FIȘĂ DE POST OPERATOR PROCESARE TEXT SI IMAGINE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:OPERATOR PROCESARE TEXT SI IMAGINE

1.2. Cod C.O.R.:413203

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivarul pentru organizarea documentelor, cu tehnicienii IT pentru suport tehnic, cu managerul de proiect pentru respectarea termenelor, cu personalul de control calitate pentru validarea rezultatelor, și cu alți operatori pentru schimbul de informații și suport reciproc. Externe: Colaborează cu furnizorii de echipamente și software, cu consultanții IT pentru implementarea soluțiilor, și cu clienții (în anumite situații) pentru clarificarea cerințelor și livrarea produsului final.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Operatorul Procesare Text și Imagine este responsabil pentru introducerea, verificarea și editarea datelor textuale și vizuale în sistemele informatice ale companiei. Activitatea presupune transpunerea documentelor, imaginilor și altor materiale în format digital, asigurând acuratețea și coerența informațiilor. De asemenea, operatorul va efectua corecturi, va formata documente și imagini conform specificațiilor și va contribui la menținerea calității datelor stocate. Se așteaptă atenție sporită la detalii, cunoștințe de operare PC și o bună capacitate de concentrare.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Introducerea datelor textuale și vizuale în sisteme informatice.
Scanarea și digitalizarea documentelor, inclusiv formulare, contracte, facturi.
Verificarea acurateței datelor introduse, conform procedurilor stabilite.
Editarea și corectarea erorilor din documente și imagini.
Formatearea textului și a imaginilor conform standardelor companiei (fonturi, dimensiuni, aliniere, rezoluție).
Aplicarea de etichete (tag-uri) și metadate pentru a facilita căutarea și organizarea informațiilor.
Conversia documentelor în diverse formate (PDF, DOCX, JPG, PNG).
Utilizarea software-urilor de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pentru a transforma imagini în text editabil.
Verificarea lizibilității documentelor scanate și aplicarea de măsuri corective (îmbunătățirea contrastului, curățarea imaginii).
Arhivarea digitală a documentelor, respectând politica de păstrare a datelor.
Gestionarea fluxului de lucru, prioritizarea sarcinilor și respectarea termenelor limită.
Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura integritatea datelor.
Raportarea erorilor sau a problemelor întâmpinate în procesul de procesare.
Asigurarea confidențialității informațiilor prelucrate.
Actualizarea constantă a cunoștințelor privind software-urile și tehnologiile utilizate.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea secretariat, contabilitate sau informatică.
Calificare profesională în domeniu, cum ar fi operator introducere date, operator tastare sau similar.
Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a programelor de procesare text (Microsoft Word, LibreOffice Writer).
Cunoștințe de operare a programelor de procesare a imaginilor (Adobe Photoshop, GIMP).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor OCR (ABBYY FineReader, Readiris).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de foi de calcul (Microsoft Excel, LibreOffice Calc).
Cunoștințe de operare a sistemelor de operare Windows.
Cunoștințe de bază despre structura documentelor digitale (formate de fișiere, metadate).
Cunoștințe de limba română, scris și gramatică corectă.
Abilități de comunicare și relaționare.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni în introducerea și procesarea datelor.
Experiență în scanarea și digitalizarea documentelor, preferabil într-un mediu de birou.
Experiență în utilizarea software-urilor OCR pentru conversia imaginilor în text editabil.
Experiență în verificarea acurateței datelor și corectarea erorilor.
Experiență în utilizarea programelor de procesare text și a celor de procesare a imaginilor.
Experiență în lucrul cu sisteme de management al documentelor (DMS) constituie un avantaj.
Experiență în lucrul cu baze de date, chiar și la nivel de utilizator, reprezintă un plus.
Experiență în lucrul cu aplicații de foi de calcul (Excel, Calc) pentru analiză și raportare.
Experiență în respectarea procedurilor de confidențialitate a datelor.
Experiență în lucrul într-un mediu cu termene limită și volum mare de muncă.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
Utilizarea eficientă a software-urilor de procesare text (LibreOffice Writer, Google Docs).
Utilizarea software-urilor de procesare a imaginilor (Adobe Photoshop, GIMP, IrfanView).
Cunoștințe solide de utilizare a software-urilor OCR (ABBYY FineReader, Readiris, Tesseract).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a bazelor de date (Microsoft Access, LibreOffice Base).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea aplicațiilor de scanare și procesare a imaginilor (scanere, copiere, imprimare).
Cunoștințe despre formatele de fișiere digitale (PDF, DOC, DOCX, JPG, PNG, TIFF).
Utilizarea eficientă a metadatelor pentru indexare și căutare.
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor de compresie a fișierelor (ZIP, RAR).
Utilizarea aplicațiilor de colaborare online (Google Drive, OneDrive, Dropbox).
Cunoștințe de bază despre rețele de calculatoare și protocoale de comunicare.
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Skype).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor periferice (imprimante, scanere, plottere).
Utilizarea instrumentelor de căutare online și a motoarelor de căutare.
Cunoștințe despre securitatea datelor și protecția informațiilor.
Utilizarea aplicațiilor de criptare și decriptare a fișierelor.
Cunoștințe despre backup și restaurare a datelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Capacitate de concentrare pe perioade îndelungate.
Abilitatea de a respecta termene limită și de a lucra sub presiune.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Comunicare clară și concisă, atât verbală, cât și scrisă.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Lucru în echipă și colaborare eficientă cu colegii.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi situații.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date și informații.
Abilitatea de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Răbdare și perseverență în rezolvarea problemelor complexe.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Gestionarea eficientă a stresului și a frustrării.
Atitudine pozitivă și orientare către rezultate.
Abilitatea de a menține o atitudine profesională în orice situație.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente scanate/procesate pe oră, acuratețea datelor introduse (procent), număr de erori corectate/identificate, timp mediu de procesare a unui document, număr de documente procesate respectând termenele limită, volum de date digitalizate în unități de măsură (GB/TB), număr de proiecte finalizate în termen și buget, rata de satisfacție a clienților/utilizatorilor, număr de rapoarte generate și distribuite, număr de proceduri documentate și actualizate, număr de traininguri/workshop-uri participate, număr de îmbunătățiri procesuale implementate, timpul mediu de rezolvare a problemelor tehnice, număr de documente arhivate conform standardelor, număr de audituri interne/externe trecute cu succes, număr de recomandări implementate pentru îmbunătățirea eficienței, număr de documente procesate respectând standardele de calitate, număr de procese automatizate/optimizate, număr de documente clasificate corect, număr de sesiuni de training oferite colegilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea transcrierii și a procesării imaginilor, respectarea standardelor de confidențialitate, calitatea metadatelor asociate documentelor, claritatea și concizia rapoartelor generate, respectarea procedurilor de lucru stabilite, aderența la politicile de securitate a datelor, eficiența fluxului de lucru, gradul de satisfacție al utilizatorilor interni/externi, profesionalismul în interacțiunea cu clienții/colegii, gradul de adaptabilitate la cerințele specifice ale proiectelor, capacitatea de a identifica și corecta erorile, respectarea termenelor limită, calitatea documentației create, coerența și consistența datelor procesate, gradul de detaliere și acuratețe a informațiilor extrase, conformitatea cu reglementările legale și contractuale, gradul de utilizare eficientă a resurselor, respectarea drepturilor de autor și a licențelor, capacitatea de a oferi suport tehnic adecvat, gradul de implicare în îmbunătățirea continuă a proceselor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea problemelor și propunerea de soluții, atenție sporită la detalii și acuratețe, perseverență în rezolvarea sarcinilor dificile, adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii, capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, abilități de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă, orientare către rezultate și performanță, capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu colegii, responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor, flexibilitate în gestionarea priorităților, proactivitate în învățarea de noi competențe, etică profesională și respectarea confidențialității, capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv, gândire analitică și capacitate de a interpreta date, abilitatea de a gestiona situații neprevăzute, reziliență în fața frustrărilor, atitudine pozitivă și entuziasm, capacitatea de a menține concentrarea pe perioade îndelungate, capacitatea de a anticipa potențiale probleme și de a preveni erorile.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Scanner cu alimentare automată, software OCR (Optical Character Recognition), software de editare imagine, stație de lucru cu monitor dual, imprimantă laser, ploter, software de management al documentelor, echipamente de arhivare optică, dispozitive de stocare externă (HDD/SSD), software de criptare și securitate a datelor, sistem de scanare cu detectare automată a orientării documentului, software de corectură automată a textului, echipamente de protecție a vederii (ochelari/filtru), software de gestionare a fluxurilor de lucru, sistem de backup automat, dispozitive de scanare portabile, software de analiză a imaginilor, software de recunoaștere a limbajului natural (NLP), echipamente de curățare a prafului și a murdăriei de pe documente..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.