FIȘĂ DE POST SECRETARA PRELUCRARE TEXTE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETARA PRELUCRARE TEXTE

1.2. Cod C.O.R.:412003

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu managerul direct pentru prioritizarea sarcinilor, cu departamentul financiar pentru documente justificative, cu departamentul juridic pentru redactarea contractelor, cu departamentele tehnice pentru suport IT și cu alte secretare pentru coordonarea fluxurilor de informații. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii de secretariat, cu clienți pentru gestionarea corespondenței, cu instituții publice pentru depunerea documentelor și cu parteneri externi pentru schimb de informații.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretara Prelucrare Texte asigură suport administrativ și tehnic pentru activitatea de redactare, corectură și formatare a documentelor. Responsabilitățile includ tastarea textelor conform instrucțiunilor, verificarea gramaticală și ortografică, formatarea documentelor în funcție de cerințe, arhivarea și gestionarea documentelor electronice. De asemenea, poate asigura suport în comunicarea internă și externă, gestionând corespondența și agenda zilnică a superiorului direct. Se așteaptă cunoștințe solide de operare pe calculator și stăpânirea programelor de procesare a textului."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Efectuarea de transcrieri din diverse surse (dictare, înregistrări audio/video) cu acuratețe și respectarea terminologiei specifice.
- Redactarea de corespondență oficială, note interne, rapoarte, procese verbale și alte documente administrative, respectând standardele de formatare și stil ale instituției.
- Formatarea documentelor conform șabloanelor prestabilite, asigurând lizibilitatea și aspectul profesional al acestora.
- Verificarea ortografică, gramaticală și de punctuație a documentelor, utilizând instrumente de corectură și consultând resurse de specialitate.
- Gestionarea fluxului de documente, inclusiv scanarea, indexarea, arhivarea și recuperarea acestora, conform procedurilor interne.
- Introducerea datelor în sisteme informatice, asigurând acuratețea și integritatea informațiilor.
- Actualizarea și gestionarea bazelor de date cu informații relevante.
- Pregătirea de prezentări Powerpoint, respectând cerințele vizuale și informative.
- Gestionarea corespondenței electronice, trierea mesajelor, răspunsuri standardizate și redirecționare.
- Asigurarea suportului tehnic pentru utilizatorii de aplicații de procesare a textului.
- Arhivarea documentelor electronice și fizice, respectând reglementările legale și interne.
- Gestionarea agendei șefului direct, programarea întâlnirilor și conferințelor.
- Pregătirea de materiale pentru ședințe, inclusiv ordinea de zi și documentele suport.
- Asigurarea suportului în organizarea de evenimente și întâlniri, inclusiv pregătirea materialelor și coordonarea logisticii.
- Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura fluxul eficient al informațiilor și documentelor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Absolvire de studii medii generale.
- Certificat de absolvire a cursului de calificare "Secretar – Prelucrare Texte" (sau echivalent), conform Clasificatorului Serviciilor Educaționale ISCED.
- Cunoștințe de operare pe calculator (Microsoft Office Suite: Word, Excel, PowerPoint, Outlook) la nivel avansat.
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de procesare a textului (ex: Microsoft Word, LibreOffice Writer) și a instrumentelor de corectură gramaticală și ortografică.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică și fizică.
- Cunoștințe de utilizare a internetului și a aplicațiilor web pentru căutare de informații și comunicare.
- Cunoștințe de limba română, gramatică și ortografie, la un nivel superior.
- Abilități de transcriere rapidă și precisă din diverse surse.
- Abilități de comunicare orală și scrisă eficiente.
- Capacitate de organizare și planificare a activităților.
- Atenție la detalii și acuratețe în execuție.
- Capacitate de a respecta termene limită și de a lucra sub presiune.
- Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator).
- Certificat de competențe lingvistice (dacă postul implică corespondență în limbi străine).

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență minimă de 6 luni într-o funcție similară, preferabil în mediul de birou.
- Experiență în redactarea și formatarea de documente administrative, rapoarte, corespondență oficială.
- Experiență în utilizarea aplicațiilor de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer) pentru crearea, editarea și formatarea documentelor.
- Experiență în gestionarea fluxului de documente, inclusiv arhivarea electronică și fizică.
- Experiență în transcrierea de dictări și înregistrări audio/video.
- Experiență în utilizarea sistemelor de arhivare electronică și fizică, asigurând accesibilitatea și integritatea informațiilor.
- Experiență în utilizarea aplicațiilor de comunicare electronică (e-mail, platforme de mesagerie).
- Experiență în crearea de prezentări Powerpoint, respectând cerințele vizuale și informative.
- Experiență în utilizarea echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator).
- Experiență în gestionarea agendei și programarea întâlnirilor (constituie un avantaj).
- Experiență în mediul de lucru cu volum mare de documente (constituie un avantaj).
- Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) (constituie un avantaj).
- Experiență în utilizarea aplicațiilor de baze de date (constituie un avantaj).
- Experiență în mediul de lucru cu publicul (constituie un avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
- Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Utilizarea eficientă a funcțiilor de formatare a textului în procesorul de text (ex: antet, subsol, numerotare pagini, stiluri).
- Utilizarea funcțiilor de corectare gramaticală și ortografică în procesorul de text.
- Cunoștințe de utilizare a tabelelor de calcul (Excel) pentru introducerea și prelucrarea datelor.
- Utilizarea funcțiilor de creare și editare a prezentărilor Powerpoint.
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de e-mail și de comunicare online.
- Utilizarea eficientă a funcțiilor de căutare și filtrare în documente și baze de date.
- Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator).
- Utilizarea funcțiilor de arhivare electronică și fizică a documentelor.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS) (constituie un avantaj).
- Utilizarea funcțiilor de import și export de date în diverse formate (PDF, DOCX, XLSX).
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de baze de date (constituie un avantaj).
- Utilizarea funcțiilor de creare și editare a formularelor (constituie un avantaj).
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de criptare și securitate a datelor (constituie un avantaj).
- Utilizarea funcțiilor de automatizare a sarcinilor repetitive (macro-uri) (constituie un avantaj).
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) (constituie un avantaj).
- Utilizarea funcțiilor de creare a documentelor accesibile (pentru persoane cu dizabilități) (constituie un avantaj).
- Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de teleconferință și videoconferință (constituie un avantaj).
- Utilizarea funcțiilor de gestionare a permisiunilor de acces la documente (constituie un avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
- Capacitate de a gestiona eficient sarcini multiple și respectarea termenelor limită.
- Atenție deosebită la detalii și acuratețe în executarea sarcinilor.
- Abilități de organizare și planificare a activităților zilnice.
- Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
- Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
- Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
- Abilități de relaționare interpersonale și diplomație.
- Capacitate de a gestiona situații de stres și de a menține calmul sub presiune.
- Abilități de ascultare activă și empatie.
- Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor.
- Abilități de negociere și persuasiune (în anumite situații).
- Capacitate de a oferi suport și asistență colegilor.
- Abilități de gestionare a timpului și prioritizare a sarcinilor.
- Capacitate de a lucra cu persoane diverse și de a construi relații profesionale.
- Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
- Capacitate de a iniția și de a implementa îmbunătățiri ale proceselor de lucru.
- Abilități de a reprezenta compania într-un mod profesionist.
- Capacitate de a menține o atitudine pozitivă și proactivă.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate corect pe zi, Număr de erori de tastare/formatare pe document, Respectarea termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, Număr de solicitări de asistență rezolvate pe zi, Timp mediu de răspuns la e-mailuri/solicitări, Număr de documente arhivate/organizate corect, Procent de satisfacție a clienților/colegilor (măsurat prin sondaje), Număr de procese/fluxuri de lucru optimizate, Procent de respectare a standardelor de calitate, Număr de traininguri/cursuri finalizate pentru îmbunătățirea competențelor, Număr de sugestii de îmbunătățire implementate, Reducerea timpului mediu de procesare a documentelor, Numărul de documente scanate/indexate corect, Numărul de formulare create/actualizate, Procent de utilizare eficientă a resurselor (consum de hârtie, toner), Numărul de erori de confidențialitate evitate, Timpul mediu de învățare a unui nou software/procedură, Numărul de rapoarte generate corect și la timp, Procent de respectare a politicilor de securitate a informațiilor, Numărul de proceduri documentate/actualizate.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea redării informațiilor în documente, Respectarea terminologiei specifice domeniului, Claritatea și lizibilitatea documentelor generate, Coerența stilistică a textelor, Respectarea formatelor standard de documente (ex: PDF/A, DOCX), Calitatea indexării și a metadatelor asociate documentelor, Respectarea politicilor de confidențialitate și securitate a informațiilor, Profesionalismul în comunicarea cu clienții și colegii, Capacitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de urgență și importanță, Respectarea termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, Adaptabilitatea la schimbările de proceduri și tehnologii, Capacitatea de a identifica și corecta erorile, Inițiativa în propunerea de îmbunătățiri ale proceselor de lucru, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, Respectarea standardelor de calitate a documentelor, Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente, Profesionalismul în reprezentarea companiei, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și proactivă, Respectarea eticii profesionale, Capacitatea de a oferi suport și asistență colegilor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, Orientare către detalii și acuratețe, Abilitatea de a gestiona sarcini multiple simultan, Capacitatea de a lucra sub presiune și respectarea termenelor limită, Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, Abilitatea de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris, Capacitatea de a lucra independent și în echipă, Orientare către rezultate și depășirea așteptărilor, Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și proactivă, Capacitatea de a gestiona conflictele și de a găsi soluții constructive, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback, Capacitatea de a construi relații profesionale solide, Abilitatea de a reprezenta compania într-un mod profesionist, Abilitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță, Abilitatea de a anticipa nevoile și de a oferi suport proactiv, Capacitatea de a menține confidențialitatea informațiilor, Abilitatea de a lucra eficient cu diverse sisteme software și hardware, Abilitatea de a organiza și arhiva informații într-un mod structurat, Abilitatea de a respecta procedurile și politicile companiei.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, Monitor, Tastatură, Mouse, Imprimantă, Scaner, Copiator, Aparat telefonic, Software de procesare text (ex: Microsoft Word, LibreOffice Writer), Software de foi de calcul (ex: Microsoft Excel, LibreOffice Calc), Software de prezentare (ex: Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress), Software de gestionare a bazei de date, Software de gestionare a documentelor, Software de criptare a datelor, Sistem de arhivare electronică, Software de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), Software de corectură gramaticală și ortografică, Sistem de videoconferință, Aplicații de comunicare instantanee, Sistem de management al volumului de lucru (Workflow Management System), Software de backup și restaurare a datelor, Dispozitive de stocare externă (ex: hard disk extern, stick USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.