FIȘĂ DE POST OPERATOR MASINA CONTABILIZAT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:OPERATOR MASINA CONTABILIZAT

1.2. Cod C.O.R.:413205

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu contabilul șef, contabilul parțial, casierul, auditorul intern, managerul financiar, departamentul de vânzări, departamentul de achiziții, departamentul de resurse umane, departamentul IT, personalul de producție, personalul de depozit, economul, administratorul de sistem.
Externe: Colaborează cu auditorii externi, banca, furnizorii, clienții, autoritățile fiscale, casele de asigurări, firmele de consultanță fiscală, inspectorii de mediu, notarul public, executorul judecătoresc, firmele de recuperare creanțe.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Operatorul mașinii contabilizat este responsabil pentru operarea eficientă și corectă a echipamentului de contabilizare, asigurând înregistrarea precisă a datelor și a tranzacțiilor financiare. Activitatea presupune introducerea datelor, verificarea acurateței informațiilor, arhivarea documentelor și respectarea procedurilor interne. Operatorul trebuie să demonstreze atenție la detalii, cunoștințe de operare a echipamentelor și abilități de comunicare pentru a colabora cu alte departamente și a asigura fluxul continuu al informațiilor contabile."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Introducerea datelor contabile primite din diverse surse (facturi, extrase bancare, chitanțe)
Validarea și verificarea datelor introduse, asigurând acuratețea și conformitatea cu standardele
Utilizarea software-ului contabil pentru înregistrarea tranzacțiilor financiare (contabilitate primară)
Gestionarea fluxului de documente contabile, inclusiv arhivarea fizică și electronică
Verificarea și reconcilierea soldurilor conturilor bancare și a altor conturi
Pregătirea rapoartelor contabile periodice (zilnice, săptămânale, lunare)
Identificarea și corectarea erorilor contabile
Colaborarea cu departamentul financiar pentru clarificarea informațiilor și rezolvarea problemelor
Asigurarea confidențialității datelor financiare
Respectarea procedurilor interne și a reglementărilor legale în vigoare
Gestionarea și actualizarea fișierelor electronice de date contabile
Pregătirea documentelor pentru auditul intern și extern
Verificarea și reconcilierea facturilor furnizorilor și a documentelor de încasări
Introducerea și actualizarea informațiilor despre clienți și furnizori în sistemul contabil
Generarea de rapoarte de contabilitate analitică la cerere.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea economică sau contabilitate.
Calificare profesională în contabilitate, conform Certificatului de Calificare Profesională, nivel 3 sau 4, emis de o instituție acreditată.
Cunoștințe de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Excel, Word).
Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate (ex: SAGA, SAP Business One, QuickBooks).
Cunoștințe de contabilitate financiară și fiscală, conform legislației în vigoare.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de scanare și arhivare a documentelor.
Atestat de formare profesională în domeniul contabilității, conform cerințelor specifice.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în utilizarea unui anumit program contabil.
Cunoștințe de termeni contabili și fiscali.
Abilități de analiză și interpretare a datelor financiare.
Cunoștințe despre principiile contabile general acceptate (GAAP).
Cunoștințe despre legislația muncii și a asigurărilor sociale.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în operarea unui sistem contabil.
Experiență în introducerea și verificarea datelor contabile.
Experiență în gestionarea documentelor contabile, atât fizice cât și electronice.
Experiență în reconcilierea conturilor bancare și a altor conturi.
Experiență în generarea de rapoarte contabile periodice.
Experiență în utilizarea programelor de contabilitate (ex: SAGA, SAP Business One, QuickBooks).
Experiență în lucrul cu facturi, chitanțe și alte documente justificative.
Experiență în identificarea și corectarea erorilor contabile.
Experiență în colaborarea cu departamentele financiare și de contabilitate.
Experiență în lucrul cu baze de date și sisteme de arhivare electronică.
Experiență în gestionarea fluxului de numerar.
Experiență în pregătirea documentelor pentru audituri interne și externe.
Experiență în utilizarea echipamentelor de scanare și arhivare a documentelor.
Experiență în lucrul cu software de facturare.
Experiență în gestionarea documentelor de încasări și plăți.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
Cunoștințe avansate de operare a programelor de contabilitate (ex: SAGA, SAP Business One, QuickBooks).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Abilitatea de a utiliza eficient echipamente de scanare și arhivare a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de facturare electronică (e-factură).
Cunoștințe despre funcționarea bazelor de date și a limbajelor de interogare (ex: SQL).
Utilizarea eficientă a sistemelor de raportare financiară.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor financiare.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de plată electronică.
Utilizarea sistemelor de management al fluxului de numerar.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de control al accesului la date.
Utilizarea instrumentelor de securitate a datelor financiare.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea sistemelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de virtualizare.
Utilizarea instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de rețea.
Utilizarea sistemelor de videoconferință.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de colaborare online.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Atenție deosebită la detalii și acuratețe.
Capacitate de concentrare prelungită.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Abilități de comunicare clară și concisă, atât verbal cât și scris.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Abilități de rezolvare a problemelor și luarea deciziilor.
Gestionarea eficientă a timpului și respectarea termenelor limită.
Adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta confidențialitatea datelor.
Abilități de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță și urgență.
Orientare către rezultate și îmbunătățire continuă.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de a învăța rapid și de a se adapta la noi situații.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta confidențialitatea informațiilor.
Abilități de a colabora cu diverse departamente și de a construi relații profesionale.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date financiare.
Abilități de a oferi suport și asistență colegilor.
Etică profesională și respectarea principiilor de integritate.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente contabile procesate pe zi, Acuratețea datelor introduse (procentaj), Numărul de erori contabile detectate și corectate, Timpul mediu de procesare a unei facturi, Numărul de rapoarte contabile generate la timp, Respectarea termenelor limită pentru depunerea declarațiilor fiscale, Nivelul de satisfacție al clienților interni (departamente), Reducerea numărului de audituri suplimentare necesare, Gradul de respectare a procedurilor interne, Eficiența utilizării sistemelor informatice, Nivelul de conformitate cu reglementările legale, Timpul mediu de răspuns la solicitările de informații, Numărul de contribuții la îmbunătățirea proceselor contabile, Reducerea costurilor operaționale prin optimizarea proceselor, Nivelul de îndeplinire a obiectivelor de performanță, Respectarea bugetului alocat, Numărul de traininguri sau certificări obținute, Reducerea numărului de reclamații legate de date contabile, Gradul de respectare a politicilor de securitate a datelor, Nivelul de utilizare a instrumentelor de automatizare.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor contabile standard, Acuratețea și completitudinea datelor introduse, Claritatea și lizibilitatea documentelor generate, Respectarea confidențialității informațiilor financiare, Capacitatea de a identifica și corecta erorile contabile, Respectarea termenelor limită pentru depunerea declarațiilor fiscale, Calitatea rapoartelor contabile generate, Capacitatea de a oferi suport colegilor, Respectarea politicilor de securitate a datelor, Capacitatea de a lucra în echipă, Respectarea standardelor de etică profesională, Capacitatea de a comunica eficient, Respectarea procedurilor de audit intern, Capacitatea de a adapta procesele la schimbările legislative, Respectarea regulilor de arhivare a documentelor contabile, Capacitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire a proceselor, Respectarea politicilor de control intern, Capacitatea de a oferi feedback constructiv, Respectarea procedurilor de reconciliere bancară, Capacitatea de a gestiona situații de urgență legate de date contabile, Respectarea politicilor de acces la informații financiare. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea confidențialității datelor financiare, Atenție la detalii și acuratețe, Capacitatea de a lucra sub presiune, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Respectarea termenelor limită, Capacitatea de a învăța rapid, Abilitatea de a lucra independent, Capacitatea de a comunica eficient, Abilitatea de a rezolva probleme, Flexibilitate și adaptabilitate, Inițiativă și proactivitate, Orientare către rezultate, Capacitatea de a lucra în echipă, Abilitatea de a gestiona conflicte, Capacitatea de a oferi feedback constructiv, Respectarea eticii profesionale, Abilitatea de a gestiona situații de urgență, Capacitatea de a se concentra pe sarcini repetitive, Abilitatea de a gestiona schimbări legislative, Capacitatea de a menține un nivel ridicat de profesionalism. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Monitor, Tastatură, Mouse, Imprimantă, Scaner, Câbleuri de conectare, Software de contabilitate, Software de procesare text, Software de calcul tabelar, Sistem de arhivare electronică, Dispozitiv de stocare extern (USB), Software antivirus, Program de e-mail, Dispozitive de scanare a codurilor de bare, Sistem de management al documentelor, Telemecanică, Unități de citire magnetică, Dispozitive de backup date..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.