FIȘĂ DE POST SECRETAR ARTISTIC

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR ARTISTIC

1.2. Cod C.O.R.:343522

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul artistic pentru definirea conceptului artistic, cu echipa de producție pentru implementarea tehnică, cu departamentul de comunicare pentru promovare, cu echipa administrativă pentru gestionarea resurselor și cu artiștii pentru coordonarea programelor. Externe: Colaborează cu parteneri media pentru acoperirea evenimentelor, cu instituții culturale pentru stabilirea de parteneriate, cu sponsori pentru atragerea de finanțări și cu publicul pentru gestionarea relațiilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul artistic este responsabil pentru coordonarea și gestionarea activității artistice a unei instituții culturale, precum un teatru, o filarmonică sau o galerie de artă. El/ea selectează și supraveghează realizarea programelor artistice, asigurându-se de coerența lor cu viziunea instituției. Activitățile includ identificarea și contactarea artiștilor, negocierea contractelor, monitorizarea execuției proiectelor, promovarea evenimentelor și evaluarea rezultatelor. Secretarul artistic colaborează cu alte departamente, contribuind la buna funcționare a instituției și la atingerea obiectivelor sale culturale.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Elaborarea și implementarea strategiei artistice a instituției, în concordanță cu obiectivele generale.
- Identificarea și selecția artiștilor, trupe și companii de producție, în vederea realizării programului artistic.
- Negocierea și redactarea contractelor de colaborare cu artiștii, respectând prevederile legale și interne.
- Coordonarea procesului de casting pentru producțiile teatrale, concertelor și expozițiilor.
- Supervizarea procesului de repetiții și pregătire a spectacolelor, asigurând respectarea planului de lucru.
- Gestionarea bugetului alocat programului artistic, monitorizând cheltuielile și optimizând resursele.
- Colaborarea cu departamentul de comunicare pentru promovarea programului artistic și creșterea vizibilității instituției.
- Asigurarea respectării drepturilor de autor și a altor aspecte legale legate de producțiile artistice.
- Evaluarea impactului artistic și cultural al programului, analizând feedback-ul publicului și al specialiștilor.
- Coordonarea activităților de cercetare și documentare pentru conceperea unor programe inovatoare.
- Stabilirea și menținerea relațiilor cu parteneri culturali interni și internaționali.
- Elaborarea de rapoarte periodice privind activitatea artistică și rezultatele obținute.
- Monitorizarea tendințelor actuale în domeniul artistic și adaptarea programului în consecință.
- Participarea la evenimente culturale și la conferințe de specialitate.
- Gestionarea arhivei programului artistic și a documentelor aferente.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Absolvire studii superioare de specialitate în domeniul artei (regie de teatru, coregrafie, muzică, arte vizuale, științe ale culturii, management cultural, etc.).
- Diplomă de masterat în management cultural, management artistic sau un domeniu conex, constituie un avantaj.
- Cunoștințe aprofundate despre istoria artei, tendințele actuale și legislația specifică.
- Cunoașterea limbajelor străine (engleză, franceză, germană) – nivel avansat, preferabil.
- Certificări în management de proiect cultural, constituie un avantaj.
- Cursuri de specializare în negociere, comunicare eficientă și leadership, sunt apreciate.
- Familiarizarea cu software-uri de management cultural și gestiune a bazelor de date.
- Cunoștințe solide de operare pe calculator (Microsoft Office, internet, e-mail).
- Experiență profesională relevantă în domeniul cultural, preferabil în roluri de coordonare sau management.
- Abilități de analiză critică, sinteză și luare a deciziilor.
- Capacitate de a lucra în echipă și de a coordona activități complexe.
- Abilități de comunicare scrisă și orală excelente, în limba română.
- Cunoștințe despre drepturile de autor și drepturile conexe.
- Capacitate de a gestiona un buget și de a monitoriza cheltuielile.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență minimă de 3 ani în domeniul cultural, preferabil în instituții de profil (teatre, filarmonică, muzee, galerii de artă).
- Experiență în coordonarea și gestionarea programelor artistice, de la concepție până la realizare.
- Experiență în negocierea și redactarea contractelor cu artiștii și companiile de producție.
- Experiență în gestionarea bugetelor de proiect și monitorizarea cheltuielilor.
- Experiență în relaționare cu publicul și partenerii culturali, atât la nivel național, cât și internațional.
- Experiență în organizarea și coordonarea evenimentelor culturale (premieri, festivaluri, expoziții).
- Experiență în promovarea programelor artistice și creșterea vizibilității instituției.
- Experiență în redactarea de rapoarte de activitate și prezentări pentru managementul instituției.
- Experiență în lucrul cu software-uri de management cultural și gestiune a bazelor de date.
- Experiență în evaluarea impactului artistic și cultural al programelor.
- Experiență în gestionarea arhivei programelor artistice și a documentelor aferente.
- Experiență în coordonarea echipelor multidisciplinare (artiști, tehnicieni, agenți de presă).
- Experiență în identificarea și atragerea de finanțări pentru proiecte culturale.
- Experiență în relaționare cu autoritățile publice și instituțiile de stat.
- Experiență în utilizarea platformelor de social media pentru promovarea programelor artistice.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Cunoașterea și utilizarea eficientă a sistemelor de gestiune a bazelor de date (Access, SQL).
- Utilizarea software-urilor de editare video și audio (Adobe Premiere, Audacity) – nivel mediu.
- Familiarizare cu platformele de ticketing online (Eventim, Bilete.ro).
- Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de comunicare online (Skype, Zoom, Microsoft Teams).
- Utilizarea platformelor de social media pentru promovare (Facebook, Instagram, YouTube).
- Utilizarea software-urilor de design grafic (Adobe Photoshop, Illustrator) – nivel de bază.
- Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al conținutului (CMS) – WordPress, Drupal.
- Utilizarea platformelor de analiză a datelor (Google Analytics).
- Familiarizare cu software-urile de contabilitate (QuickBooks, Xero).
- Utilizarea sistemelor de gestiune a proiectelor (Asana, Trello).
- Cunoașterea formatelor de fișiere utilizate în domeniul artistic (JPEG, PNG, MP3, MP4).
- Utilizarea instrumentelor de creare de prezentări interactive (Prezi, Canva).
- Familiarizarea cu software-urile de colaborare online (Google Docs, Google Sheets).
- Cunoașterea protocoalelor de securitate a datelor și a confidențialității informațiilor.
- Utilizarea instrumentelor de căutare online (Google Scholar, JSTOR).
- Cunoașterea formatelor de fișiere utilizate în arhivare digitală (PDF/A, TIFF).
- Utilizarea software-urilor de management al drepturilor de autor (Copyright Management System).
- Cunoașterea protocoalelor de backup și restaurare a datelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare scrisă și orală.
- Capacitate de a negocia și de a construi relații profesionale.
- Abilitatea de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă.
- Capacitate de a gestiona multiple proiecte simultan și de a prioritiza sarcinile.
- Abilitatea de a rezolva probleme și de a lua decizii în situații de stres.
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
- Atenție sporită la detalii și acuratețe.
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
- Abilități de leadership și de motivare a echipei.
- Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
- Abilitatea de a gândi creativ și de a genera idei noi.
- Capacitate de a analiza informații și de a trage concluzii logice.
- Abilități de organizare și de planificare.
- Capacitate de a lucra cu persoane din diverse culturi și medii.
- Abilități de prezentare și de persuasiune.
- Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții de compromis.
- Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
- Capacitate de a lucra cu discreție și de a respecta confidențialitatea.
- Abilitatea de a fi proactiv și de a anticipa nevoile.
- Capacitate de a fi un bun observator și de a înțelege dinamica grupului.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de programe artistice coordonate cu succes, Număr de contracte negociate și încheiate conform bugetului alocat, Număr de evenimente culturale organizate și promovate eficient, Număr de parteneriate culturale stabilite și menținute, Grad de satisfacție al publicului și al artiștilor, Număr de articole de presă și postări pe social media generate, Număr de vizitatori la evenimentele culturale, Valoarea totală a finanțărilor atrase pentru proiecte artistice, Număr de rapoarte de activitate întocmite și prezentate la timp, Număr de erori sau omisiuni în gestionarea programelor artistice, Grad de respectare a termenelor limită pentru proiecte, Număr de reclamații sau nemulțumiri legate de organizarea evenimentelor, Număr de colaborări cu instituții culturale naționale și internaționale, Valoarea totală a veniturilor generate de evenimentele culturale, Număr de parteneri media implicați în promovarea programelor, Număr de articole publicate în publicații de specialitate, Grad de acoperire media a evenimentelor, Număr de posturi create în cadrul proiectelor artistice, Număr de voluntari implicați în organizarea evenimentelor, Număr de premii sau recunoașteri obținute pentru proiectele artistice.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu artiștii și cu publicul, Respectarea etichetei profesionale în interacțiunile cu partenerii, Eficiența procesului de coordonare a programelor artistice, Gradul de inovare în abordarea organizării evenimentelor culturale, Coerența și claritatea rapoartelor de activitate, Nivelul de satisfacție al artiștilor față de condițiile de lucru, Calitatea relațiilor de colaborare cu instituțiile culturale, Gradul de implicare a comunității în programele artistice, Respectarea bugetului alocat proiectelor, Nivelul de profesionalism în gestionarea documentelor și a informațiilor, Capacitatea de a rezolva situații de criză și de a gestiona conflicte, Calitatea prezentărilor și a materialelor promoționale, Nivelul de creativitate în găsirea de soluții pentru problemele întâmpinate, Capacitatea de a anticipa nevoile și de a propune îmbunătățiri, Calitatea colaborării cu echipa și cu voluntarii, Respectarea termenelor limită și a procedurilor interne, Nivelul de adaptabilitate la schimbările de program și de context, Calitatea documentării și arhivării materialelor legate de evenimentele culturale, Nivelul de implicare în dezvoltarea de noi proiecte și inițiative artistice, Calitatea prezentării imaginii instituției pe plan local și internațional.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea de noi oportunități artistice, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, Capacitatea de a lua decizii și de a-și asuma responsabilitatea, Flexibilitate în adaptarea la schimbări și la cerințe neprevăzute, Orientare către rezultate și către atingerea obiectivelor stabilite, Abilitatea de a comunica eficient și de a construi relații profesionale, Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse personalități, Abilitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative, Capacitatea de a gestiona conflicte și de a negocia eficient, Abilitatea de a se concentra și de a lucra cu atenție la detalii, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a organiza eficient timpul, Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și metode de lucru, Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv, Abilitatea de a lucra independent și de a lua inițiative, Abilitatea de a motiva și de a inspira echipa, Abilitatea de a gestiona situații de criză și de a lua măsuri adecvate, Abilitatea de a reprezenta instituția cu profesionalism și diplomație, Abilitatea de a anticipa nevoile și de a propune îmbunătățiri, Abilitatea de a demonstra leadership și de a influența deciziile, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și de a gestiona emoțiile.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator cu acces la internet, Software de procesare a textului (Microsoft Word, Google Docs), Software de creare de prezentări (Microsoft PowerPoint, Google Slides), Software de gestionare a proiectelor (Microsoft Project, Asana, Trello), Software de editare a imaginilor (Adobe Photoshop, GIMP), Software de comunicare (Microsoft Outlook, Gmail, Skype, Zoom), Scanner, Imprimantă, Cameră foto/video, Microfon, Sistem de sonorizare, Echipamente de arhivare digitală, Dispozitive de stocare a datelor (hard disk extern, USB), Aplicații de gestionare a bazelor de date, Software de contabilitate (pentru gestionarea bugetelor), Software de editare video, Tableta grafică, Echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.