FIȘĂ DE POST ADMINISTRATOR SISTEM DOCUMENTAR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ADMINISTRATOR SISTEM DOCUMENTAR

1.2. Cod C.O.R.:351105

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele IT, juridic, financiar, resurse umane și cele de business pentru a asigura conformitatea, accesul și securitatea documentelor. Sprijină echipele prin instruire și suport tehnic. Externe: Colaborează cu furnizori de soluții software, consultanți IT și auditori pentru implementarea și optimizarea sistemului de gestionare a documentelor. Asigură respectarea legislației în vigoare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Administratorul sistem documentar este responsabil pentru gestionarea, organizarea și actualizarea sistemului de arhivare electronică al instituției. Asigură funcționarea optimă a platformei, implementează politici de acces și securitate, efectuează back-up-uri regulate și oferă suport utilizatorilor. Monitorizează volumul de documente, propune îmbunătățiri pentru eficientizarea procesului de arhivare și respectă reglementările legale în vigoare privind protecția datelor și accesul la informații. Colaborează cu alte departamente pentru a asigura integrarea eficientă a sistemului documentar în fluxurile de lucru ale instituției."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea și administrarea platformei de management al documentelor (DMS).
Implementarea și menținerea politicilor de acces și permisiuni pentru utilizatori.
Monitorizarea performanței sistemului DMS și remedierea eventualelor probleme.
Asigurarea integrității și securității datelor stocate în sistemul de arhivare electronică.
Efectuarea de backup-uri regulate și implementarea procedurilor de recuperare a datelor.
Crearea și menținerea procedurilor de indexare și clasificare a documentelor.
Automatizarea proceselor de workflow pentru gestionarea documentelor.
Gestionarea drepturilor de autor și a restricțiilor de acces la documente.
Implementarea și monitorizarea politicilor de retenție a documentelor.
Instruirea utilizatorilor în utilizarea sistemului DMS.
Verificarea și actualizarea periodică a metadatelor asociate documentelor.
Colaborarea cu echipa IT pentru integrarea sistemului DMS cu alte aplicații.
Gestionarea și rezolvarea incidentelor legate de sistemul de arhivare electronică.
Participarea la proiecte de îmbunătățire a sistemului de management al documentelor.
Elaborarea de rapoarte privind utilizarea și performanța sistemului DMS.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență în domeniul informatică, biblioteconomie, arhivistică sau domenii similare.
Certificare în administrarea sistemelor de management al documentelor (DMS), constituie un avantaj.
Cunoștințe solide de sisteme de operare (Windows, Linux).
Cunoștințe de baze de date (SQL, MySQL, PostgreSQL).
Cunoștințe de rețele de calculatoare și protocoale de comunicare.
Experiență în administrarea serverelor și a serviciilor web.
Cunoștințe despre standarde de arhivare electronică (OAIS, ISO 15489).
Cunoștințe despre legislația privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
Abilități de analiză și rezolvare a problemelor.
Abilități de comunicare și lucru în echipă.
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office.
Cunoștințe de limbi străine (engleză), constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minim 3 ani în administrarea sistemelor de management al documentelor (DMS).
Experiență în gestionarea drepturilor de acces și a politicilor de securitate pentru sistemele de arhivare electronică.
Experiență în automatizarea fluxurilor de lucru (workflow) pentru procesarea documentelor.
Experiență în administrarea bazelor de date utilizate pentru stocarea și indexarea documentelor.
Experiență în realizarea de backup-uri și recuperarea datelor din sistemele de arhivare electronică.
Experiență în rezolvarea problemelor tehnice legate de funcționarea sistemelor DMS.
Experiență în instruirea utilizatorilor cu privire la utilizarea sistemelor de management al documentelor.
Experiență în colaborarea cu echipe IT pentru integrarea sistemelor DMS cu alte aplicații.
Experiență în realizarea de rapoarte privind utilizarea și performanța sistemelor de arhivare electronică.
Experiență în implementarea și respectarea standardelor de arhivare electronică (OAIS, ISO 15489).
Experiență în gestionarea drepturilor de autor și a restricțiilor de acces la documente digitale.
Experiență în administrarea serverelor de aplicații și a infrastructurii asociate sistemelor DMS.
Experiență în realizarea de proceduri de audit pentru a asigura conformitatea cu reglementările legale și interne.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare sistem de operare Windows Server.
Administrarea sistemelor de management al documentelor (DMS) – ex: SharePoint, Alfresco, Documentum.
Cunoștințe avansate de SQL și experiență în interogarea bazelor de date.
Administrarea serverelor web (Apache, IIS).
Cunoștințe despre protocoale de rețea (TCP/IP, HTTP, FTP).
Experiență cu scripting (PowerShell, Python, Bash).
Cunoștințe despre virtualizare (VMware, Hyper-V).
Administrarea sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Experiență cu sistemele de monitorizare a performanței serverelor.
Cunoștințe despre securitatea informațiilor și protecția datelor.
Administrarea sistemelor de control al versiunilor (Git).
Experiență cu platforme de cloud computing (AWS, Azure, Google Cloud).
Cunoștințe despre standarde de metadate și vocabular controlat.
Experiență cu instrumente de OCR (Optical Character Recognition).
Cunoștințe despre formatele de fișiere digitale (PDF, TIFF, JPEG).
Experiență cu instrumente de analiză a datelor (Excel, Tableau).
Cunoștințe despre tehnologiile web (HTML, CSS, JavaScript).
Experiență cu sistemele de gestionare a identității și accesului (IAM).
Cunoștințe despre standardele de interoperabilitate (HL7, DICOM).
Experiență cu instrumente de automatizare a proceselor (RPA).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora eficient.
Comunicare clară și concisă, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitatea de a prioritiza și gestiona mai multe sarcini simultan.
Abilitatea de a rezolva probleme și de a lua decizii în mod autonom.
Adaptabilitate la schimbări și la noi tehnologii.
Orientare către detalii și acuratețe.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la medii de lucru dinamice.
Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Empatie și abilitatea de a înțelege nevoile utilizatorilor.
Abilitatea de a instrui și de a oferi suport tehnic utilizatorilor.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Flexibilitate și disponibilitate de a răspunde solicitărilor neprevăzute.
Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Responsabilitate și etică profesională.
Abilitatea de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Gândire critică și capacitatea de a evalua informații.
Creativitate în găsirea de soluții inovatoare.
Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente indexate corect pe unitate de timp, Timpul mediu de răspuns la solicitările utilizatorilor, Procentajul de documente recuperate cu succes în urma căutărilor, Numărul de incidente raportate legate de sistemul de management al documentelor, Procentajul de documente arhivate conform politicii de retenție, Timpul de recuperare a datelor în caz de dezastru, Numărul de utilizatori instruiți privind utilizarea sistemului, Procentajul de respectare a termenelor limită pentru implementarea îmbunătățirilor, Numărul de rapoarte generate privind utilizarea sistemului, Scorul de satisfacție al utilizatorilor cu privire la suportul oferit, Reducerea costurilor de stocare a documentelor, Numărul de îmbunătățiri implementate pentru optimizarea fluxurilor de lucru, Timpul mediu de rezolvare a incidentelor, Procentajul de conformitate cu reglementările legale și standardele de securitate, Numărul de audituri de securitate efectuate și remediate, Reducerea volumului de muncă manuală prin automatizare, Numărul de documente migrate cu succes în noul sistem, Timpul de implementare a noilor versiuni ale sistemului, Procentajul de acuratețe a datelor migrate.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea indexării metadatelor, Respectarea politicilor de securitate a informațiilor, Eficiența fluxurilor de lucru documentare, Calitatea suportului tehnic oferit utilizatorilor, Gradul de satisfacție al utilizatorilor cu privire la funcționalitățile sistemului, Respectarea termenelor de răspuns la solicitări, Conformitatea cu reglementările legale și standardele de arhivare, Calitatea documentației de utilizare și procedurilor operaționale, Nivelul de expertiză demonstrat în rezolvarea problemelor complexe, Eficiența colaborării cu alte departamente, Adaptabilitatea la schimbările din mediul de lucru, Capacitatea de a identifica și propune îmbunătățiri, Nivelul de conformitate cu politicile interne, Calitatea raportării incidentelor și a soluțiilor propuse, Gradul de inovare în utilizarea tehnologiilor de management al documentelor, Respectarea procedurilor de backup și recuperare a datelor, Calitatea comunicării cu utilizatorii și managementul așteptărilor, Nivelul de implicare în proiecte de îmbunătățire a sistemului, Capacitatea de a gestiona prioritățile și de a lucra sub presiune.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora eficient, Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, Capacitatea de a prioritiza și de a gestiona sarcini multiple, Atenție la detalii și acuratețe în execuție, Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris, Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, Proactivitate în identificarea oportunităților de îmbunătățire, Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii, Capacitatea de a lucra independent și de a lua inițiativă, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Responsabilitate și etică profesională, Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite, Gândire analitică și capacitate de a interpreta date, Abilitatea de a instrui și de a oferi suport utilizatorilor, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, Capacitatea de a gestiona prioritățile și de a lucra eficient, Abilitatea de a anticipa problemele și de a propune soluții, Abilitatea de a se adapta la schimbările din mediul de lucru, Capacitatea de a construi relații profesionale solide.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Stație de lucru performantă, Monitor dual sau multi, Tastatură ergonomică, Mouse ergonomic, Sistem de operare licențiat (Windows, Linux), Client de virtualizare (VMware, Citrix), Software de gestionare a bazelor de date (SQL Server, MySQL, PostgreSQL), Software de indexare și căutare text full-text (Apache Solr, Elasticsearch), Client de transfer de fișiere (FTP, SFTP), Aplicații de comunicare și colaborare (Microsoft Teams, Slack), Software de criptare și securitate a datelor, Dispozitive de stocare externă (SSD, HDD), Sistem de backup și recuperare a datelor, Software de monitorizare a performanței sistemului, Instrumente de diagnosticare a rețelei, Scanner documente, Software de recunoaștere optică a caracterelor (OCR)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.