FIȘĂ DE POST REFERENT OPERATII INTRE SEDII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT OPERATII INTRE SEDII

1.2. Cod C.O.R.:421113

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele financiar-contabile, resurse umane, juridic, IT și operațiuni pentru transferul eficient al documentelor și informațiilor. Asigură suport operațional pentru celelalte sedii. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii, bănci, clienți și alte entități externe implicate în procesarea documentelor și tranzacțiilor, conform procedurilor interne.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Referentul Operații între Sedii asigură fluidizarea și eficiența fluxurilor de informații și documente între sediile companiei. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, expedierea și primirea documentelor, monitorizarea respectării procedurilor interne, precum și suportul administrativ pentru echipele implicate în operațiunile inter-sediile. Persoana desemnată va asigura o comunicare clară și promptă, contribuind la buna funcționare a activităților și la respectarea termenelor limită. Se așteaptă o atenție deosebită la detalii și o capacitate bună de organizare.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxurilor documentare între sediile companiei
Monitorizarea și urmărirea expedierilor și primirilor de corespondență, inclusiv documente poștale și curierate
Înregistrarea și arhivarea documentelor primite și trimise, conform procedurilor interne
Distribuirea documentelor către departamentele și persoanele responsabile
Verificarea conformității documentelor cu cerințele legale și interne
Actualizarea bazelor de date cu informații despre documente și expedieri
Comunicarea cu serviciile de curierat și poștă pentru rezolvarea problemelor legate de livrare
Pregătirea și expedierea de documente, inclusiv scanarea și copierea acestora
Gestionarea cererilor de informații legate de documente și expedieri
Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura o comunicare eficientă între sedii
Monitorizarea respectării termenelor limită pentru livrarea documentelor
Raportarea periodică a activității de gestionare a documentelor către superiorul direct
Asigurarea confidențialității informațiilor conținute în documente
Gestionarea fluxului de date și a documentelor electronice între sedii, utilizând platforme colaborative
Participarea la optimizarea proceselor de gestionare a documentelor și a expedierilor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii postliceale în domeniul economic sau administrativ.
Cunoștințe de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS) reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de operare a aplicațiilor de gestiune a fluxurilor de date și a corespondenței electronice.
Cunoștințe de termeni și proceduri specifice domeniului administrativ și economic.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul gestiunii documentelor constituie un avantaj.
Cunoștințe de limba engleză, nivel minim conversațional, reprezintă un avantaj.
Atestat de formare profesională în domeniul securității informațiilor constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități administrative sau de secretariat.
Experiență în gestionarea fluxurilor documentare și a corespondenței, constituie un avantaj.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) reprezintă un avantaj.
Experiență în lucrul cu servicii de curierat și poștă, pentru rezolvarea problemelor de livrare, este un plus.
Experiență în utilizarea aplicațiilor de gestiune a corespondenței electronice, un avantaj.
Experiență în activități de arhivare și clasificare a documentelor, un avantaj.
Experiență în lucrul cu baze de date și aplicații de gestiune a informațiilor, un avantaj.
Experiență în mediul corporatist, cu responsabilități administrative, constituie un avantaj.
Experiență în lucrul cu sisteme ERP (Enterprise Resource Planning), un avantaj.
Experiență în realizarea de rapoarte și analize privind fluxul documentelor, un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de e-mail și a platformelor de colaborare online.
Cunoștințe solide de operare a scanerelor și copiatoarelor multifuncționale.
Utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) – preferabil experiență cu soluții specifice.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestiune a fluxurilor de date (workflow management).
Utilizarea aplicațiilor de arhivare electronică și de clasificare a documentelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de imprimare și de gestionare a consumabilelor.
Utilizarea aplicațiilor de editare a documentelor (ex: Adobe Acrobat).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință și de teleconferință.
Utilizarea sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de protecție a datelor (ex: antivirus, firewall).
Utilizarea aplicațiilor de raportare și analiză a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a permisiunilor de acces la documente.
Cunoștințe de operare a sistemelor de monitorizare a fluxurilor de date.
Utilizarea aplicațiilor de automatizare a proceselor de lucru (RPA).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de criptare a datelor.
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a versiunilor documentelor.
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a evenimentelor (event management).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a resurselor de documente (DRM).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Organizare și atenție la detalii, cu o acuratețe ridicată.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de negociere și de construire a relațiilor profesionale.
Gestionarea eficientă a situațiilor de stres și a conflictelor.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile interlocutorilor.
Abilități de prezentare și de persuasiune.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectiva altora.
Gestionarea eficientă a informațiilor confidențiale.
Abilități de observare și de analiză a situațiilor complexe.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Abilități de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită.
Spirit de echipă și colaborare eficientă.
Etică profesională și respectarea confidențialității.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate zilnic, timpul mediu de procesare a unui document, gradul de acuratețe în introducerea datelor, numărul de erori identificate și corectate, timpul de răspuns la solicitări interne și externe, numărul de rapoarte generate și livrate la timp, gradul de respectare a procedurilor interne, numărul de solicitări rezolvate în prima interacțiune, nivelul de satisfacție al clienților interni, numărul de întârzieri în livrarea documentelor, gradul de respectare a termenelor limită, numărul de reclamații primite, eficiența utilizării sistemelor informatice, reducerea costurilor operaționale, îmbunătățirea fluxului de lucru, respectarea politicilor de confidențialitate, numărul de audituri trecute cu succes, numărul de procese optimizate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale, calitatea datelor introduse, acuratețea informațiilor furnizate, claritatea și concizia rapoartelor, respectarea termenelor limită, profesionalismul în comunicare, gestionarea eficientă a conflictelor, adaptabilitatea la schimbări, inițiativa în identificarea soluțiilor, capacitatea de a lucra în echipă, respectarea confidențialității, gestionarea corectă a documentelor, atenția la detalii, respectarea politicilor interne, capacitatea de a prioritiza sarcinile, calitatea interacțiunilor cu clienții interni, respectarea standardelor de calitate, gestionarea riscurilor operaționale, contribuția la îmbunătățirea proceselor, calitatea documentației de lucru.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, proactivitate, atenție la detalii, orientare spre rezultate, capacitate de organizare, abilități de comunicare, rezolvarea problemelor, adaptabilitate, gestionarea timpului, lucrul în echipă, respectarea procedurilor, gestionarea stresului, responsabilitate, etică profesională, flexibilitate, inițiativa de a îmbunătăți procesele, abilitatea de a învăța rapid, perseverență, capacitatea de a lucra independent, respectarea confidențialității.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, imprimantă, scaner, fax, telefon, software de procesare a textului, software de calcul tabelar, software de gestionare a bazei de date, sistem de management al documentelor, aplicații de comunicare instantanee, aplicații de videoconferință, software de arhivare electronică, scanner de documente, echipamente de copiere, sistem de ticketing, software de raportare, echipamente de protecție a datelor, sistem de management al identității și accesului..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.