FIȘĂ DE POST AGENT DE TRANSPORT INTERNATIONAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:AGENT DE TRANSPORT INTERNATIONAL

1.2. Cod C.O.R.:422105

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de vânzări, contabilitate, depozit, vamă și tehnic pentru coordonarea transporturilor și rezolvarea problemelor. Externe: Colaborează cu transportatori, agenți vamali, clienți, furnizori de servicii logistice, autorități de reglementare și parteneri comerciali pentru gestionarea eficientă a fluxurilor de mărfuri și asigurarea respectării contractelor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Agentul de transport internațional coordonează și monitorizează fluxul mărfurilor pe rute transfrontaliere, asigurând respectarea reglementărilor vamale și a procedurilor de transport. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor necesare, negocierea tarifelor cu transportatorii, urmărirea expedierilor și rezolvarea eventualelor probleme întâmpinate pe parcursul transportului. Agentul de transport internațional are rolul de a optimiza costurile și de a asigura livrarea la timp a mărfurilor, contribuind la buna funcționare a lanțului logistic al companiei.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxurilor de mărfuri pe rute internaționale, conform prevederilor legislative și procedurale în vigoare.
Pregătirea și verificarea documentelor de transport (AWB, CMR, TIR, etc.).
Calcularea costurilor de transport, inclusiv taxe vamale și costuri suplimentare.
Negocierea tarifelor cu transportatorii (maritim, aerian, rutier, feroviar).
Monitorizarea expedierilor și informarea clienților privind stadiul livrărilor.
Gestionarea documentelor vamale și asigurarea conformității cu reglementările vamale.
Coordonarea cu agenții vamali și alte autorități competente.
Rezolvarea problemelor întâmpinate în timpul transportului (întârzieri, avarii, pierderi).
Urmărirea și optimizarea rutelor de transport pentru a reduce costurile și timpul de livrare.
Gestionarea reclamațiilor și soluționarea disputelor legate de transport.
Pregătirea rapoartelor de transport și analizarea indicatorilor de performanță.
Menținerea relațiilor cu clienții și transportatorii.
Actualizarea constantă a cunoștințelor privind reglementările și procedurile de transport internațional.
Introducerea datelor în sistemele informatice de gestionare a transportului.
Colaborarea cu departamentele interne (vânzări, achiziții, contabilitate) pentru a asigura buna funcționare a procesului logistic.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii/superioare, preferabil în domeniul economic, logistic sau transporturi.
Cunoștințe solide de limbi străine (engleză obligatoriu, germană, franceză sau alte limbi de comerț internațional constituie un avantaj).
Certificat de formare profesională în domeniul transporturilor internaționale (TIR, CMR, Incoterms) – constituie un avantaj.
Cunoștințe aprofundate privind reglementările vamale și procedurile de import/export.
Cunoștințe despre Incoterms (2020) și aplicarea acestora în practica comercială.
Cunoștințe despre documentele de transport internațional (AWB, CMR, TIR, Bill of Lading, etc.).
Cunoștințe despre procedurile de despachetare și ambalare a mărfurilor.
Cunoștințe despre clasificarea mărfurilor conform sistemului armonizat (HS).
Cunoștințe despre utilizarea software-urilor specifice domeniului (TMS, WMS, sisteme de urmărire a expedierilor).
Cunoștințe despre legislația comercială internațională.
Cunoștințe despre principiile managementului lanțului de aprovizionare.
Certificare în domeniul logisticii și transporturilor (opțional).
Cursuri de specializare în domeniul transporturilor multimodale (opțional).
Experiență în utilizarea sistemelor EDI (Electronic Data Interchange) – constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în domeniul transporturilor internaționale.
Experiență în gestionarea documentelor de transport (AWB, CMR, TIR, etc.).
Experiență în negocierea tarifelor cu transportatorii (maritim, aerian, rutier, feroviar).
Experiență în urmărirea și monitorizarea expedierilor.
Experiență în rezolvarea problemelor întâmpinate în timpul transportului (întârzieri, avarii, pierderi).
Experiență în comunicarea cu clienții și transportatorii.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de gestionare a transporturilor (TMS).
Experiență în pregătirea rapoartelor de transport.
Experiență în lucrul cu agenți vamali și alte autorități competente.
Experiență în gestionarea reclamațiilor și soluționarea disputelor legate de transport.
Experiență în optimizarea rutelor de transport.
Experiență în domeniul comerțului internațional – constituie un avantaj.
Experiență în lucrul cu sisteme EDI (Electronic Data Interchange) – constituie un avantaj.
Experiență în lucrul cu software de urmărire a expedierilor (tracking systems).
Experiență în domeniul logisticii și managementului lanțului de aprovizionare – constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel avansat.
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
Utilizare avansată a programelor de calcul tabelar (Excel) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
Utilizare eficientă a sistemelor de management al transporturilor (TMS).
Utilizare a sistemelor de management al depozitelor (WMS) – constituie un avantaj.
Cunoștințe solide despre EDI (Electronic Data Interchange) și capacitatea de a utiliza platforme EDI.
Utilizare a software-urilor de urmărire a expedierilor (tracking systems).
Cunoștințe despre sistemele de gestionare a informațiilor geografice (GIS) – constituie un avantaj.
Utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe despre protocoale de comunicare utilizate în transporturi (ex: FTP, SFTP).
Utilizare a software-urilor de generare a documentelor de transport (ex: CMR, AWB).
Cunoștințe despre sistemele de criptare a datelor utilizate în transporturi.
Utilizare a software-urilor de analiză a datelor de transport.
Cunoștințe despre sistemele de securitate a informațiilor utilizate în transporturi.
Utilizare a platformelor de e-commerce și integrarea cu sistemele de transport.
Cunoștințe despre tehnologiile de identificare automată (ex: coduri de bare, RFID).
Utilizare a sistemelor de management al bazei de date (DBMS).
Cunoștințe despre tehnologiile cloud computing și utilizarea serviciilor cloud în transporturi.
Utilizare a instrumentelor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor de transport.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Orientare către client și abilitatea de a construi relații de încredere.
Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a găsi soluții rapide.
Abilitatea de a negocia și de a obține rezultate pozitive.
Orientare către detalii și atenție la acuratețe.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Capacitatea de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații stresante.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilitatea de a rezolva probleme și de a lua decizii informate.
Gândire analitică și capacitatea de a interpreta date.
Inițiativă și proactivitate în identificarea oportunităților.
Responsabilitate și angajament față de rezultate.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Empatie și capacitatea de a înțelege nevoile clienților.
Abilitatea de a influența și de a convinge.
Leadership și capacitatea de a motiva echipa.
Organizare și planificare eficientă.
Gestionarea timpului și stabilirea priorităților.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de transporturi gestionate pe lună, gradul de satisfacție a clienților, numărul de reclamații soluționate, costul transportului pe tonă, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de erori în documente, respectarea termenelor de livrare, numărul de transporturi efectuate fără întârzieri, costul operațional per transport, numărul de clienți noi achiziționați, creșterea volumului de transporturi, reducerea costurilor de transport, numărul de transporturi efectuate în condiții de siguranță, gradul de utilizare a sistemelor informatice, numărul de transporturi efectuate cu respectarea reglementărilor vamale, numărul de transporturi efectuate cu respectarea normelor de mediu, gradul de utilizare a optimizării rutelor, numărul de transporturi efectuate cu respectarea acordurilor contractuale, numărul de transporturi efectuate cu respectarea cerințelor de temperatură.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale, acuratețea datelor introduse în sisteme, calitatea comunicării cu clienții și partenerii, gradul de conformitate cu reglementările vamale și fiscale, eficiența în gestionarea documentelor de transport, respectarea termenelor limită impuse de contracte, calitatea soluțiilor propuse pentru problemele întâmpinate, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor interne, respectarea politicilor de confidențialitate a datelor, calitatea raportării către superiori, capacitatea de a gestiona situații de urgență, gradul de adaptare la schimbările din piață, calitatea colaborării cu alte departamente, respectarea standardelor de siguranță, gradul de cunoaștere a legislației transporturilor, calitatea negocierilor cu furnizorii, respectarea politicilor de mediu, gradul de implicare în formarea profesională, calitatea reprezentării companiei.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, orientare către rezultate, capacitate de adaptare, reziliență, perseverență, proactivitate, atenție la detalii, abilități de comunicare, abilități de negociere, abilități de rezolvare a problemelor, lucrul în echipă, gestionarea stresului, organizare, planificare, flexibilitate, asumarea responsabilității, gândire analitică, orientare către client, gestionarea timpului, respectarea termenelor limită, capacitate de a învăța, gândire strategică, etică profesională, spirit de colaborare, abordare constructivă, asumarea feedback-ului, determinare, optimism, abilități de leadership.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, telefon mobil/fix, imprimantă, scaner, fax, software de management al transporturilor (TMS), sistem de management al depozitului (WMS), platforme de urmărire a transporturilor, software de contabilitate, software de editare a documentelor (Microsoft Office/LibreOffice), sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM), echipamente de protecție personală (pentru vizite la depozite/platforme), sistem de videoconferință, software de colaborare online, tableta grafică (pentru semnături electronice), dispozitiv de stocare extern (hard disk/SSD)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.