FIȘĂ DE POST REFERENT DE STARE CIVILA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT DE STARE CIVILA

1.2. Cod C.O.R.:411003

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu ofițerul de stare civilă, arhivarul serviciului, personalul administrativ, serviciul de evidență a persoanelor, serviciul de audit intern, IT-iști pentru suport tehnic. Externe: Colaborează cu ofițerii de poliție, notarul public, serviciul de taxe și impozite locale, alte instituții publice, furnizori de servicii de arhivare, alte primării/instituții pentru transfer de informații.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Referentul de stare civilă asigură funcționarea serviciului de stare civilă, înregistrând și gestionând actele de naștere, căsătorie, divorț, deces și alte stări civile. Responsabilitățile includ primirea și verificarea cererilor, întocmirea actelor, ținerea evidențelor, eliberarea de certificate și extrase de stare civilă, precum și informarea publicului cu privire la procedurile și reglementările în vigoare. De asemenea, referentul de stare civilă colaborează cu alte instituții publice și răspunde de legalitatea și corectitudinea informațiilor gestionate."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Înregistrarea actelor de naștere conform prevederilor legale, verificarea datelor furnizate și întocmirea actelor în formă legală.
- Înregistrarea căsătoriilor, inclusiv verificarea condițiilor legale, consilierea mirilor și întocmirea actelor.
- Înregistrarea actelor de deces, primirea certificatelor medicale constatatoare și întocmirea actelor.
- Înregistrarea hotărârilor judecătorești privind schimbarea numelui sau a prenumelui, a domiciliului sau a reședinței.
- Primirea și înregistrarea declarațiilor privind nașterea în afara căminului conjugal.
- Eliberarea de certificate de naștere, căsătorie, deces și alte acte de stare civilă, conform solicitărilor.
- Eliberarea de copii legalizate ale actelor de stare civilă.
- Gestionarea registrului de stare civilă, asigurarea corectitudinii și actualității datelor.
- Arhivarea documentelor de stare civilă, respectând reglementările privind termenul de păstrare.
- Răspunsul la solicitările de informații din partea publicului, a altor instituții publice și a autorităților.
- Verificarea legalității și autenticității documentelor prezentate de petiționari.
- Asigurarea confidențialității informațiilor din registrele de stare civilă.
- Participarea la inventarele periodice ale documentelor de stare civilă.
- Aplicarea măsurilor de siguranță pentru protejarea datelor din registrele de stare civilă.
- Colaborarea cu ofițerul de stare civilă pentru buna desfășurare a activității serviciului.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Studii medii de cultură generală, finalizate cu diplomă de bacalaureat.
- Absolvirea cu succes a unui curs de formare profesională, organizat de o instituție acreditată, cu specializarea „Referent de stare civilă”.
- Certificat de absolvire a cursului de formare profesională, eliberat de instituția acreditată.
- (Opțional) Studii postliceale sau universitare, cu specializarea în domeniul juridic sau administrativ, pot constitui un avantaj.
- (Opțional) Cunoștințe de operare pe calculator, la un nivel minim necesar pentru utilizarea sistemelor informatice utilizate în activitatea de stare civilă.
- (Opțional) Cunoștințe de limbi străine, în special limba engleză, pot constitui un avantaj în relația cu publicul internațional.
- (Opțional) Cunoștințe privind legislația națională și europeană în materia stării civile.
- (Opțional) Abilități de comunicare, relaționare și negociere, pentru a interacționa eficient cu publicul și cu alte instituții.
- (Opțional) Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
- (Opțional) Atenție la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
- (Opțional) Capacitate de a gestiona informații confidențiale și de a respecta regulile de confidențialitate.

5.2. Experiență Profesională:

- Nu este necesară experiență profesională anterioară, deoarece postul este accesibil și pentru absolvenți.
- (Opțional) Experiență în activități administrative sau de secretariat, care demonstrează abilități de organizare și gestionare a documentelor.
- (Opțional) Experiență în lucrul cu publicul, care evidențiază abilitățile de comunicare și relaționare.
- (Opțional) Experiență în utilizarea sistemelor informatice, în special a aplicațiilor de gestiune a datelor.
- (Opțional) Experiență în domeniul juridic, administrativ sau în alte instituții publice, care demonstrează cunoștințe despre funcționarea administrației publice.
- (Opțional) Experiență în activități de arhivare și gestionare a documentelor, care evidențiază atenția la detalii și acuratețea în efectuarea sarcinilor.
- (Opțional) Experiență în lucrul cu legislația națională și europeană, care demonstrează capacitatea de a interpreta și aplica reglementările legale.
- (Opțional) Experiență în activități de redactare de documente oficiale, care evidențiază abilitățile de comunicare scrisă.
- (Opțional) Experiență în gestionarea informațiilor confidențiale, care demonstrează respectarea regulilor de confidențialitate și protejarea datelor personale.
- (Opțional) Experiență în lucrul cu sisteme de evidență a populației sau registre de stare civilă, care constituie un avantaj considerabil.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare fluentă a calculatorului, inclusiv a sistemului de operare Windows.
- Cunoștințe de operare a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Utilizarea eficientă a internetului pentru căutare de informații și comunicare.
- Operarea sistemului informatic specific serviciului de stare civilă (ex: SIC – Sistemul Informatic de Evidență a Stării Civile).
- Introducerea și gestionarea datelor în baze de date, cu respectarea regulilor de validare.
- Generarea de rapoarte și statistici, utilizând funcții specifice de calcul și analiză.
- Scanarea și digitalizarea documentelor, cu respectarea standardelor de calitate.
- Arhivarea electronică a documentelor, conform procedurilor stabilite.
- Utilizarea echipamentelor de copiere, imprimare și scanare.
- Cunoștințe de operare a programelor de editare text și foi de calcul.
- Utilizarea programelor de protecție antivirus și anti-malware.
- Cunoștințe de securitate a datelor și confidențialitate.
- Aplicarea procedurilor de backup și restaurare a datelor.
- Utilizarea programelor de comunicare online (ex: e-mail, videoconferință).
- Aplicarea regulilor de redactare a documentelor oficiale în format electronic.
- Utilizarea programelor de generare a formularelor și a cererilor standard.
- Aplicarea procedurilor de gestionare a fluxurilor de documente electronice.
- Utilizarea instrumentelor de căutare și filtrare a datelor în baze de date.
- Cunoștințe despre standardele de accesibilitate digitală a documentelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
- Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile publicului.
- Abilități de relaționare interumană și diplomație.
- Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
- Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
- Abilitatea de a organiza și prioritiza sarcinile eficient.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
- Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
- Abilitatea de a respecta confidențialitatea informațiilor.
- Integritate și etică profesională ridicată.
- Empatie și înțelegere față de situațiile dificile ale cetățenilor.
- Capacitate de a oferi informații clare și concise.
- Abilitatea de a gestiona emoțiile proprii și pe cele ale publicului.
- Orientare către client și dorință de a oferi servicii de cea mai bună calitate.
- Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
- Capacitate de a lua decizii corecte și responsabile.
- Abilitatea de a gestiona timpul eficient.
- Capacitatea de a lucra în conformitate cu reglementările legale.
- Abilitatea de a oferi suport și asistență persoanelor vulnerabile.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de cazuri procesate zilnic, numărul de acte întocmite lunar, numărul de solicitări de informații răspunse în termen, numărul de erori sau omisiuni în actele întocmite, numărul de reclamații sau contestații primite, gradul de respectare a termenelor legale, gradul de satisfacție al utilizatorilor (cetățeni), numărul de audituri interne/externe fără abateri, numărul de traininguri/perfecționări urmate, numărul de formulare/acte generate corect, numărul de solicitări de servicii on-line procesate, numărul de corespondențe trimise/primite, numărul de întâlniri/audiții efectuate, numărul de documente arhivate conform procedurilor, numărul de rapoarte întocmite la timp, numărul de proceduri noi implementate, numărul de îmbunătățiri de proces identificate, numărul de formulare actualizate conform legislației, numărul de utilizatori instruiți privind procedurile, numărul de corespondențe trimise în format electronic.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor legale, acuratețea datelor înregistrate, claritatea și concizia formulărilor din acte, respectarea confidențialității informațiilor, corectitudinea aplicării legislației, gradul de amabilitate și profesionalism în interacțiunea cu publicul, respectarea termenelor de răspuns la solicitări, calitatea documentelor generate, gradul de conformitate cu standardele de accesibilitate, corectitudinea aplicării timbrului fiscal, gradul de satisfacție al utilizatorilor față de serviciile prestate, gradul de încadrare în cerințele de securitate a datelor, calitatea corespondenței oficiale, respectarea procedurilor de arhivare, gradul de conformitate cu cerințele de audit, calitatea instruirii personalului, respectarea termenelor de raportare, gradul de implementare a îmbunătățirilor de proces, calitatea documentelor traduse, respectarea procedurilor de gestionare a reclamațiilor, gradul de respectare a drepturilor fundamentale ale persoanelor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea problemelor și propunerea de soluții, capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, atenție sporită la detalii și acuratețe, adaptabilitate la schimbări legislative și procedurale, comunicare eficientă cu publicul și cu alte instituții, rezolvarea conflictelor cu diplomație și profesionalism, respectarea confidențialității informațiilor, colaborare eficientă în echipă, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, asumarea responsabilității pentru deciziile luate, orientare către rezultate și îmbunătățirea continuă, gestionarea emoțiilor proprii în situații dificile, respectarea eticii profesionale, capacitatea de a oferi suport și asistență persoanelor vulnerabile, capacitatea de a lucra independent și de a lua decizii corecte, capacitatea de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile, capacitatea de a oferi feedback constructiv, capacitatea de a iniția și de a implementa îmbunătățiri de proces, capacitatea de a demonstra empatie și înțelegere față de nevoile publicului, capacitatea de a respecta ierarhia și procedurile interne.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, arhivator, copiator, telemobil, fax, terminal de înregistrare acte, sistem de stocare electronică, software specializat de gestionare a datelor, sistem de arhivare electronică, echipamente de protecție a datelor (criptare, firewall), echipamente de audit securitate, sistem de autentificare electronică, echipamente de scanare a documentelor vechi, echipamente de protecție a vederii (filtre luminoase), stație de lucru ergonomică, sistem de gestionare a fluxului de documente, terminal de plată online, sistem de backup date, echipamente de securitate fizică (control acces)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.