FIȘĂ DE POST DACTILOGRAFA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:DACTILOGRAFA

1.2. Cod C.O.R.:413101

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu funcționari din departamentele sursă de date, cu personalul din arhivă, cu superiorul direct pentru raportare și cu colegii pentru schimb de informații și suport reciproc. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii IT pentru suport tehnic, cu instituții colaboratoare pentru transfer de documente și cu clienți interni (dacă este cazul) pentru clarificări privind documentele.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Daｃtilograful este responsabil pentru transcrierea precisă și rapidă a textelor dictate, a documentelor și a altor materiale scrise, utilizând echipamente de dactilografiere sau sisteme informatice. Asigură respectarea normelor ortografice și gramaticale, verificând minuțios acuratețea lucrărilor realizate. Poate fi solicitat să realizeze corecturi, să formăteze documente și să archiveze informații. Este esențială atenția la detalii, viteza de scriere și cunoștințe solide de limba română."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Transcrierea fidelă a documentelor dictate sau prelucrate.
Redactarea de corespondență, note interne și alte materiale scrise.
Introducerea de date în sisteme informatice, respectând formatul specific.
Verificarea și corectarea textelor, asigurând acuratețea ortografică și gramaticală.
Formatarea documentelor conform indicațiilor primite (aliniere, spațiere, fonturi).
Arhivarea documentelor fizice și electronice, respectând procedurile interne.
Utilizarea eficientă a echipamentelor de dactilografiere și a programelor de procesare text.
Gestionarea fluxului de documente, respectând termenele limită.
Adaptarea la diverse tipuri de documente (juridice, medicale, administrative).
Crearea de șabloane de documente standardizate.
Corelarea informațiilor din diverse surse pentru a asigura coerența textului.
Realizarea de copii conforme ale documentelor originale.
Gestionarea corespondenței prin poștă sau e-mail.
Asigurarea confidențialității informațiilor prelucrate.
Actualizarea constantă a cunoștințelor privind normele ortografice și gramaticale.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, cu diplomă de bacalaureat.
Calificare profesională de nivel 3 sau 4, obținută în urma absolvirii unui curs de calificare profesională acreditat, cu specializarea "Dactilograf/Operator introducere date" sau echivalent.
Certificat de absolvire a unui curs de operare pe calculatoare, cu accent pe procesare de text (Microsoft Word, OpenOffice Writer).
Cunoștințe solide de ortografie, gramatică și punctuație a limbii române.
Atestat de competențe în utilizarea echipamentelor de birou (mașină de scris, calculator, imprimantă).
Certificat de competențe în utilizarea aplicațiilor de procesare text (nivel utilizator avansat).
Dacă este cazul, diplomă de studii superioare în domeniul administrativ sau economic poate constitui un avantaj.
Cunoașterea normelor de redactare a documentelor oficiale poate fi un avantaj.
Certificat de competențe lingvistice (dacă postul implică lucrul cu documente în limbi străine).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni într-o poziție similară, implicând transcrierea și redactarea de documente.
Experiență în introducerea de date în sisteme informatice, cu respectarea formatelor specifice.
Experiență în utilizarea eficientă a programelor de procesare text (Microsoft Word, OpenOffice Writer) pentru redactare și formatare.
Experiență în verificarea și corectarea textelor, asigurând acuratețea ortografică și gramaticală.
Experiență în arhivarea documentelor fizice și electronice, respectând procedurile interne.
Experiență în lucrul cu volume mari de documente într-un interval de timp limitat.
Experiență în redactarea de corespondență, note interne și alte materiale scrise, respectând stilul și formatul stabilit.
Experiență în gestionarea fluxului de documente, respectând termenele limită.
Dacă este cazul, experiență în lucrul cu sisteme de gestionare a documentelor (DMS).
Experiență în utilizarea echipamentelor de birou (mașină de scris, imprimantă, scaner).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului (Windows, macOS).
Cunoștințe avansate de procesare text (Microsoft Word, OpenOffice Writer, Google Docs).
Cunoștințe solide de operare a tabelelor de calcul (Microsoft Excel, Google Sheets).
Cunoștințe de operare a programelor de prezentare (Microsoft PowerPoint, Google Slides).
Cunoștințe de operare a programelor de scanare și OCR (Optical Character Recognition).
Utilizarea eficientă a tastaturii și a scurtăturilor de la tastatură.
Cunoștințe de operare a programelor de arhivare a documentelor (ex: PDF).
Cunoștințe de operare a programelor de e-mail (Microsoft Outlook, Gmail).
Cunoștințe de operare a programelor de comunicare instantanee (Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de operare a imprimantelor și scanerelor.
Cunoștințe de formatare a documentelor (margini, antet, subsol, numere de pagină).
Cunoștințe de inserare a elementelor grafice în documente (imagini, tabele, diagrame).
Cunoștințe de creare și editare a fișierelor PDF.
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de căutare și înlocuire în documente.
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de verificare ortografică și gramaticală.
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de protejare a documentelor (parole, restricții de editare).
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de colaborare online la documente.
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de imprimare duplex (față-verso).
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de creare a șabloanelor de documente.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Capacitate de concentrare și rezistență la oboseală vizuală.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Respectarea termenelor limită și a procedurilor stabilite.
Abilitatea de a lucra independent și în echipă.
Comunicare clară și concisă, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitate de adaptare la schimbări și la noi tehnologii.
Gestionarea eficientă a stresului și a presiunii.
Inițiativă și proactivitate în rezolvarea problemelor.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță și urgență.
Flexibilitate și disponibilitate de a prelua sarcini suplimentare.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi cerințe.
Abilitatea de a lucra cu volume mari de informații.
Atitudine pozitivă și orientare către rezultate.
Respectarea regulilor de etichetă și a normelor de conduită profesională.
Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Abilitatea de a lucra sub presiune și în condiții de timp limitat.
Orientare către calitate și perfecționare continuă.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate pe oră, număr de erori/greșeli în documente, respectarea termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, volumul de date introdus corect, numărul de documente arhivate conform procedurilor, numărul de solicitări de documente rezolvate în timp util, gradul de utilizare a programelor de specialitate, numărul de documente scanate și indexate, numărul de solicitări de informații răspunse, numărul de șabloane de documente create/actualizate, rata de utilizare a resurselor IT, numărul de traininguri/instrucțiuni parcurse, numărul de sugestii de îmbunătățire a proceselor implementate, nivelul de satisfacție al clienților interni/externi, numărul de documente corectate după verificarea inițială, procentul de respectare a standardelor de calitate, numărul de documente procesate fără supervizare, rata de completitudine a datelor introduse, timpul mediu de procesare a unui document, numărul de rapoarte generate conform cerințelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea transcrierii datelor, calitatea formatării documentelor, respectarea confidențialității informațiilor, corectitudinea gramaticală și ortografică, claritatea și lizibilitatea documentelor, respectarea procedurilor interne, eficiența utilizării programelor software, conformitatea cu standardele de calitate, profesionalismul în comunicare, capacitatea de adaptare la cerințe noi, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, respectarea termenelor limită, capacitatea de a lucra în echipă, respectarea regulilor de securitate a informațiilor, capacitatea de a învăța și de a se perfecționa, modul de gestionare a situațiilor neprevăzute, abilitatea de a prioritiza sarcinile, respectarea etichetei profesionale, capacitatea de a oferi suport colegilor, gradul de satisfacție al beneficiarilor serviciilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către detalii, atenție sporită, perseverență, meticulozitate, responsabilitate, organizare, capacitate de concentrare, rezistență la stres, inițiativă, flexibilitate, adaptabilitate, comunicare eficientă, colaborare, respectarea termenelor, gestionarea timpului, profesionalism, etică profesională, discreție, încredere în sine, capacitate de auto-evaluare, receptivitate la feedback, spirit de echipă, capacitate de a lucra sub presiune, gestionarea conflictelor, proactivitate, rezolvarea problemelor, capacitate de a învăța, gestionarea priorităților, inițierea îmbunătățirilor, capacitatea de a face față schimbărilor, respectarea confidențialității, gestionarea emoțiilor, capacitatea de a lucra independent, capacitatea de a oferi suport, capacitatea de a transmite informații.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, monitor, tastatură, mouse, scaner, imprimantă, copiator, scanner portabil, echipamente de arhivare, software de procesare a textului, software de scanare, software de gestionare a documentelor, software de arhivare electronică, program de contabilitate (dacă este cazul), echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), dispozitive de stocare externă (hard disk, stick USB), echipamente de protecție a vederii, suport ergonomic pentru monitor, suport pentru tastatură și mouse, căști cu microfon (pentru comunicare online)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.