FIȘĂ DE POST SECRETAR DE EMISIE (STUDII MEDII)

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR DE EMISIE (STUDII MEDII)

1.2. Cod C.O.R.:343514

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu editorii, tehnicienii de sunet, arhivistele, inginerii de producție, șefii de departament și alți secretari pentru a asigura fluxul eficient al materialelor și a respecta termenele limită. Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii tehnice, companiile de stocare a datelor și potențial, cu agenții de distribuție, pentru a asigura calitatea și accesibilitatea materialelor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul de emisie, cu studii medii, are rolul de a asigura suport administrativ și tehnic pentru realizarea programelor radio sau TV. Activitățile principale includ înregistrarea și transcrierea materialelor, gestionarea arhivei de înregistrări, programarea emisiunilor, verificarea tehnică a echipamentelor și asistarea echipei în pregătirea și difuzarea programelor. Persoana selectată va demonstra atenție la detalii, capacitate de organizare și o bună cunoaștere a procedurilor administrative, contribuind la buna desfășurare a activității editoriale."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Înregistrarea și transcrierea dialogurilor, interviurilor și materialelor audio-video.
Verificarea acurateței transcrierilor și corectarea eventualelor erori.
Gestionarea arhivei de înregistrări, inclusiv indexarea și catalogarea materialelor.
Programarea emisiunilor în sistemul de automatizare a difuzării (ex: Dalet, ENPS).
Verificarea tehnică a echipamentelor de înregistrare și redare (console de mixaj, microfoane, magneți).
Asigurarea funcționării corecte a sistemelor de înregistrare și redare audio-video.
Pregătirea materialelor pentru montaj (editare video și audio).
Asistarea tehnică a operatorului de sunet și a inginerului de imagine.
Gestionarea fluxului de informații între departamentele de producție și tehnice.
Monitorizarea transmisiilor și identificarea eventualelor probleme tehnice.
Verificarea respectării graficului de emisie și raportarea întârzierilor.
Gestionarea corespondenței și a documentelor legate de emisiuni.
Pregătirea rapoartelor de activitate privind înregistrările și arhivarea materialelor.
Asigurarea confidențialității materialelor audio-video.
Colaborarea cu echipa de producție pentru optimizarea fluxului de lucru.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii (minim liceu).
Cunoștințe de operare a calculatorului (Microsoft Office).
Cunoștințe de bază despre tehnica de înregistrare audio-video (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică (avantaj).
Abilități de transcriere rapidă și corectă.
Cunoștințe despre terminologia specifică domeniului radio/TV (avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de operare a echipamentelor de înregistrare audio-video (avantaj).
Cunoștințe de bază despre formatele de fișiere audio și video (ex: WAV, MP3, MOV, MP4).
Abilități de comunicare și relaționare.
Capacitate de a lucra în echipă.
Organizare și atenție la detalii.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni într-o funcție similară (secretariat, arhivare, transcriere).
Experiență în lucrul cu echipamente de înregistrare audio-video (avantaj).
Experiență în gestionarea bazelor de date și a sistemelor de arhivare electronică (avantaj).
Experiență în lucrul cu software de editare audio (ex: Audacity, Adobe Audition) (avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme de automatizare a difuzării (ex: Dalet, ENPS) (avantaj).
Experiență în lucrul într-un mediu de producție media (radio, TV, post de producție) (avantaj).
Cunoașterea fluxurilor de lucru specifice industriei media (avantaj).
Experiență în transcrierea dialogurilor și interviurilor (avantaj).
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de înregistrare audio-video (microfoane, console de mixaj, magneți).
Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică (ex: FileMaker, SharePoint).
Cunoștințe de operare a sistemelor de automatizare a difuzării (ex: Dalet, ENPS).
Cunoștințe de bază despre formatele de fișiere audio și video (WAV, MP3, MOV, MP4).
Cunoștințe de operare a software-ului de editare audio (Audacity, Adobe Audition - avantaj).
Cunoștințe de operare a software-ului de editare video (Premiere Pro, Final Cut Pro - avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de backup și restaurare a datelor.
Cunoștințe de bază despre rețele de calculatoare și protocoale de comunicare.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de transfer de fișiere (USB, FTP, SFTP).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de monitorizare a semnalului audio-video.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de măsurare a parametrilor audio (spectrogramă, analizor de spectru).
Cunoștințe de operare a sistemelor de transcriere automată (avantaj).
Cunoștințe de operare a software-ului de recunoaștere vocală (avantaj).
Cunoștințe de operare a platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft Teams).
Cunoștințe de operare a sistemelor de videoconferință (ex: Zoom, Skype).
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestionare a proiectelor (ex: Trello, Asana).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al conținutului (CMS) (ex: WordPress) (avantaj).
Cunoștințe de operare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Google Analytics) (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a lucra eficient sub presiune și în respectarea termenelor limită.
Organizare și atenție sporită la detalii.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la schimbări.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Flexibilitate și disponibilitate de a prelua sarcini diverse.
Orientare către rezultate și depășirea așteptărilor.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
Abilități de negociere și de construire a relațiilor profesionale.
Empatie și înțelegere a perspectivei celorlalți.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor.
Abilități de gestionare a conflictelor și de găsire a soluțiilor.
Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Abilități de gestionare a stresului și de menținere a echilibrului emoțional.
Adaptabilitate la medii de lucru dinamice și schimbătoare.
Spirit de echipă și colaborare pentru atingerea obiectivelor comune.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de emisiuni/segmentări procesate corect pe zi, acuratețea transcrierii, timpul mediu de procesare a unei emisiuni, numărul de erori de arhivare, respectarea termenelor limită pentru livrarea materialelor, numărul de solicitări de informații rezolvate în timp util, numărul de reclamații/sesizări legate de arhivare/procesare, gradul de satisfacție al utilizatorilor interni/externi, numărul de sarcini finalizate în cadrul proiectelor, numărul de proceduri/manuale respectate, numărul de rapoarte generate conform cerințelor, gradul de utilizare a sistemelor de arhivare digitale, numărul de proceduri de backup efectuate conform programului, numărul de incidente de securitate raportate și rezolvate, numărul de training-uri/workshop-uri participate pentru îmbunătățirea competențelor, gradul de respectare a politicilor de confidențialitate, numărul de sugestii de îmbunătățire a fluxurilor de lucru implementate, numărul de erori identificate și corectate în sistemele de arhivare, timpul mediu de recuperare a datelor în caz de incident, numărul de audituri interne/externe trecute cu succes.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea transcrierii materialelor audio-video, respectarea formatelor de fișiere conform standardelor, calitatea arhivării și indexării materialelor, corectitudinea datelor introduse în sistemele de management, respectarea procedurilor de lucru standard, claritatea și concizia descrierilor materialelor, gradul de utilizare eficientă a sistemelor de arhivare, coerența și completitudinea informațiilor furnizate, gradul de respectare a politicilor de confidențialitate, profesionalismul în interacțiunea cu utilizatorii, gradul de inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de urgență, respectarea termenelor limită, gradul de atenție la detalii, capacitatea de a lucra în echipă, gradul de adaptabilitate la schimbări, calitatea comunicării verbale și scrise, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor de lucru, capacitatea de a învăța rapid și de a aplica noi cunoștințe, gradul de responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor, calitatea documentației generate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, atenție sporită la detalii și acuratețe, capacitate de a respecta termene limită, abilități de comunicare eficientă, orientare către rezultate și depășirea așteptărilor, capacitate de a lucra independent și în echipă, adaptabilitate la schimbări și la medii de lucru dinamice, reziliență în fața stresului și a presiunii, capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții, profesionalism în interacțiunea cu utilizatorii și cu colegii, etică profesională și respectarea confidențialității, proactivitate în identificarea oportunităților de îmbunătățire, capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți, flexibilitate în preluarea sarcinilor diverse, responsabilitate în îndeplinirea sarcinilor, spirit de echipă și colaborare, capacitate de a învăța rapid și de a aplica cunoștințe noi, etichetă profesională în comunicare, perseverență în atingerea obiectivelor, gestionarea eficientă a timpului.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, tastatură, mouse, monitor, căști audio, microfon, software de transcriere audio, software de editare video (opțional), software de arhivare digitală, imprimantă, scanner, unitate de stocare externă, software de procesare a textului, software de gestionare a bazei de date, program de videoconferință, software de criptare a datelor, echipamente de protecție a vederii, suport ergonomic pentru monitor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.