FIȘĂ DE POST TELEFAXIST
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:TELEFAXIST
1.2. Cod C.O.R.:413104
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu personalul administrativ pentru gestionarea fluxurilor de documente, cu departamentul IT pentru suport tehnic, cu operatorii de telefonie pentru clarificarea problemelor de comunicare și cu personalul de secretariat pentru distribuirea documentelor primite. Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii de telecomunicații pentru remedierea defecțiunilor, cu clienții pentru transmiterea documentelor și cu alte instituții pentru schimbul de informații.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Telefaxistul are ca scop principal recepționarea, transmiterea și gestionarea documentelor prin intermediul echipamentelor de telefax. Activitatea presupune verificarea calității transmisiunilor, arhivarea documentelor primite și expediate, precum și asigurarea funcționării corespunzătoare a aparatelor de fax. De asemenea, poate include sarcini administrative conexe, precum gestionarea corespondenței și răspunsul la întrebări legate de transmiterea documentelor. Postul necesită atenție la detalii, operare eficientă a echipamentelor și respectarea procedurilor interne."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Operarea echipamentelor de transmitere/recepție fax
Verificarea parametrilor de transmitere (viteză, contrast, calitatea semnalului)
Diagnosticarea și remedierea problemelor minore ale echipamentelor de fax
Gestionarea jurnalului de transmitere/recepție fax
Arhivarea documentelor transmise și primite, conform procedurilor interne
Pregătirea documentelor pentru transmitere (sortare, aliniere)
Verificarea integrității documentelor primite și expediate
Asigurarea confidențialității documentelor gestionate
Gestionarea inventarului consumabilelor (hârtie, toner)
Raportarea defectiunilor majore ale echipamentelor
Monitorizarea calității transmisiunilor și ajustarea parametrilor
Programarea transmisiunilor fax în funcție de priorități
Gestionarea adreselor de fax și actualizarea listelor
Asigurarea curățeniei și ordinii în zona de lucru
Respectarea procedurilor de securitate a informațiilor
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii medii (minim)
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (calculator, imprimantă, scanner)
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare text (Microsoft Word, LibreOffice Writer)
Cunoștințe de bază despre funcționarea echipamentelor de telecomunicații
Certificat de calificare în domeniul secretariatului (avantaj)
Curs de operare a echipamentelor de birou (avantaj)
Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică (avantaj)
Cunoștințe de limba română – scris și vorbit – nivel mediu
Abilități de comunicare și relaționare interpersonală
Capacitate de a lucra în echipă
Atenție la detalii și acuratețe
5.2. Experiență Profesională:
Experiență minimă într-un rol similar (de preferință în secretariat sau arhivare)
Experiență în operarea echipamentelor de birou, inclusiv faxuri și imprimante
Experiență în gestionarea documentelor și arhivarea acestora
Experiență în utilizarea programelor de editare text și procesare de date
Experiență în lucrul cu sisteme de telecomunicații (avantaj)
Experiență în respectarea procedurilor de confidențialitate a informațiilor
Experiență în lucrul cu volume mari de documente
Experiență în identificarea și raportarea problemelor tehnice
Experiență în lucrul cu termene limită și prioritizarea sarcinilor
Experiență în lucrul într-un mediu de birou structurat
Cunoașterea principiilor de operare a echipamentelor de birou (avantaj)
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare fluentă a echipamentelor de fax (mono și color)
Cunoașterea parametrilor de transmisie fax (viteză, contrast, rezoluție)
Utilizarea eficientă a programelor de editare text (Microsoft Word, LibreOffice Writer)
Diagnosticarea și remedierea problemelor minore ale echipamentelor de fax
Gestionarea jurnalelor de transmisie și recepție fax
Utilizarea programelor de scanare și procesare a imaginilor
Cunoașterea formatelor de fișiere utilizate în transmisia fax (PDF, TIFF, JPEG)
Utilizarea sistemelor de arhivare electronică a documentelor
Cunoașterea protocoalelor de comunicare fax (T.30, T.37)
Operare PC – nivel utilizator
Utilizarea programelor de diagnosticare a echipamentelor de birou
Cunoașterea principiilor de funcționare a rețelelor de telecomunicații
Utilizarea programelor de gestionare a imprimantelor
Cunoașterea procedurilor de securitate a datelor în transmisia fax
Utilizarea echipamentelor de scanare a documentelor
Cunoașterea principiilor de funcționare a echipamentelor de telecomunicații
Utilizarea programelor de gestionare a adreselor de fax
Cunoașterea formatelor de fișiere pentru documente
Utilizarea programelor de compresie a fișierelor (avantaj)
Cunoașterea principiilor de funcționare a echipamentelor de scanare (avantaj)
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Atenție la detalii și acuratețe
Organizare și planificare
Responsabilitate și seriozitate
Abilitatea de a lucra sub presiune și respectarea termenelor limită
Comunicare eficientă (scrisă și verbală)
Capacitate de a prioritiza sarcinile
Adaptabilitate la schimbări
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă
Gestionarea eficientă a timpului
Discreție și confidențialitate
Abilitatea de a rezolva probleme
Gândire analitică
Rigoare în respectarea procedurilor
Abilitatea de a se concentra
Inițiativă și proactivitate
Capacitate de a învăța rapid
Abilități de observare
Perseverență și determinare
Gestionarea stresului
Abilități de relaționare interpersonale
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de faxuri transmise/receptate pe oră, numărul de erori de transmisie/recepție, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de documente scanate pe zi, acuratețea datelor introduse, respectarea termenelor limită pentru expedierea faxurilor, numărul de reclamații din partea clienților, gradul de utilizare a echipamentelor de scanare, gradul de respectare a procedurilor de securitate a datelor, numărul de documente arhivate corect, timpul mediu de diagnosticare a problemelor echipamentelor, numărul de solicitări rezolvate independent.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de confidențialitate, acuratețea transmiterii documentelor, respectarea standardelor de calitate a scanărilor, claritatea și lizibilitatea documentelor transmise, respectarea instrucțiunilor de operare a echipamentelor, modul de interacțiune cu clienții și colegii, promptitudinea în raportarea problemelor, gradul de atenție la detalii, respectarea termenelor limită, inițiativa în identificarea soluțiilor, profesionalismul în abordare, modul de gestionare a situațiilor neprevăzute, capacitatea de a se adapta la schimbări, respectarea normelor de igienă și securitate în muncă, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, modul de gestionare a solicitărilor urgente, capacitatea de a lucra independent și în echipă, gradul de responsabilitate pentru rezultatele activității.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea regulilor de etichetă profesională, capacitatea de a gestiona situații de conflict, abilitatea de a oferi suport colegilor, disponibilitatea de a învăța lucruri noi, capacitatea de a lucra sub presiune, flexibilitatea în adaptarea la sarcini neprevăzute, inițiativa în identificarea soluțiilor, capacitatea de a comunica eficient, abilitatea de a prioritiza sarcinile, perseverența în rezolvarea problemelor, abilitatea de a lucra în echipă, capacitatea de a oferi feedback constructiv, respectarea opiniilor colegilor, capacitatea de a gestiona timpul eficient, abilitatea de a lua decizii corecte, capacitatea de a învăța din experiență, abilitatea de a demonstra empatie, capacitatea de a menține un ton profesional, abilitatea de a gestiona criticile constructive, capacitatea de a menține o atitudine pozitivă.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU
7.5. Echipamente din dotare:
Aparat telefonic, fax, scanner, computer, imprimantă, unitate centrală, monitor, tastatură, mouse, cabluri de conectare, consumabile (hârtie, toner, cerneală), stație de lucru, telefon cu funcții de fax, software de gestionare a faxurilor, sistem de arhivare electronică..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.