FIȘĂ DE POST STENODACTILOGRAFA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:STENODACTILOGRAFA

1.2. Cod C.O.R.:413102

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu secretarii, arhivarul, funcționarii publici din departament, șefii de departament pentru clarificarea conținutului și respectarea procedurilor. Primește instrucțiuni de la superiorul direct și oferă suport stenodactilografic altor angajați. Externe: Colaborează cu clienții (în anumite situații) pentru clarificarea informațiilor, cu furnizorii de echipamente și software pentru suport tehnic și cu alte instituții pentru schimb de documente.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Stenodactilograful realizează transcrierea fidelă a discuțiilor, ședințelor și a altor evenimente orale, folosind tehnica stenografiei. Scopul principal este de a crea un înregistrare rapidă și precisă a informațiilor, care ulterior este transpusă în text lizibil. Abilitatea de a asculta activ, de a interpreta rapid și de a utiliza cu acuratețe simbolurile stenografice sunt esențiale. Stenodactilograful contribuie la eficientizarea procesului de documentare și la asigurarea accesului la informații pentru diverse instituții și persoane interesate.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Realizează transcrierea fonetică a fluxurilor verbale în sistem de stenografie.
Efectuează codificarea auditivă a discursurilor, ședințelor și a altor evenimente orale.
Decodifică înregistrările stenografice în text lizibil, respectând acuratețea semantică și gramaticală.
Asigură transcrierea fidelă a termenilor de specialitate și a numelor proprii utilizate în context.
Verifică și corectează transcrierile, eliminând erorile și asigurând coerența textului.
Utilizează software specializat pentru gestionarea și editarea înregistrărilor stenografice.
Adaptează viteza de transcriere la complexitatea discursului și la nivelul de specializare al vorbitorului.
Respectă confidențialitatea informațiilor stenografiate, conform reglementărilor interne și legale.
Colaborează cu interpreți și traducători pentru a asigura acuratețea terminologică în contexte multilingvistice.
Actualizează periodic cunoștințele privind evoluția sistemelor de stenografie și a tehnologiilor asociate.
Gestionează arhivele de înregistrări stenografice, asigurând accesibilitatea și securitatea datelor.
Realizează sinteze și rezumate ale înregistrărilor stenografice, evidențiind aspectele esențiale.
Participă la instruiri și perfecționări pentru îmbunătățirea abilităților de stenodactilografie.
Asigură suport tehnic pentru utilizatorii de sisteme de stenografie.
Transpune înregistrările stenografice în formate digitale, compatibile cu diverse platforme.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii cu diplomă de bacalaureat.
Certificat de absolvire a cursului de stenografie – nivel începător sau mediu.
Certificat de absolvire a cursului de perfecționare în stenografie – nivel avansat (recomandat).
Cunoștințe solide de ortografie, gramatică și punctuație a limbii române.
Cunoștințe de utilizare a calculatoarelor și a programelor de procesare a textului.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de stenografie (mașină de stenografie, microfon, căști).
Atestat de competențe în utilizarea sistemelor de stenografie (dacă este cazul).
Cunoștințe de termnologie specifică domeniilor în care se desfășoară activitatea de stenografie (justiție, administrație publică, etc.).
Abilități de transcriere rapidă și precisă a fluxurilor verbale.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Aptitudini de concentrare și atenție sporită la detalii.
Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a software-ului specializat pentru gestionarea și editarea înregistrărilor stenografice (dacă este cazul).
Experiență practică în domeniul stenografiei (avantaj).
Certificat de competențe lingvistice (dacă este cazul, în funcție de specificul activității).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni în transcrierea fonetică a discursurilor, ședințelor și a altor evenimente orale.
Experiență în utilizarea sistemelor de stenografie, inclusiv mașini de stenografie și software specializat.
Experiență în decodificarea înregistrărilor stenografice în text lizibil, respectând acuratețea semantică și gramaticală.
Experiență în verificarea și corectarea transcrierilor, eliminând erorile și asigurând coerența textului.
Experiență în gestionarea arhivele de înregistrări stenografice, asigurând accesibilitatea și securitatea datelor.
Experiență în utilizarea programelor de procesare a textului pentru editarea și formatarea transcrierilor.
Experiență în adaptarea vitezei de transcriere la complexitatea discursului și la nivelul de specializare al vorbitorului.
Experiență în lucrul cu termeni de specialitate și nume proprii în diverse domenii (justiție, administrație publică, medicină, etc.).
Experiență în respectarea confidențialității informațiilor stenografiate, conform reglementărilor interne și legale.
Experiență în colaborarea cu interpreți și traducători pentru a asigura acuratețea terminologică în contexte multilingvistice (dacă este cazul).
Experiență în realizarea sinteze și rezumate ale înregistrărilor stenografice, evidențiind aspectele esențiale (dacă este cazul).
Experiență în utilizarea echipamentelor de stenografie (microfoane, căști) și în rezolvarea problemelor tehnice minore.
Experiență în lucrul sub presiune și respectarea termenelor limită, în contexte cu volum mare de muncă.
Experiență în adaptarea la diverse sisteme de stenografie și în învățarea rapidă a unor noi tehnici (dacă este cazul).
Experiență în lucrul cu sisteme de management al documentelor (dacă este cazul).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Utilizare avansată a programelor de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer).
Utilizare a programelor de corectură ortografică și gramaticală.
Utilizare a programelor de transcriere fonetică și de recunoaștere vocală (dacă este cazul).
Utilizare a software-ului specializat pentru gestionarea și editarea înregistrărilor stenografice (ex: CAT Tools).
Cunoașterea sistemelor de stenografie (ex: Pitman, Gregg, Telegrafică).
Cunoașterea formatelor de fișiere utilizate în stenografie (ex: .txt, .doc, .pdf).
Cunoștințe de baze de date pentru stocarea și recuperarea datelor stenografice (dacă este cazul).
Utilizare a echipamentelor de stenografie (mașini de stenografie, microfoane, căști).
Cunoștințe de rețele de calculatoare și protocoale de comunicare (dacă este cazul).
Utilizare a sistemelor de videoconferință și de teleconferință (dacă este cazul).
Utilizare a programelor de arhivare și comprimare a fișierelor (ex: ZIP, RAR).
Utilizare a programelor de criptare și decriptare a datelor (dacă este cazul).
Utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de securitate a informațiilor și protecție a datelor personale.
Utilizare a programelor de diagnosticare și depanare a echipamentelor de stenografie.
Cunoștințe de limbaje de programare (dacă este cazul).
Utilizare a programelor de editare audio și video (dacă este cazul).
Cunoștințe de tehnici de optimizare a performanței sistemelor de stenografie.
Utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft Teams).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Capacitate de concentrare susținută și rezistență la oboseală.
Abilități excelente de ascultare și înțelegere a informațiilor orale.
Capacitate de a lucra sub presiune și în respectarea termenelor limită.
Abilități de organizare și gestionare a timpului.
Adaptabilitate la medii de lucru dinamice și solicitante.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Abilități de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Rezolvarea problemelor și gândire analitică.
Flexibilitate și disponibilitatea de a învăța rapid tehnici noi.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Abilități de observare și identificare a elementelor esențiale.
Inițiativă și proactivitate în identificarea soluțiilor.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona multiple proiecte simultan.
Capacitate de a lucra cu persoane diverse și de a construi relații profesionale.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.
Abilități de auto-evaluare și îmbunătățire continuă.
Gestionarea eficientă a feedback-ului constructiv.
Capacitatea de a menține un nivel ridicat de profesionalism.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de pagini stenodactilografiate pe oră, Acuratețea transcrierii (procent), Număr de erori per pagină, Timp de răspuns la solicitări, Număr de documente finalizate respectând termenele limită, Productivitate medie (pagini/oră), Grad de utilizare a software-ului specializat, Număr de solicitări de corectură, Timp mediu de corectură, Număr de ore lucrate suplimentare, Nivel de satisfacție al clienților (evaluări), Respectarea standardelor de confidențialitate (incidente), Număr de traininguri/certificări obținute, Grad de utilizare a echipamentului (utilizare/disponibilitate), Reducerea timpului de procesare a documentelor (procent), Creșterea acurateței datelor (procent), Nivel de utilizare a funcțiilor avansate ale software-ului, Număr de sugestii de îmbunătățire implementate, Grad de respectare a procedurilor interne.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea transcrierii, Respectarea terminologiei specifice, Claritatea și lizibilitatea transcrierilor, Respectarea formatelor impuse, Coerența și structura documentelor, Gradul de detaliu în transcriere, Respectarea confidențialității informațiilor, Calitatea relațiilor cu clienții/colaboratorii, Adaptabilitatea la diverse tipuri de discurs, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, Profesionalismul în interacțiunile cu utilizatorii, Respectarea standardelor de etică profesională, Capacitatea de a identifica și corecta erorile, Calitatea raportării problemelor întâmpinate, Nivelul de inițiativă în îmbunătățirea proceselor, Respectarea procedurilor de securitate a datelor, Capacitatea de a oferi suport tehnic utilizatorilor, Nivelul de implicare în activitățile echipei, Capacitatea de a se adapta la schimbări tehnologice.
6.3. Indicatori Comportamentali: Concentrare susținută, Atenție la detalii, Gestionarea stresului, Respectarea termenelor limită, Abilități de comunicare, Adaptabilitate, Inițiativă, Organizare, Profesionalism, Rezolvarea problemelor, Lucru în echipă, Gestionarea conflictelor, Capacitate de învățare, Autocontrol, Orientare către rezultate, Abilități de observare, Capacitate de analiză, Gestionarea timpului, Capacitate de a prioritiza, Flexibilitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Mașină de scris electrică, Computer desktop/laptop, Software specializat de stenografie, Microfon, Căști, Tastatură ergonomică, Monitor, Imprimantă, Scaner, Unități de stocare externe, Software de corectură gramaticală și ortografică, Software de recunoaștere vocală (opțional), Software de gestionare a documentelor, Cabluri și adaptoare, UPS (sursă de alimentare neîntreruptibilă), Suport pentru documente, Mouse ergonomic..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.