FIȘĂ DE POST REFERENT TRANSMITERE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT TRANSMITERE

1.2. Cod C.O.R.:413103

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivistul, funcționarii din departamentul de achiziții, departamentul juridic, departamentul financiar, personalul din departamentele generatoare de documente, administratorul de sistem și personalul IT.
Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii de arhivare, companii de curierat, instituții publice solicitante de documente, auditori interni și externi, furnizori de echipamente și software.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Referentul Transmitere este responsabil pentru gestionarea fluxului de documente și informații către diverse instituții și părți interesate. Activitatea principală constă în pregătirea, verificarea și transmiterea documentelor, respectând termenele stabilite și asigurând acuratețea datelor. De asemenea, referentul răspunde de arhivarea documentelor primite și transmise, oferind suport în procesarea cererilor și solicitărilor, contribuind la buna funcționare a activității administrative și la respectarea procedurilor interne."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxurilor documentare interne și externe.
Pregătirea și verificarea documentelor pentru transmitere (rapoarte, corespondență, notificări, cereri).
Introducerea datelor în sisteme informatice specifice (ex: aplicații de management al documentelor, CRM).
Monitorizarea termenelor limită pentru transmiterea documentelor și alertarea superiorilor în caz de depășire.
Arhivarea documentelor primite și transmise, atât în format fizic, cât și electronic, respectând politica de arhivare a instituției.
Clasificarea și indexarea documentelor pentru o căutare eficientă.
Asigurarea confidențialității datelor sensibile conținute în documente.
Gestionarea corespondenței electronice (e-mail), trierea și distribuirea mesajelor.
Realizarea de copii ale documentelor (scanare, xerox).
Pregătirea de dosare și pachete de documente pentru diverse proceduri (ex: licitații, autorizații).
Urmărirea stadiului de procesare al documentelor transmise.
Comunicarea cu alte departamente pentru clarificarea informațiilor necesare.
Actualizarea bazelor de date cu informații despre documente.
Verificarea conformității documentelor cu legislația în vigoare.
Gestionarea fluxului de documente în cadrul sistemului electronic de management al documentelor (GED).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, cu diplomă de bacalaureat.
Absolvire de cursuri de specializare în domeniul secretariatului, arhivării sau managementului documentelor (avantaj).
Cunoștințe de operare a calculatorului (MS Office – Word, Excel, Outlook) la un nivel minim de utilizator.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (GED) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de contabilitate primară (avantaj).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Cunoștințe de limba engleză – nivel minim de conversație (avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul secretariatului și arhivării (avantaj).
Cunoștințe despre legislația privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR) – constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități de secretariat, arhivare sau gestionare a documentelor.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (GED) – constituie un avantaj.
Experiență în activități de introducere și prelucrare a datelor în sisteme informatice.
Experiență în activități de corespondență, atât în format scris, cât și electronic.
Experiență în activități de clasificare și indexare a documentelor.
Experiență în activități de urmărire a termenelor limită și raportare.
Experiență în utilizarea echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Experiență în activități de arhivare și recuperare a documentelor.
Experiență în activități de comunicare cu alte departamente și instituții.
Experiență în activități de raportare și prezentare a informațiilor.
Experiență în gestionarea fluxurilor de documente în medii organizaționale complexe (avantaj).
Experiență în activități de conformitate cu reglementările interne și externe (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului MS Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de procesare a textului (Word).
Cunoștințe solide de utilizare a programelor de calcul tabelar (Excel).
Utilizarea eficientă a programelor de e-mail (Outlook, Gmail).
Utilizarea sistemelor de management al documentelor (GED) – preferabil SharePoint, Alfresco.
Cunoștințe de utilizare a programelor de scanare și OCR (Optical Character Recognition).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator, fax).
Utilizarea programelor de arhivare digitală.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: Access) – constituie un avantaj.
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a imaginilor (ex: Photoshop, GIMP) – avantaj.
Utilizarea sistemelor de raportare și analiză a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management Systems).
Utilizarea programelor de creare a formularelor digitale.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Utilizarea programelor de criptare și securitate a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea sistemelor de gestionare a drepturilor de acces la informații.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă.
Organizare și planificare riguroasă a activităților.
Atenție deosebită la detalii și acuratețe.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Orientare către rezultate și respectarea obiectivelor.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a lucra sub presiune.
Abilități de relaționare interpersonale și diplomație.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a lucra cu persoane diverse și de a construi relații de încredere.
Abilități de prezentare și de a transmite informații clar și concis.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date.
Etică profesională și confidențialitate.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Abilități de gestionare a timpului și de a prioritiza activitățile.
Spirit de echipă și colaborare.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate pe zi, acuratețea introducerii datelor, timpul mediu de răspuns la solicitări, respectarea termenelor limită pentru arhivare, numărul de erori în procesarea documentelor, gradul de satisfacție a clienților interni, numărul de solicitări rezolvate în prima interacțiune, timpul mediu de rezolvare a unei solicitări, respectarea procedurilor interne, numărul de documente clasificate corect, numărul de rapoarte generate la timp, gradul de utilizare a sistemului de management al documentelor, numărul de audituri trecute cu succes, reducerea timpului de căutare a documentelor, numărul de documente arhivate conform standardelor, numărul de reclamații privind procesarea documentelor, gradul de respectare a politicilor de confidențialitate, numărul de documente recuperate în caz de urgență.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de lucru standard, acuratețea datelor introduse, gradul de detaliere al informațiilor în documente, claritatea și concizia rapoartelor, coerența fluxului de documente, conformitatea cu politicile de confidențialitate, respectarea termenelor limită, profesionalismul în comunicare, organizarea și structurarea documentelor, calitatea interacțiunii cu clienții interni, nivelul de cunoaștere a sistemelor informatice utilizate, adaptabilitatea la schimbările de proceduri, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitatea de a lucra în echipă, respectarea standardelor de securitate a informațiilor, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, etica profesională, capacitatea de a gestiona situații de urgență, calitatea documentației de suport, nivelul de înțelegere a cerințelor utilizatorilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea procedurilor de lucru, atenție la detalii, orientare către rezultate, capacitate de organizare, inițiativă, adaptabilitate, comunicare eficientă, colaborare, rezolvare de probleme, gestionarea timpului, profesionalism, etică profesională, responsabilitate, rigoare, perseverență, proactivitate, capacitate de a lucra sub presiune, gestionarea conflictelor, empatie, capacitate de a învăța rapid, orientare către client intern, gestionarea priorităților, inițierea îmbunătățirilor proceselor, asumarea responsabilității, capacitatea de a oferi feedback constructiv, respectarea confidențialității, gestionarea situațiilor neprevăzute, capacitatea de a lucra independent, capacitatea de a contribui la un mediu de lucru pozitiv.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, imprimantă, scaner, copiator, fax, telefon, sistem de management al documentelor (DMS), software de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer), software de calcul tabelar (Microsoft Excel, LibreOffice Calc), software de e-mail, sistem de arhivare electronică, echipamente de scanare a documentelor de format mare, echipamente de distrugere a documentelor confidențiale, cititoare de coduri de bare, echipamente de stocare a documentelor fizice (rafturi, dulapuri), echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), software de criptare a datelor, sistem de management al fluxurilor de lucru, echipamente de protecție a vederii (ecrane anti-reflexie)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.