FIȘĂ DE POST SECRETARA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETARA

1.2. Cod C.O.R.:412001

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii, managerii de departamente, colegii de birou, personalul administrativ și echipa IT pentru gestionarea agendei, corespondenței, fluxului de documente și asigurarea funcționării optime a biroului. Externe: Colaborează cu furnizori, clienți, parteneri de afaceri și alte entități externe pentru a facilita comunicarea, a coordona întâlniri și a oferi suport administrativ.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretara exercită o funcție de suport administrativ esențială, asigurând buna desfășurare a activităților biroului. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, programarea întâlnirilor, primirea și îndrumarea vizitatorilor, redactarea și arhivarea documentelor, răspunsul la apeluri telefonice și efectuarea de sarcini administrative diverse. Candidatul ideal posedă excelente abilități de comunicare, organizare și atenție la detalii, fiind capabil să lucreze eficient atât independent, cât și în echipă, respectând confidențialitatea informațiilor."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente, inclusiv scanarea, arhivarea și distribuirea acestora.
Redactarea de corespondență oficială, note interne, rapoarte și alte documente administrative.
Organizarea și gestionarea agendei șefului/echipei, inclusiv programarea întâlnirilor, conferințelor și deplasărilor.
Primirea, trierea și distribuirea corespondenței (poștă, e-mail, fax).
Gestionarea apelurilor telefonice, preluarea mesajelor și direcționarea acestora către persoanele corespunzătoare.
Întocmirea și actualizarea bazelor de date cu informații relevante (contacte, clienți, furnizori).
Pregătirea sălilor de ședințe (aranjarea mobilierului, asigurarea materialelor necesare).
Gestionarea stocului de materiale de birotică și consumabile.
Întocmirea de copii xerografice și scanări.
Gestionarea corespondenței electronice, sortarea și prioritizarea mesajelor.
Elaborarea de prezentări PowerPoint și alte materiale de suport.
Gestionarea și actualizarea sistemului de arhivare electronică.
Organizarea de evenimente interne (seminare, traininguri, întâlniri sociale).
Asigurarea respectării procedurilor administrative interne.
Monitorizarea și raportarea activităților desfășurate.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii generale, urmate de un curs de calificare profesională în domeniu (secretariat, asistență administrativă).
Studii postliceale în profil administrativ (secretariat, contabilitate, drept).
Absolvirea unui curs de operare pe calculator (Microsoft Office Suite - Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Certificat de absolvire a unui curs de dactilografiere și tastare rapidă.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, copiator, scanner).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de limbi străine (engleză – avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de bune maniere și etichetă profesională (avantaj).
Atestat de formare profesională în domeniul securității și sănătății în muncă (avantaj).
Cunoștințe de contabilitate primară (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în rol de secretară sau asistent administrativ.
Experiență în gestionarea corespondenței și a fluxului de documente.
Experiență în utilizarea eficientă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Experiență în programarea întâlnirilor și gestionarea agendelor.
Experiență în operarea echipamentelor de birou (imprimantă, copiator, scanner).
Experiență în utilizarea sistemelor de arhivare electronică.
Experiență în redactarea de documente administrative și corespondență oficială.
Experiență în gestionarea apelurilor telefonice și preluarea mesajelor.
Experiență în organizarea de evenimente interne (seminare, traininguri, întâlniri).
Experiență în interacțiunea cu clienți și furnizori (avantaj).
Experiență în gestionarea stocului de materiale de birotică și consumabile (avantaj).
Experiență în mediul de lucru specific domeniului de activitate al angajatorului (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe avansate de operare a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, copiator, scanner, fax).
Utilizare eficientă a programelor de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer).
Utilizare eficientă a programelor de calcul tabelar (Microsoft Excel, LibreOffice Calc).
Utilizare eficientă a programelor de prezentare (Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Utilizare a programelor de arhivare electronică și managementul documentelor (SharePoint, Alfresco).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (Microsoft Access, MySQL) – avantaj.
Utilizare a programelor de editare a imaginilor (Photoshop, GIMP) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft 365).
Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate (SAP, QuickBooks) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de gestionare a proiectelor (Trello, Asana) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ticketing (ServiceNow, Jira) – avantaj.
Utilizare a programelor de criptare a datelor și securitate cibernetică – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de back-up și recuperare a datelor – avantaj.
Utilizare a instrumentelor de optimizare a motoarelor de căutare (SEO) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (Google Analytics) – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a gestiona eficient sarcini multiple și respectarea termenelor limită.
Organizare impecabilă și atenție sporită la detalii.
Abilități de relaționare interpersonale și diplomație.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Proactivitate și inițiativă în rezolvarea problemelor.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Abilități de negociere și persuasiune.
Gestionarea eficientă a stresului și a situațiilor de urgență.
Discreție și confidențialitate în tratarea informațiilor sensibile.
Orientare către client și capacitate de a oferi suport.
Abilități de a lua decizii rapide și eficiente.
Capacitate de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță.
Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Empatie și înțelegere a nevoilor celorlalți.
Abilități de a menține o atitudine pozitivă și profesională.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită.
Abilități de a gestiona conflictele și de a găsi soluții constructive.
Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și de a inspira încredere.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate corect pe zi, Număr de întâlniri programate și coordonate fără erori, Număr de apeluri telefonice gestionate zilnic, Timp mediu de răspuns la e-mailuri, Nivel de satisfacție al clienților/interni (măsurat prin sondaje), Număr de erori în introducerea datelor, Respectarea termenelor limită pentru sarcini, Nivelul de utilizare a sistemelor de arhivare electronică, Numărul de solicitări rezolvate în prima interacțiune, Reducerea costurilor prin optimizarea proceselor administrative, Numărul de rapoarte generate și livrate la timp, Gradul de utilizare a software-ului de gestionare a programărilor, Reducerea timpului de procesare a documentelor, Nivelul de acuratețe în gestionarea agendei, Numărul de solicitări de suport rezolvate, Reducerea numărului de reclamații, Nivelul de respectare a procedurilor interne, Gradul de utilizare a instrumentelor de comunicare internă, Nivelul de conformitate cu politicile de securitate a informațiilor, Numărul de inițiative de îmbunătățire a proceselor implementate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării scrise, Profesionalismul în interacțiunile cu clienții, Respectarea confidențialității informațiilor, Organizarea eficientă a spațiului de lucru, Acuratețea în procesarea documentelor, Respectarea procedurilor interne, Capacitatea de a gestiona situații de urgență, Abilitatea de a anticipa nevoile, Flexibilitatea în adaptarea la schimbări, Capacitatea de a lucra în echipă, Respectarea termenelor limită, Profesionalismul în gestionarea corespondenței, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Acuratețea în programarea întâlnirilor, Capacitatea de a oferi suport eficient, Respectarea politicilor de securitate a informațiilor, Profesionalismul în gestionarea agendei, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă, Respectarea etichetei profesionale, Capacitatea de a prezenta o imagine pozitivă a organizației.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Adaptabilitate, Atenție la detalii, Organizare, Comunicare, Profesionalism, Rezolvarea problemelor, Gestionarea timpului, Abilități de relaționare, Etică profesională, Discreție, Capacitate de a lucra sub presiune, Proactivitate, Orientare către client, Gestionarea conflictelor, Flexibilitate, Abilitatea de a învăța, Lucru în echipă, Gestionarea stresului, Abilitatea de a prioritiza.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, Imprimantă multifuncțională, Scaner, Telefon fix/mobil, Software de procesare text (Microsoft Word/LibreOffice Writer), Software de calcul tabelar (Microsoft Excel/LibreOffice Calc), Software de prezentare (Microsoft PowerPoint/LibreOffice Impress), Software de gestionare a e-mailurilor (Microsoft Outlook/Mozilla Thunderbird), Software de gestionare a calendarelor (Microsoft Outlook/Google Calendar), Software de gestionare a documentelor (SharePoint/Google Drive), Telefon cu acces la internet, Aparat de fax, Arhivator de documente, Aparat de legat documente, Software de videoconferință (Zoom/Microsoft Teams), Tastatură ergonomică, Mouse ergonomic..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.