FIȘĂ DE POST SEF SECTIE INVENTAR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF SECTIE INVENTAR

1.2. Cod C.O.R.:431104

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șeful ierarhic direct, șefii de departamente (achiziții, vânzări, producție), operatorii de inventariere, personalul de depozit, departamentul IT pentru suport tehnic și optimizarea sistemelor. Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii de logistică, auditorii interni și externi, reprezentanții companiilor de asigurări, furnizorii de echipamente și software pentru inventariere.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Secției Inventar are responsabilitatea generală de a asigura buna funcționare și eficiența secției, prin coordonarea activităților de recepție, depozitare, evidență și livrare a bunurilor materiale. Asigură respectarea procedurilor interne, monitorizează stocul, optimizează fluxurile de lucru și răspunde de inventarierea periodică a bunurilor. Colaborează cu alte departamente pentru a asigura o gestionare eficientă a resurselor și contribuie la îmbunătățirea continuă a proceselor din cadrul secției, în conformitate cu politicile companiei."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea activității zilnice a personalului din secția de inventar.
Supervizarea proceselor de recepție, depozitare, manipulare, ambalare și livrare a materialelor și produselor.
Gestionarea eficientă a fluxurilor de materiale, optimizarea spațiului de depozitare și asigurarea accesibilității bunurilor.
Implementarea și respectarea procedurilor de inventariere, inclusiv inventarele periodice și inventarele surprinse.
Monitorizarea nivelului stocurilor, analizarea datelor și identificarea tendințelor pentru a optimiza rezervele.
Gestionarea documentelor de mișcare a materialelor (avize, bonuri de consum, etc.) și asigurarea corectitudinii acestora.
Verificarea conformității bunurilor recepționate cu documentele de achiziție și cu specificațiile tehnice.
Analiza indicatorilor de performanță ai secției (grad de ocupare a spațiului, acuratețea inventarului, etc.) și propunerea de măsuri corective.
Gestionarea și actualizarea sistemului de evidență a stocurilor (ERP).
Responsabilitatea pentru acuratețea datelor din sistemul de gestionare a stocurilor.
Asigurarea respectării normelor de siguranță și sănătate în muncă în cadrul secției.
Raportarea periodică a activității secției către superiorul direct.
Participarea la elaborarea și implementarea de noi proceduri și politici privind gestionarea inventarului.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii și clienții interni, în legătură cu fluxurile de materiale.
Instruirea și dezvoltarea profesională a personalului din subordine.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, preferabil studii postliceale sau universitare în domeniul economic, tehnic sau de management.
Absolvirea unui curs de formare profesională în domeniul gestionării stocurilor, logisticii sau a lanțului de aprovizionare reprezintă un avantaj.
Certificare în domeniul logisticii (ex: CLTD, CPIM) poate fi un atu.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning), în special modulul de management al stocurilor.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Experiență relevantă în domeniul gestionării stocurilor, preferabil în poziții de conducere.
Cunoștințe de contabilitate de gestiune și de analiză a costurilor.
Cunoștințe despre legislația specifică domeniului (ex: reglementări privind depozitarea substanțelor periculoase).
Abilități de comunicare, negociere și leadership.
Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel mediu/avansat).
Certificat de absolvire a unui curs de management al proiectelor (opțional).
Atestat de securitate și sănătate în muncă (obligatoriu).
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul securității informațiilor (opțional).
Cunoștințe despre principiile Lean Management și Six Sigma (opțional).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 5 ani în domeniul gestionării stocurilor, cu responsabilități de coordonare.
Experiență relevantă în operațiuni de depozitare și logistică, inclusiv recepție, ambalare, expediție și inventariere.
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) pentru gestionarea stocurilor, cu accent pe modulul de inventar.
Experiență în analiza datelor de stoc și identificarea tendințelor pentru optimizarea nivelurilor de inventar.
Experiență în elaborarea și implementarea de proceduri și politici de gestionare a inventarului.
Experiență în conducerea unei echipe de cel puțin 10 angajați, cu responsabilități de motivare, instruire și evaluare a performanței.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii și clienții interni, cu accent pe rezolvarea problemelor și negocierea termenilor contractuali.
Experiență în identificarea și implementarea de soluții pentru îmbunătățirea eficienței operaționale a secției de inventar.
Experiență în realizarea de inventare periodice și inventare surprinse, cu respectarea procedurilor și termenelor stabilite.
Experiență în utilizarea de echipamente de manipulare a materialelor (ex: stivuitoare, transpalete) reprezintă un avantaj.
Experiență în auditarea proceselor de inventariere și identificarea zonelor de risc reprezintă un avantaj.
Experiență în gestionarea de proiecte de îmbunătățire a proceselor de inventariere (ex: implementare de noi tehnologii, optimizarea fluxurilor de lucru).
Experiență în analiza costurilor de stocare și identificarea modalităților de reducere a acestora.
Experiență în raportarea activității de inventariere către management și alte departamente.
Experiență în gestionarea de situații de urgență (ex: incendii, inundații) și implementarea măsurilor de prevenire și protecție.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning), cu focus pe modulul de management al stocurilor (ex: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics).
Utilizare expertă a pachetului Microsoft Office (Excel – nivel avansat, inclusiv funcții complexe, tabele pivot, macro-uri; Word; PowerPoint).
Cunoașterea și utilizarea eficientă a sistemelor WMS (Warehouse Management System).
Utilizarea de scanere de coduri de bare și alte echipamente de identificare automată a materialelor.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de colectare și analiză a datelor (Business Intelligence).
Utilizarea de software de prognoză a cererii și optimizare a stocurilor.
Cunoașterea și utilizarea de sisteme de raportare și monitorizare a performanței (KPIs).
Utilizarea de software de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Jira).
Cunoașterea și utilizarea de sisteme de management al documentelor (DMS).
Utilizarea de software de teleconferință și colaborare online (ex: Microsoft Teams, Zoom).
Cunoașterea principiilor de bază ale rețelelor de calculatoare și a echipamentelor asociate.
Utilizarea de software de contabilitate generală (ex: QuickBooks, Xero).
Cunoașterea principiilor de bază ale securității informațiilor și a măsurilor de protecție a datelor.
Utilizarea de sisteme de management al identității și accesului (IAM).
Cunoașterea principiilor de bază ale programării (ex: VBA, Python) reprezintă un avantaj.
Utilizarea de software de analiză statistică (ex: SPSS, R) reprezintă un avantaj.
Cunoașterea principiilor de bază ale tehnologiilor cloud (ex: AWS, Azure) reprezintă un avantaj.
Utilizarea de software de gestionare a resurselor umane (HRM) reprezintă un avantaj.
Cunoașterea principiilor de bază ale sistemelor de management al calității (ex: ISO 9001) reprezintă un avantaj.
Utilizarea de software CAD reprezintă un avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva o echipă.
Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitate de a lua decizii rapide și eficiente în situații de presiune.
Orientare către rezultate și focus pe atingerea obiectivelor.
Abilități de planificare, organizare și prioritizare a sarcinilor.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Gândire analitică și capacitate de a identifica probleme și de a găsi soluții.
Abilități de negociere și rezolvare a conflictelor.
Orientare către client și capacitate de a construi relații de încredere.
Capacitate de a gestiona timpul eficient și de a respecta termenele limită.
Abilități de delegare și responsabilizare a echipei.
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a dezvolta performanța angajaților.
Abilități de prezentare și de a influența deciziile.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a minimiza impactul negativ.
Abilități de a lucra sub presiune și de a menține calmul.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilități de a construi și menține o cultură organizațională pozitivă.
Capacitate de a gestiona conflicte interpersonale și de a promova colaborarea.
Abilități de a identifica oportunități de îmbunătățire a proceselor și de a implementa soluții inovatoare.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Precizia inventarului, Rata de îndeplinire a comenzilor, Costul de stocare pe unitate de produs, Timpul mediu de procesare a unei comenzi, Nivelul de satisfacție al clienților (interni și externi), Rata de rotație a stocurilor, Costul ridicării stocurilor, Nivelul de eroare în procesarea documentelor, Numărul de audituri de inventar efectuate, Numărul de incidente legate de pierderi sau deteriorări, Timpul de răspuns la solicitări de informații, Gradul de conformitate cu procedurile interne, Reducerea costurilor de transport, Creșterea eficienței utilizării spațiului de depozitare, Optimizarea nivelului de stoc tampon, Reducerea timpului de livrare, Îmbunătățirea acurateței prognozelor, Reducerea numărului de comenzi întoarse, Creșterea gradului de utilizare a sistemelor informatice, Reducerea numărului de reclamații legate de stocuri.
6.2. Indicatori Calitativi: Implementarea eficientă a procedurilor de inventariere, Respectarea termenelor limită pentru raportare, Calitatea documentației privind stocurile, Nivelul de implicare în optimizarea proceselor, Capacitatea de a gestiona echipe diverse, Eficiența comunicării cu alte departamente, Respectarea normelor de siguranță și securitate, Capacitatea de a identifica și rezolva problemele operaționale, Gradul de conformitate cu politicile interne, Nivelul de satisfacție al echipei, Capacitatea de a antrena și dezvolta personalul, Eficiența în gestionarea conflictelor, Calitatea rapoartelor de analiză a stocurilor, Nivelul de inițiativă în îmbunătățirea proceselor, Capacitatea de a lua decizii corecte în situații complexe, Respectarea confidențialității informațiilor, Nivelul de profesionalism în interacțiunile cu clienții, Capacitatea de a gestiona schimbările și de a adapta procesele, Nivelul de angajament față de obiectivele organizaționale, Calitatea relațiilor de lucru cu furnizorii, Capacitatea de a promova o cultură a îmbunătățirii continue.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de optimizare a fluxurilor de inventariere, Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza progresul echipei, Capacitatea de a motiva și inspira echipa pentru atingerea obiectivelor, Abilitatea de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide sub presiune, Abilitatea de a comunica eficient cu diferite niveluri ierarhice și cu alte departamente, Abilitatea de a construi și menține relații de colaborare cu furnizorii și clienții, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a susține dezvoltarea profesională a angajaților, Abilitatea de a gestiona conflictele și de a promova un mediu de lucru pozitiv, Abilitatea de a adapta stilul de conducere la nevoile echipei, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită, Abilitatea de a lua decizii bazate pe date și analize, Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, Abilitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilitatea pentru rezultate, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și reziliență în fața schimbărilor, Abilitatea de a demonstra atenție la detalii și acuratețe în activități, Abilitatea de a demonstra spirit de echipă și colaborare, Abilitatea de a demonstra leadership și viziune strategică, Abilitatea de a demonstra orientare către rezultate și performanță, Abilitatea de a demonstra respect pentru reguli și proceduri, Abilitatea de a demonstra etică profesională și integritate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator cu acces la internet, Scaner de coduri de bare, Imprimantă pentru etichete și documente, Software de management al stocurilor (WMS), Terminal portabil de date, Dispozitiv de comunicare (telefon, radio stație), Echipament de protecție personală (căști, mănuși, încălțăminte de protecție), Software de analiză a datelor, Sistem de gestionare a documentelor, Dispozitiv de stocare extern (hard disk, stick USB), Instrumente de măsură (riglă, ruletă), Software de prognoză a cererii, Sistem de control al accesului, Aplicații mobile pentru monitorizarea stocurilor, Software de raportare și business intelligence..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.