FIȘĂ DE POST SECRETAR DE REDACTIE (STUDII MEDII)

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR DE REDACTIE (STUDII MEDII)

1.2. Cod C.O.R.:343508

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu redactorul-șef, redactorii, corectorii, traducătorii, arhivariști, personalul administrativ și tehnic pentru asigurarea fluxului de informații și respectarea termenelor limită. Asistă departamentul financiar în gestionarea documentelor contabile.
Externe: Colaborează cu agenții de presă, distribuitori, parteneri editoriali, clienți și furnizori pentru transmiterea documentelor, recepționarea materialelor și rezolvarea problemelor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul de redacție, cu studii medii, asigură suportul logistic și administrativ pentru echipa editorială. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, organizarea ședințelor, arhivarea documentelor, verificarea formatării textelor, introducerea datelor în sistemul informatic și pregătirea materialelor pentru publicare. Colaborează direct cu redactorii și corectorii, contribuind la buna desfășurare a procesului editorial. Este necesară atenție la detalii, capacitate de organizare și cunoștințe minime de operare pe calculator."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Primirea și trierea corespondenței, atât fizice, cât și electronice, adresată redacției.
Înregistrarea și evidența documentelor primite și expediate, conform procedurilor interne.
Gestionarea arhivei redacției, asigurând păstrarea și accesul facil la materiale.
Pregătirea și distribuirea agendelor de ședințe, precum și redactarea proceselor-verbale.
Introducerea datelor în baze de date și sisteme informatice specifice redacției.
Verificarea respectării formatelor de redactare stabilite (fonturi, margini, spațiere).
Asigurarea fluxului de documente între redactori, corectori și departamentul de producție.
Pregătirea materialelor pentru publicare (scanare, fotografiere, pregătire pentru DTP).
Gestionarea stocului de materiale de birou și consumabile.
Redactarea de scrisori, note interne și alte documente administrative.
Monitorizarea termenelor limită pentru depunerea materialelor și notificarea redactorilor.
Asigurarea comunicării eficiente între membrii echipei redacționale.
Pregătirea și actualizarea listelor de contact ale colaboratorilor.
Gestionarea cererilor de informații din partea publicului.
Verificarea conformității documentelor cu legislația în vigoare (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, finalizate.
Cunoștințe de operare pe calculator (Microsoft Office – Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de dactilografiere (minim 25 de semne pe minut).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (scanner, imprimantă, copiator).
Cunoștințe de terminologie specifică domeniului editorial (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a documentelor (DMS) (avantaj).
Atestat de formare în domeniul gestionării informațiilor (avantaj).
Certificat de competențe în utilizarea instrumentelor software specifice (avantaj).
Cunoștințe de limba engleză (nivel minim: citit și înțeles).
Abilități de comunicare scrisă și verbală.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni într-o funcție administrativă sau de secretariat.
Experiență în gestionarea documentelor și arhivarea informațiilor.
Experiență în utilizarea eficientă a programelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Experiență în lucrul cu echipamente de birou (scanner, imprimantă, copiator).
Experiență în lucrul cu volume mari de corespondență.
Experiență în redactarea de documente administrative.
Experiență în gestionarea bazelor de date și a sistemelor informatice (avantaj).
Experiență în mediul editorial sau de publishing (avantaj).
Experiență în lucrul cu termene limită și respectarea procedurilor (esențial).
Experiență în lucrul cu sisteme de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management Systems) (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de dactilografiere cu viteză și acuratețe (minim 30 de semne pe minut).
Utilizarea eficientă a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator, fax).
Cunoștințe de operare a programelor de arhivare electronică.
Utilizarea programelor de editare imagine (de nivel basic, pentru scanare și corectare).
Cunoștințe de utilizare a programelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Utilizarea eficientă a funcțiilor de căutare și filtrare în programele de procesare a textului și a foilor de calcul.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea programelor de creare a prezentărilor (PowerPoint sau alternative).
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de automatizare a proceselor în programele Microsoft Office (macro-uri, formule).
Utilizarea eficientă a funcțiilor de colaborare online (shared documents, cloud storage).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea programelor de creare a formularelor digitale.
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de securitate a datelor (protejarea documentelor cu parolă, criptare).
Utilizarea eficientă a funcțiilor de control al versiunilor în documentele digitale.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de optimizare a fluxului de lucru (Workflow).
Utilizarea programelor de analiză a datelor (nivel introductiv).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Utilizarea programelor de creare a graficelor și diagramelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă.
Organizare și planificare riguroasă a activităților.
Atenție sporită la detalii și acuratețe în execuție.
Capacitate de a gestiona sarcini multiple și de a prioritiza activitățile.
Abilitatea de a respecta termene limită și de a lucra sub presiune.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Inițiativă și proactivitate în rezolvarea problemelor.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilitatea de a menține confidențialitatea informațiilor.
Diplomatie și tact în relațiile cu colegii și cu persoanele din afara organizației.
Gândire analitică și capacitate de a identifica soluții eficiente.
Orientare către rezultate și implicare activă în atingerea obiectivelor.
Abilități de rezolvare a conflictelor și de gestionare a situațiilor dificile.
Capacitate de a lucra autonom și de a lua decizii în limitele de responsabilitate.
Perseverență și determinare în depășirea obstacolelor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Empatie și înțelegere a nevoilor celorlalți.
Gestionarea eficientă a stresului și menținerea echilibrului emoțional.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate corect pe zi, Timp mediu de răspuns la solicitări, Nivel de acuratețe în introducerea datelor, Număr de erori detectate și corectate, Respectarea termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, Nivel de satisfacție al clienților interni, Număr de solicitări rezolvate fără escaladare, Reducerea timpului de procesare a documentelor, Număr de rapoarte generate conform cerințelor, Gradul de utilizare eficientă a sistemelor informatice, Nivelul de respectare a procedurilor interne, Diminuarea numărului de reclamații, Gradul de îmbunătățire a fluxului de lucru, Numărul de traininguri finalizate cu succes, Nivelul de respectare a politicilor de securitate a informațiilor, Reducerea costurilor operaționale, Numărul de sugestii de îmbunătățire implementate, Gradul de automatizare a sarcinilor repetitive, Nivelul de respectare a standardelor de calitate, Numărul de proiecte finalizate în buget și la timp.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea în redactarea și verificarea documentelor, Respectarea terminologiei specifice domeniului, Claritatea și concizia în comunicare, Respectarea standardelor de formatare a documentelor, Calitatea relațiilor cu clienții interni, Respectarea confidențialității informațiilor, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, Profesionalismul în interacțiunile cu colegii, Adaptabilitatea la schimbările de proceduri, Capacitatea de a prioritiza sarcinile, Respectarea termenelor limită, Eficiența în utilizarea resurselor, Respectarea procedurilor interne, Capacitatea de a oferi suport colegilor, Inițiativa în identificarea problemelor și propunerea de soluții, Abilitatea de a lucra în echipă, Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, Respectarea politicilor de securitate a informațiilor, Profesionalismul în gestionarea corespondenței, Capacitatea de a menține un volum de muncă constant.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea procedurilor de lucru, Atenție la detalii, Capacitate de organizare, Gestionarea timpului, Abilitatea de a învăța, Comunicare eficientă, Lucru în echipă, Inițiativă, Adaptabilitate, Rezolvarea problemelor, Gestionarea stresului, Orientare către rezultate, Profesionalism, Etică profesională, Capacitate de concentrare, Abilitatea de a respecta confidențialitatea, Abilitatea de a prioritiza, Flexibilitate, Perseverență, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, Imprimantă, Scaner, Copiator, Telemobil, Telefon fix, Software de procesare text (Microsoft Word, LibreOffice Writer), Software de calcul tabelar (Microsoft Excel, LibreOffice Calc), Software de prezentare (Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress), Software de arhivare electronică, Software de gestionare a corespondenței, Sistem de operare (Windows, Linux, macOS), Tastatură, Mouse, Monitor, Căști, Microfon, Software de videoconferință, Dispozitiv de stocare extern (USB), Software antivirus..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.