FIȘĂ DE POST ADMINISTRATOR CONT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ADMINISTRATOR CONT

1.2. Cod C.O.R.:421112

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul Financiar pentru raportare, cu departamentul de vânzări pentru facturare, cu departamentul de achiziții pentru verificarea documentelor, cu departamentul juridic pentru aspecte fiscale, cu departamentul de resurse umane pentru salarii și impozite. Externe: Colaborează cu auditorii financiari, cu autoritățile fiscale, cu băncile, cu furnizorii de servicii contabile, cu clienții pentru clarificarea facturilor, cu consultanții fiscali.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Administratorul cont este responsabil pentru gestionarea eficientă și precisă a fluxurilor financiare ale companiei. Asigură înregistrarea corectă a tranzacțiilor, reconcilierea conturilor, generarea de rapoarte financiare și respectarea legislației contabile. Colaborează cu alte departamente pentru a oferi informații clare și la timp privind situația financiară, contribuind la luarea deciziilor strategice. Monitorizează și analizează datele contabile, identificând eventuale discrepanțe și propunând măsuri corective. Scopul principal este menținerea integrității și transparenței informațiilor financiare.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Înregistrarea cronologică a operațiunilor financiare în sistemul contabil.
Verificarea și clasificarea corectă a documentelor justificative (facturi, chitanțe, ordine de plată).
Gestionarea contabilității furnizorilor și clienților, asigurând termene de plată respectate.
Reconcilierea bancară periodică, identificând și corectând eventuale diferențe.
Calculul și declararea impozitelor și taxelor conform legislației în vigoare (TVA, impozit pe profit, impozit pe venit).
Pregătirea și depunerea declarațiilor fiscale către autoritățile competente.
Elaborarea de rapoarte contabile (bilanț, contul de profit și pierdere, situația fluxurilor de numerar).
Participarea la inventarieri, verificând acuratețea datelor și respectarea procedurilor.
Monitorizarea și controlul costurilor, identificând oportunități de optimizare.
Analiza indicatorilor financiari, oferind perspective asupra performanței companiei.
Gestionarea evidenței mijloacelor fixe, calculând amortismentul și înregistrând mișcările.
Participarea la elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli.
Colaborarea cu auditorii externi, oferind suport în timpul verificărilor.
Asigurarea conformității cu standardele contabile (OMF, IFRS, dacă este cazul).
Actualizarea constantă a cunoștințelor privind legislația financiar-contabilă.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii de specialitate, în domeniul contabilității și finanțelor.
Absolvirea unor cursuri de specializare în contabilitate, fiscalitate și legislație financiară.
Certificat de absolvire a unui curs de perfecționare profesională în domeniul contabilității.
Diploma de licență în științe economice, specializarea contabilitate și informații financiare (avantaj).
Certificare profesională în contabilitate (ACCA, CIMA, alte certificări recunoscute internațional - avantaj).
Cunoștințe solide de operare a programelor de contabilitate (ex: SAP, Oracle, SAGE, QuickBooks).
Cunoștințe avansate de operare a Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe aprofundate a legislației contabile, fiscale și a standardelor de raportare financiară.
Cunoștințe despre principiile contabilității și ale auditului.
Experiență profesională relevantă în domeniul contabilității (minim 2 ani).
Abilități de analiză și interpretare a datelor financiare.
Capacitate de a lucra cu termene limită și de a respecta procedurile interne.
Abilități de comunicare și relaționare profesională.
Cunoștințe de limba engleză (nivel minim: conversațional).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență în înregistrarea și procesarea documentelor contabile primare (facturi, chitanțe, ordine de plată).
Experiență în reconcilierea extraselor bancare și identificarea eventualelor discrepanțe.
Experiență în calculul și declararea impozitelor și taxelor (TVA, impozit pe profit, impozit pe venit).
Experiență în elaborarea de rapoarte contabile (bilanț, contul de profit și pierdere, situația fluxurilor de numerar).
Experiență în lucrul cu programe de contabilitate (ex: SAP, Oracle, SAGE, QuickBooks).
Experiență în gestionarea evidenței mijloacelor fixe, calculând amortismentul și înregistrând mișcările.
Experiență în participarea la inventarieri și verificarea acurateței datelor.
Experiență în colaborarea cu auditorii externi și furnizarea de informații relevante.
Experiență în analiza indicatorilor financiari și identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Experiență în lucrul cu standarde contabile (OMF, IFRS, dacă este cazul).
Experiență în gestionarea contabilității furnizorilor și clienților, asigurând termene de plată respectate.
Experiență în participarea la elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli (avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) (avantaj).
Experiență în gestionarea contabilității analitice (avantaj).
Experiență în lucrul cu cerințe specifice din diverse industrii (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de contabilitate (ex: SAP, Oracle, SAGE, QuickBooks).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Utilizarea eficientă a programelor de facturare electronică.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare financiară.
Utilizarea programelor de analiză a datelor financiare (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor electronice (DMS).
Utilizarea eficientă a programelor de procesare a datelor (ex: SQL).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al fluxului de lucru (Workflow).
Utilizarea programelor de criptare a datelor și a sistemelor de securitate cibernetică.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea programelor de virtualizare a serverelor (ex: VMware, Hyper-V).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a performanței aplicațiilor.
Utilizarea programelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al accesului la resursele IT.
Utilizarea programelor de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud computing (ex: AWS, Azure, Google Cloud).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință (ex: Zoom, Google Meet).
Utilizarea programelor de testare a aplicațiilor software.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra cu atenție la detalii și de a respecta acuratețea datelor.
Capacitatea de a gestiona eficient timpul și de a respecta termenele limită.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a organiza fluxul de lucru.
Capacitatea de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris.
Capacitatea de a lucra eficient în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative.
Capacitatea de a gestiona situații de stres și de a menține calmul sub presiune.
Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid.
Capacitatea de a analiza informații și de a trage concluzii logice.
Abilitatea de a menține confidențialitatea informațiilor sensibile.
Capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Capacitatea de a demonstra integritate și etică profesională.
Abilitatea de a fi proactiv și de a anticipa problemele.
Capacitatea de a fi orientat către rezultate și de a atinge obiectivele stabilite.
Abilitatea de a fi organizat și de a menține un mediu de lucru ordonat.
Capacitatea de a demonstra flexibilitate și adaptabilitate la diferite situații.
Abilitatea de a fi un bun ascultător și de a înțelege perspectivele altora.
Capacitatea de a demonstra empatie și de a construi relații de încredere.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente contabile procesate corect pe lună, rata de acuratețe a reconcilierilor bancare, timpul mediu de procesare a facturilor, numărul de erori contabile identificate și corectate, numărul de audituri interne/externe trecute cu succes, respectarea termenelor de depunere a declarațiilor fiscale, reducerea costurilor operaționale prin optimizarea proceselor contabile, îmbunătățirea fluxului de numerar, numărul de rapoarte contabile generate la timp, reducerea timpului de răspuns la solicitările de informații financiare, îmbunătățirea eficienței procesului de închidere a lunii, numărul de procese contabile automatizate, reducerea numărului de litigii fiscale, îmbunătățirea gradului de conformitate cu reglementările contabile, reducerea numărului de întârzieri în plăți, îmbunătățirea gradului de satisfacție a clienților interni (departamente), numărul de sugestii de îmbunătățire a proceselor contabile implementate, reducerea numărului de erori de facturare, îmbunătățirea gradului de utilizare a sistemelor informatice contabile.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea datelor introduse în sistemul contabil, respectarea principiilor contabile general acceptate, conformitatea cu legislația fiscală în vigoare, calitatea reconcilierilor bancare, claritatea și concizia rapoartelor financiare, eficiența procesului de închidere a lunii, gradul de utilizare a sistemelor informatice contabile, calitatea interacțiunii cu auditorii interni și externi, respectarea termenelor de depunere a declarațiilor fiscale, calitatea documentației contabile, eficiența comunicării cu alte departamente, respectarea confidențialității informațiilor financiare, calitatea soluțiilor găsite pentru problemele contabile, eficiența procesului de recuperare a creanțelor, calitatea serviciilor oferite clienților interni, respectarea procedurilor interne de control, calitatea documentării fluxurilor de lucru, respectarea politicilor de conformitate, calitatea interacțiunii cu autoritățile fiscale.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și corectarea erorilor contabile, atenție la detalii în procesarea documentelor financiare, capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, abilitate de a comunica eficient cu colegii și superiorii, orientare către rezultate și respectarea obiectivelor stabilite, proactivitate în identificarea oportunităților de îmbunătățire a proceselor contabile, capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive, flexibilitate în adaptarea la schimbări legislative și tehnologice, responsabilitate în gestionarea informațiilor financiare, capacitate de a lucra independent și de a lua decizii, etică profesională și respectarea confidențialității, perseverență în rezolvarea problemelor contabile, adaptabilitate la diverse sisteme informatice, capacitate de a învăța rapid și de a aplica cunoștințe noi, abilitatea de a oferi și primi feedback constructiv, capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, capacitatea de a demonstra integritate și onestitate în activitatea profesională.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, software de contabilitate (ex: SAGA, SAP, Oracle), software de facturare, program de procesare text (ex: Microsoft Word, LibreOffice Writer), program de calcul tabelar (ex: Microsoft Excel, LibreOffice Calc), program de e-mail, sistem de arhivare electronică, terminal de plată, scanner de documente, dispozitiv de stocare extern (ex: hard disk extern, stick USB), program de criptare a datelor, dispozitiv de autentificare multi-factor, sistem de videoconferință, program de management al proiectelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.