FIȘĂ DE POST AGENT TURISM DE AFACERI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT TURISM DE AFACERI

1.2. Cod C.O.R.:422107

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul de marketing pentru promovare, cu echipa financiară pentru gestionarea bugetelor, cu departamentul de vânzări pentru generarea de lead-uri, cu superiorul direct pentru raportare și planificare strategică. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii turistice (hoteluri, transportatori, agenții), cu parteneri de afaceri, cu clienți, cu reprezentanți ai instituțiilor publice relevante (autorități de turism).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Agentul de turism de afaceri este responsabil pentru organizarea și gestionarea călătoriilor de serviciu pentru clienți corporativi. Activitatea sa implică identificarea nevoilor de călătorie, rezervarea transportului (avioane, trenuri, autovehicule), cazare, asigurarea documentelor necesare și coordonarea logisticii. Agentul trebuie să ofere consultanță specializată, să negocieze tarife avantajoase și să ofere suport în timpul călătoriilor, asigurând eficiență și conformitate cu politicile companiei. De asemenea, monitorizează tendințele din industria turismului și oferă soluții personalizate pentru a optimiza costurile și a îmbunătăți experiența de călătorie a clienților.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Identificarea nevoilor de călătorie ale clienților corporativi, analizând cerințele specifice și bugetul disponibil.
Elaborarea de oferte personalizate pentru călătorii de afaceri, incluzând transport, cazare, închiriere autovehicule și servicii suplimentare.
Gestionarea rezervărilor de bilete de avion, luând în considerare tarifele, clasele de servicii și politicile companiei.
Negocierea contractelor cu furnizorii de servicii turistice (companii aeriene, hoteluri, agenții de închirieri auto) pentru a obține condiții avantajoase.
Gestionarea documentelor de călătorie (bilete, vouchere, itinerarii) și asigurarea conformității cu cerințele legale și ale companiei.
Coordonarea logistică a călătoriilor, incluzând transferuri, întâlniri și evenimente.
Asigurarea suportului pentru clienți înainte, în timpul și după călătorie, rezolvând problemele și oferind informații relevante.
Monitorizarea tendințelor pieței și a noilor oferte de servicii turistice.
Întocmirea de rapoarte privind costurile și eficiența călătoriilor de afaceri.
Gestionarea sistemelor de rezervare și a bazelor de date cu informații despre clienți și furnizori.
Actualizarea constantă a cunoștințelor privind reglementările și procedurile specifice industriei de turism.
Analiza și optimizarea fluxurilor de lucru pentru a îmbunătăți eficiența procesului de rezervare.
Implementarea de soluții tehnologice pentru automatizarea sarcinilor administrative.
Colaborarea cu alte departamente din cadrul companiei pentru a asigura o experiență de călătorie integrată.
Gestionarea reclamațiilor și a situațiilor neprevăzute, minimizând impactul asupra clienților.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, preferabil studii superioare în domeniul turismului, comerțului sau managementului.
Certificat de specializare în vânzări și tehnici de negociere.
Cunoștințe avansate de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe solide despre sistemele de rezervare centralizate (GDS) precum Amadeus, Sabre sau Galileo.
Cunoașterea limbengle străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Certificat de formare profesională în domeniul turismului, eliberat de o instituție acreditată.
Cunoștințe despre legislația specifică în domeniul turismului și a transporturilor.
Cunoștințe despre produsele turistice (hoteluri, zboruri, închirieri auto, excursii).
Atestat de liberă practică pentru agenți de turism (dacă este necesar conform legislației).
Cursuri de specializare în vânzări, marketing și relații cu clienții.
Cunoștințe despre principiile managementului calității în serviciile turistice.
Certificare în domeniul siguranței și securității informațiilor (dacă este relevant pentru rol).
Cursuri de formare în domeniul primului ajutor și al gestionării situațiilor de urgență.
Cunoștințe despre principiile sustenabilității în turism.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în domeniul turismului, preferabil în vânzări și rezervări de călătorii de afaceri.
Experiență demonstrabilă în utilizarea sistemelor de rezervare centralizate (GDS) precum Amadeus, Sabre sau Galileo.
Experiență în negocierea contractelor cu furnizorii de servicii turistice (companii aeriene, hoteluri, agenții de închirieri auto).
Experiență în gestionarea relațiilor cu clienții corporativi și în oferirea de soluții personalizate.
Experiență în elaborarea de oferte de călătorie și în gestionarea bugetelor de călătorie.
Experiență în rezolvarea problemelor și în gestionarea situațiilor neprevăzute în timpul călătoriilor.
Experiență în întocmirea de rapoarte privind costurile și eficiența călătoriilor de afaceri.
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) la un nivel avansat.
Experiență în gestionarea documentelor de călătorie și asigurarea conformității cu cerințele legale.
Experiență în lucrul cu sisteme CRM (Customer Relationship Management) constituie un avantaj.
Experiență în implementarea de soluții tehnologice pentru automatizarea proceselor de rezervare.
Experiență în analiza tendințelor pieței și în identificarea de noi oportunități de afaceri.
Experiență în lucrul în echipă și în colaborare cu alte departamente.
Experiență în gestionarea proiectelor de călătorie, de la planificare până la implementare.
Experiență în prezentarea de oferte și soluții de călătorie către clienți potențiali.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de rezervare centralizate (GDS): Amadeus, Sabre, Galileo.
Utilizare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management).
Utilizare eficientă a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoașterea și utilizarea aplicațiilor de gestionare a călătoriilor (TMC – Travel Management Companies).
Utilizare a motoarelor de căutare specializate în călătorii (Kayak, Skyscanner, Google Flights).
Cunoașterea și utilizarea platformelor de analiză a datelor de călătorie (Power BI, Tableau).
Utilizare a sistemelor de ticketing electronic (e-tickets).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare și facturare electronică.
Utilizare a aplicațiilor de gestionare a itinerariilor de călătorie.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (SharePoint, Google Drive).
Utilizare a sistemelor de gestionare a inventarului de bilete și camere de hotel.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de urmărire a zborurilor în timp real.
Utilizare a aplicațiilor mobile pentru gestionarea călătoriilor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de geolocalizare și hărți digitale.
Utilizare a platformelor de marketing digital pentru promovarea serviciilor de călătorie.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică pentru protejarea datelor.
Utilizare a instrumentelor de automatizare a fluxurilor de lucru (workflow automation).
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor de inteligență artificială (AI) în domeniul turismului.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă, în limba română și engleză.
Abilități de negociere și persuasiune pentru a obține cele mai bune oferte pentru clienți.
Orientare către client și capacitate de a înțelege și anticipa nevoile acestuia.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor în situații de urgență.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor multiple.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Lucru în echipă și colaborare cu alte departamente.
Gândire analitică și atenție la detalii.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de prezentare și persuasiune în fața clienților.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale pe termen lung.
Empatie și abilitatea de a se pune în locul clientului.
Abilități de leadership și motivare a echipei (dacă este cazul).
Creativitate în găsirea de soluții personalizate pentru clienți.
Abilități de networking și construirea de contacte profesionale.
Gestionarea conflictelor și abilitatea de a găsi soluții reciproc avantajoase.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
Abilități de ascultare activă și înțelegerea nevoilor clienților.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de rezervări realizate, valoarea totală a rezervărilor, număr de clienți noi achiziționați, grad de satisfacție a clienților, număr de oferte personalizate elaborate, rata de conversie a ofertelor, număr de contracte negociate cu furnizori, valoarea economisită prin negociere, număr de reclamații primite, timp mediu de răspuns la solicitări, respectarea bugetelor alocate, număr de evenimente/conferințe gestionate, număr de parteneriate dezvoltate, număr de rapoarte generate, grad de acuratețe a datelor introduse, respectarea termenelor limită, număr de audituri interne/externe trecute cu succes, număr de soluții inovatoare propuse, creșterea veniturilor generate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale standard, calitatea comunicării cu clienții, acuratețea informațiilor furnizate, profesionalismul în interacțiunile cu furnizorii, adaptabilitatea la schimbările din piață, capacitatea de a construi relații pe termen lung cu clienții, eficiența în gestionarea situațiilor de criză, respectarea confidențialității datelor, calitatea rapoartelor generate, inovația în soluțiile propuse, capacitatea de a anticipa nevoile clienților, respectarea politicii de prețuri, eficiența în rezolvarea conflictelor, calitatea prezentărilor, profesionalismul în gestionarea documentelor, respectarea termenelor limită, capacitatea de a lucra în echipă, acuratețea în identificarea oportunităților, calitatea soluțiilor personalizate, respectarea standardelor de etică profesională.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, adaptabilitate, reziliență, capacitate de a lucra sub presiune, atenție la detalii, organizare, comunicare eficientă, relaționare interpersonala, negociere, persuasiune, capacitate de a lua decizii, gândire strategică, rezolvare de probleme, flexibilitate, proactivitate, gestionarea timpului, etică profesională, încredere în sine, capacitate de a învăța.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, telefon mobil, imprimantă, scaner, fax, sistem de gestiune a rezervărilor (CRS/GDS), software de CRM, software de contabilitate, Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), internet de mare viteză, căști audio, microfon, sistem de videoconferință, software de editare a prezentărilor, software de management al proiectelor, imprimantă multifuncțională, scanner portabil, sistem de arhivare electronică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.