FIȘĂ DE POST INSPECTOR EXPLOATARE POSTALA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:INSPECTOR EXPLOATARE POSTALA

1.2. Cod C.O.R.:352205

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu personalul de sortare, agenții de expediții, tehnicienii de întreținere, personalul de securitate, superiorii ierarhici pentru asigurarea fluxului optim de materiale și rezolvarea problemelor operaționale. Externe: Colaborează cu companiile de transport, furnizorii de servicii poștale, autoritățile vamale, clienții pentru gestionarea expedierilor, rezolvarea reclamațiilor și asigurarea conformității cu reglementările.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Inspectorul Exploatare Postală asigură controlul și monitorizarea activităților din cadrul serviciilor de exploatare poștală, verificând respectarea reglementărilor și procedurilor interne. Responsabilitățile includ verificarea corectitudinii sortării, transportului și distribuției corespondenței, precum și asigurarea securității datelor și a bunurilor. De asemenea, inspectorul identifică eventualele deficiențe, propune măsuri corective și urmărește implementarea acestora, contribuind la optimizarea fluxurilor de lucru și la menținerea calității serviciilor poștale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verifică fluxurile de corespondență și pachete, de la recepție până la livrare.
Asigură respectarea procedurilor de sortare, frânare și expediere a corespondenței.
Monitorizează corectitudinea aplicării tarifelor de expediție și a marcajelor poștale.
Verifică integritatea coletelor și a documentelor de transport.
Controlează respectarea termenelor de livrare și identifică cauzele întârzierilor.
Efectuează inventare periodice ale materialelor de ambalare și ale corespondenței nesoapăruite.
Analizează indicatorii de performanță ai serviciilor de exploatare poștală (volum sortat, rata de eroare, timpul de tranzit).
Raportează discrepanțele și abaterile de la standardele de calitate către superiorul direct.
Propune măsuri pentru optimizarea proceselor de sortare și distribuție.
Participă la instruirea personalului privind procedurile de exploatare poștală.
Verifică funcționarea corectă a echipamentelor de sortare și a sistemelor informatice.
Asigură respectarea normelor de siguranță și securitate a informațiilor în cadrul exploatării poștale.
Identifică și investighează reclamațiile clienților referitoare la serviciile de exploatare poștală.
Efectuează controale ale respectării regulamentului privind transportul mărfurilor periculoase, dacă este cazul.
Monitorizează respectarea prevederilor legale privind confidențialitatea corespondenței."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea în domeniul economic sau tehnic.
Calificare profesională în domeniul operațiunilor poștale, sortare și manipulare a corespondenței.
Cunoștințe de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office.
Cunoștințe de operare a sistemelor informatice utilizate în exploatarea poștală (ex: sisteme de urmărire a coletelor, sisteme de management al fluxurilor).
Cunoștințe de legislație specifică domeniului poștal și a serviciilor de curierat.
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul siguranței și securității informațiilor, dacă este cazul.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană), reprezintă un avantaj.
Atestat de sănătate pentru aptitudini fizice necesare desfășurării activității (ridicare de greutăți, stat prelungit în picioare).
Certificat de absolvire a unui curs de prim ajutor, constituie un avantaj.
Certificare în domeniul managementului calității (ex: ISO 9001), reprezintă un avantaj.
Experiență în domeniul poștal sau în activități similare, constituie un avantaj.
Cunoștințe de contabilitate de gestiune, reprezintă un avantaj.
Atestat de verificare a cunoștințelor privind protecția datelor cu caracter personal, conform GDPR.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul securității transporturilor, dacă este cazul.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în activități de sortare, manipulare și distribuție a corespondenței și coletelor.
Experiență în operarea echipamentelor de sortare automată și manuală.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice specifice activităților de exploatare poștală (ex: sisteme de urmărire, sisteme de management al fluxurilor).
Experiență în verificarea corectitudinii tarifelor de expediție și a marcajelor poștale.
Experiență în identificarea și investigarea erorilor de sortare și a întârzierilor în livrare.
Experiență în elaborarea de rapoarte privind performanța serviciilor de exploatare poștală.
Experiență în gestionarea stocurilor de materiale de ambalare și a corespondenței nesoapăruite.
Experiență în aplicarea procedurilor de securitate și siguranță în cadrul activităților de exploatare poștală.
Experiență în interacțiunea cu clienții și în rezolvarea reclamațiilor referitoare la serviciile poștale.
Experiență în lucrul cu documente de transport și în verificarea integrității coletelor.
Experiență în controlul calității proceselor de sortare și distribuție.
Experiență în implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță ai serviciilor poștale.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și în aplicarea procedurilor de intervenție.
Experiență în colaborarea cu alte departamente din cadrul organizației (ex: vânzări, marketing, logistică).
Experiență în domeniul securității transporturilor, constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Utilizarea avansată a sistemelor de management al fluxurilor de corespondență.
Cunoștințe solide de operare a echipamentelor de sortare automată (ex: sortatoare frontale, sortatoare înclinare).
Utilizarea eficientă a sistemelor de urmărire a coletelor (ex: aplicații web, scanere de coduri de bare).
Cunoștințe privind funcționarea sistemelor de gestionare a stocurilor (ex: WMS).
Utilizarea de scanere de coduri de bare și cititoare RFID.
Cunoștințe despre principiile de funcționare a sistemelor de adrese și a codurilor poștale.
Utilizarea de software specializat pentru calculul tarifelor de expediție.
Cunoștințe despre protocoalele de comunicare utilizate în activitățile poștale (ex: EDI).
Utilizarea de aplicații de raportare și analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe despre principiile de funcționare a echipamentelor de cântărire și măsurare.
Utilizarea de sisteme de management al documentelor electronice (DMS).
Cunoștințe despre standardele de securitate a informațiilor aplicabile în activitățile poștale.
Utilizarea de software pentru generarea de etichete de expediție.
Cunoștințe despre principiile de funcționare a sistemelor de identificare a obiectelor (ex: coduri QR).
Utilizarea de aplicații mobile pentru raportarea incidentelor și a problemelor.
Cunoștințe despre principiile de funcționare a sistemelor de videoconferință și de colaborare online.
Utilizarea de software pentru gestionarea proiectelor și a sarcinilor.
Cunoștințe despre principiile de funcționare a sistemelor de imprimare și scanare.
Utilizarea de aplicații pentru criptarea și decriptarea datelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități de comunicare clară și concisă, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitate de a lucra eficient atât în echipă, cât și independent.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor, chiar și în situații de presiune.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordarea sarcinilor.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Atitudine proactivă și orientare către identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță și urgență.
Atitudine pozitivă și orientare către satisfacerea clienților (interni și externi).
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită stricte.
Abilități de observare și atenție la detalii.
Capacitate de a analiza informații și de a trage concluzii logice.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Abilități de a gestiona situații de urgență și de a lua măsuri rapide.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilități de a lucra cu persoane din diferite culturi și backgrounduri.
Capacitate de a menține o atitudine profesională în orice situație.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de colete/expediții verificate zilnic, rata de corectitudine a verificărilor, numărul de reclamații/sesizări primite, timpul mediu de răspuns la reclamații, numărul de întârzieri/deviere a expedierilor, numărul de audituri efectuate, gradul de respectare a procedurilor operaționale, eficiența utilizării echipamentelor, reducerea costurilor operaționale, gradul de îmbunătățire a fluxurilor de lucru, numărul de incidente raportate, rata de rezolvare a problemelor, numărul de propuneri de îmbunătățire implementate, gradul de respectare a termenelor de livrare, numărul de erori de sortare, rata de utilizare a sistemelor informatice, numărul de audituri interne efectuate, gradul de conformitate cu reglementările, numărul de instruiri efectuate, numărul de procese optimizate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale, acuratețea datelor introduse în sistem, gradul de conformitate cu reglementările interne și externe, calitatea raportărilor, eficiența comunicării cu colegii și clienții, gradul de inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, profesionalismul în interacțiunile cu publicul, capacitatea de a lucra în echipă, respectarea termenelor limită, adaptabilitatea la schimbări, inițiativa în îmbunătățirea proceselor, atenția la detalii, capacitatea de a gestiona situații de urgență, acuratețea în verificarea expedierilor, calitatea auditurilor efectuate, gradul de implicare în instruiri, profesionalismul în gestionarea reclamațiilor, capacitatea de a oferi feedback constructiv, respectarea confidențialității datelor, gradul de implicare în proiecte de îmbunătățire, capacitatea de a menține o atitudine pozitivă, gradul de respect față de normele de sănătate și siguranță.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea procedurilor de siguranță a materialelor poștale, gestionarea situațiilor de urgență (incendii, furturi, deteriorări), aplicarea corectă a tarifelor poștale, identificarea și raportarea anomaliilor în fluxul expedierilor, monitorizarea respectării termenelor de livrare, verificarea integrității coletelor și a documentelor de transport, aplicarea măsurilor corective în cazul expedierilor neconforme, colaborarea cu alte departamente pentru rezolvarea problemelor, gestionarea fluxului de informații referitor la expedierile poștale, asigurarea securității datelor referitoare la clienți, aplicarea procedurilor de inventariere a materialelor poștale, monitorizarea stării tehnice a echipamentelor utilizate, respectarea normelor de igienă și ordine în spațiul de lucru, gestionarea eficientă a resurselor materiale, raportarea promptă a incidentelor, aplicarea corectă a sancțiunilor disciplinare, gestionarea relațiilor cu furnizorii de servicii de transport, asigurarea continuității activității în situații de criză, respectarea confidențialității informațiilor comerciale, implementarea măsurilor de prevenire a fraudelor, aplicarea corectă a procedurilor de predare-primire a materialelor poștale, gestionarea reclamațiilor clienților referitoare la serviciile poștale.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Cititor de coduri de bare, scanner portabil, computer, imprimantă de etichete, cântar industrial, stație de lucru, dispozitiv de sigilare, echipament de manipulare a materialelor (transpalet, stivuitor), cititor RFID, terminal portabil de date, sistem de management al expedierilor, stație de verificare a tarifelor poștale, dispozitiv de măsurare a volumului coletelor, stație de lucru cu monitor dual, software de urmărire a expedierilor, sistem de control acces, telecomunicatii (telefon, radio), echipament de protecție personală (mănuși, vestă reflectorizantă), sistem de supraveghere video, echipament de stingere a incendiilor, generator de curent de rezervă, instrumente de măsurare a umidității, echipament de calibrare a cântarelor, platformă de ridicare, stație de sortare automată, sisteme de transport intern (benzi rulante)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.