenței electronice – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al accesului (TK, CMS) – constituie un avantaj.
* Certificat de absolvire a unui curs de prim ajutor – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel conversațional) – constituie un avantaj.
* Atestat de securitate și sănătate în muncă – obligatoriu după angajare.
* Certificat de calificare profesională în domeniul secretariatului și primirii vizitatorilor – constituie un avantaj."

5.2. Experiență Profesională:

* Experiență minimă de 1 an în activități de secretariat, primire vizitatori sau activități administrative similare – obligatoriu.
* Experiență în operarea echipamentelor de birou (copiator, imprimantă, scaner, fax) – necesară.
* Experiență în gestionarea fluxului de corespondență și a documentelor – necesară.
* Experiență în utilizarea sistemelor de management al corespondenței electronice – constituie un avantaj.
* Experiență în utilizarea sistemelor de control al accesului (TK, CMS) – constituie un avantaj.
* Experiență în gestionarea bazei de date cu vizitatori – constituie un avantaj.
* Experiență în activități de suport administrativ pentru diverse departamente – constituie un avantaj.
* Experiență în gestionarea stocurilor de materiale de birou – constituie un avantaj.
* Experiență în activități de relații cu publicul – constituie un avantaj.
* Experiență în activități de suport pentru evenimente și conferințe – constituie un avantaj."

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

* Operare fluentă a calculatorului (Windows, macOS) – obligatoriu.
* Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) – obligatoriu.
* Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (copiator, imprimantă, scaner, fax) – obligatoriu.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al corespondenței electronice (ex: Mdaemon, Kerio Connect) – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al accesului (TK, CMS) – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de telefonie IP – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Zoom, Google Meet) – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS) – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: Microsoft Access) – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop) – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare a prezentărilor (ex: Microsoft PowerPoint, Google Slides) – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a software-ului de creare a documentelor (ex: Microsoft Word, Google Docs) – obligatoriu.
* Cunoștințe de utilizare a software-ului de gestionare a e-mailului (ex: Microsoft Outlook, Gmail) – obligatoriu.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ticketing (ex: Jira, Zendesk) – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a software-ului CRM (Customer Relationship Management) – constituie un avantaj.
* Abilitatea de a scana și arhiva documente în format digital – obligatoriu.
* Cunoștințe de utilizare a software-ului de contabilitate – constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de productivitate (ex: Trello, Asana) – constituie un avantaj.
* Abilitatea de a genera rapoarte simple în Excel – constituie un avantaj."

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

* Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă – obligatoriu.
* Capacitate de a gestiona situații de urgență și de a lua decizii rapide – obligatoriu.
* Abilitatea de a lucra eficient sub presiune – obligatoriu.
* Orientare către client și abilitatea de a oferi servicii de cea mai bună calitate – obligatoriu.
* Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive – obligatoriu.
* Abilități de organizare și planificare – obligatoriu.
* Atitudine pozitivă și profesionalism – obligatoriu.
* Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări – obligatoriu.
* Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă – obligatoriu.
* Capacitate de a prioritiza sarcini și de a respecta termene limită – obligatoriu.
* Abilități de observare și atenție la detalii – obligatoriu.
* Empatie și capacitatea de a înțelege nevoile clienților – obligatoriu.
* Inițiativă și proactivitate în rezolvarea problemelor – obligatoriu.
* Abilități de negociere și persuasiune – constituie un avantaj.
* Capacitatea de a gestiona informații confidențiale – obligatoriu.
* Abilități de prezentare și de a reprezenta compania într-un mod pozitiv – constituie un avantaj.
* Gândire critică și capacitatea de a analiza situații complexe – constituie un avantaj.
* Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii – obligatoriu.
* Abilitatea de a lucra cu persoane de diferite culturi și background-uri – constituie un avantaj.
* Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor – obligatoriu."

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de apeluri gestionate pe oră, Numărul de vizitatori înregistrați zilnic, Timpul mediu de răspuns la apeluri, Nivelul de satisfacție al clienților (scor pe baza feedback-ului), Numărul de corespondențe procesate zilnic, Numărul de documente scanate și arhivate zilnic, Timpul mediu de rezolvare a solicitărilor clienților, Nivelul de acuratețe în introducerea datelor, Respectarea termenelor limită pentru sarcini, Numărul de reclamații primite și rezolvate, Timpul de răspuns la e-mailuri, Numărul de întâlniri programate și confirmate, Nivelul de respectare a procedurilor interne, Numărul de erori de scanare/arhiva, Numărul de întârzieri în gestionarea corespondenței, Nivelul de utilizare a sistemelor de management al documentelor, Numărul de sarcini finalizate în avans față de termen, Nivelul de utilizare a sistemelor de ticketing, Numărul de solicitări clienți rezolvate la prima interacțiune, Nivelul de respectare a standardelor de securitate a informațiilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale standard, Profesionalism în interacțiunea cu clienții și personalul, Calitatea documentației create și gestionate, Acuratețea în filtrarea și direcționarea apelurilor și vizitelor, Eficiența în utilizarea sistemelor informatice, Respectarea confidențialității informațiilor, Capacitatea de a gestiona situații de urgență, Calitatea serviciilor de relații publice, Abilitatea de a oferi informații corecte și complete, Respectarea politicilor de securitate, Capacitatea de a menține un mediu de lucru ordonat și curat, Abilitatea de a identifica și raporta problemele, Capacitatea de a lucra eficient sub presiune, Abilitatea de a colabora cu alte departamente, Respectarea termenelor de răspuns, Calitatea comunicării verbale și scrise, Abilitatea de a gestiona reclamații, Capacitatea de a oferi asistență personalizată, Respectarea regulilor de etichetă, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și implementarea de îmbunătățiri, Adaptabilitate la schimbările din mediul de lucru, Orientare către rezultate și depășirea obiectivelor, Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Abilitatea de a lucra independent și în echipă, Abilitatea de a prioritiza sarcini și de a respecta termene limită, Abilitatea de a comunica eficient cu persoane de diferite niveluri ierarhice, Abilitatea de a observa și raporta problemele, Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și profesională, Abilitatea de a gestiona situații de urgență și de a lua decizii rapide, Abilitatea de a oferi servicii de cea mai bună calitate, Abilitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a gestiona informații confidențiale, Abilitatea de a demonstra responsabilitate și seriozitate, Abilitatea de a prezenta informații clar și concis, Abilitatea de a demonstra empatie și înțelegere, Abilitatea de a oferi feedback constructiv, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și deschidere, Abilitatea de a se autoevalua și de a identifica punctele forte și slabe.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, Telefon fix/mobil, Imprimantă multifuncțională, Scaner de documente, Sistem de management al documentelor (DMS), Software de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM), Sistem de ticketing, Aplicații de procesare a textului (Microsoft Word, Google Docs), Aplicații de calcul tabelar (Microsoft Excel, Google Sheets), Aplicații de prezentare (Microsoft PowerPoint, Google Slides), Aplicații de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet), Sistem de control al accesului, Sistem de alarmă incendiu, Aplicații de e-mail, Sistem de management al apelurilor, Aplicații de arhivare digitală, Sistem de management al corespondenței, Dispozitiv de stocare extern (hard disk, stick USB), Aparatură de birou (agenda, pixuri, markere)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.