FIȘĂ DE POST CONSERVATOR ARHIVA (STUDII MEDII)

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:CONSERVATOR ARHIVA (STUDII MEDII)

1.2. Cod C.O.R.:343306

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivistul șef, tehnicienii de arhivă, personalul de inventariere, administratorul bazei de date, personalul de securitate și cu alte departamente pentru a asigura fluxul informațional și respectarea procedurilor de lucru. Externe: Colaborează cu utilizatorii interni și externi, cu alte instituții de arhivă, cu furnizorii de servicii de scanare și digitalizare, și cu autoritățile de reglementare în conformitate cu legislația în vigoare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Conservatorul de arhivă cu studii medii are ca scop principal asigurarea păstrării și conservării pe termen lung a documentelor de arhivă, conform normelor metodologice în vigoare. Activitatea implică curățarea, sortarea, inventarierea și ambalarea documentelor, precum și monitorizarea condițiilor de mediu din spațiile de depozitare. De asemenea, conservatorul va contribui la pregătirea documentelor pentru digitalizare și va asigura respectarea regulamentului de acces în arhivă, contribuind la menținerea integrității și accesibilității patrimoniului documentar național.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Efectuarea de operațiuni de curățare fizică a documentelor de arhivă, îndepărtarea prafului, a insectelor și a altor agenți contaminanți.
2. Sortarea documentelor de arhivă în funcție de criterii stabilite (cronologic, tematic, fond).
3. Inventarierea documentelor de arhivă, înregistrarea lor în sistemul de evidență al instituției.
4. Ambalarea documentelor de arhivă în suporturi de conservare adecvate (cutii, dosare, mape) conform standardelor.
5. Monitorizarea stării de conservare a documentelor de arhivă și raportarea anomaliilor.
6. Aplicarea de tratamente de conservare minore (ex: consolidarea hârtiei, îndepărtarea petelor superficiale) sub supravegherea conservatorului principal.
7. Verificarea și completarea fișelor de inventar, asigurând corespondența cu documentele fizice.
8. Pregătirea documentelor pentru scanare, asigurând poziționarea corectă și eliminarea obstacolelor.
9. Asigurarea respectării normelor de igienă și siguranță în spațiile de depozitare.
10. Participarea la activități de relocare a documentelor de arhivă.
11. Verificarea și actualizarea listelor de împrumut a documentelor.
12. Asigurarea condițiilor optime de microclimat în spațiile de depozitare (temperatură, umiditate).
13. Ajutor în organizarea expozițiilor temporare de documente de arhivă.
14. Participarea la activități de dezinsecție și deratizare a spațiilor de arhivă.
15. Asistență în identificarea și evaluarea documentelor de arhivă pentru stabilirea gradului de valoare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii medii corespunzătoare.
2. Absolvirea unui curs de formare profesională în domeniul arhivistic, cu specializarea „Conservarea documentelor de arhivă”, de minim 200 de ore.
3. Certificat de absolvire a cursului de formare profesională în domeniul arhivistic, eliberat de o instituție acreditată.
4. Cunoștințe de bază privind legislația arhivistică națională și europeană.
5. Cunoștințe de utilizare a echipamentelor și materialelor de conservare.
6. Abilități de sortare, inventariere și ambalare a documentelor.
7. Capacitate de a lucra cu atenție și meticulozitate, respectând proceduri stricte.
8. Cunoștințe de utilizare a calculatorului și a programelor de office (Microsoft Word, Excel).
9. Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta instrucțiunile.
10. Preferabil: cunoștințe de limbi străine (engleză, franceză, germană) - pentru consultarea documentelor de arhivă.

5.2. Experiență Profesională:

1. Nu se solicită experiență profesională anterioară, dar constituie un avantaj.
2. Experiență în activități de sortare, arhivare sau inventariere a documentelor, indiferent de domeniu, constituie un avantaj.
3. Experiență în lucrul cu materiale de arhivă (hârtie, fotografie, microfilm) constituie un avantaj.
4. Experiență în utilizarea echipamentelor de birou și a programelor de office (Microsoft Word, Excel) este necesară.
5. Familiarizarea cu tehnicile de conservare preventivă a documentelor reprezintă un avantaj.
6. Experiența în lucrul cu sisteme de management al documentelor (dacă există) este considerată un avantaj.
7. Voluntariat în arhive, biblioteci sau instituții culturale reprezintă un avantaj.
8. Experiență în activități de curățenie și întreținere a spațiilor de depozitare, cu respectarea normelor de igienă, constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Operare PC și utilizare a sistemului de operare Windows.
2. Cunoștințe de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
3. Capacitate de a utiliza scanere și echipamente de reproducere a documentelor.
4. Utilizarea programelor de arhivare electronică (dacă sunt utilizate în instituție).
5. Cunoștințe de bază despre formatele de fișiere utilizate în arhivă (ex: PDF, TIFF, JPEG).
6. Utilizarea echipamentelor de protecție a documentelor (mănuși, măști, etc.).
7. Aplicarea tehnicilor de curățare și dezinfectare a documentelor.
8. Utilizarea materialelor de conservare (ex: hârtie acid-free, carton, cutii).
9. Aplicarea tehnicilor de ambalare a documentelor pentru protecție și depozitare.
10. Utilizarea echipamentelor de măsurare a temperaturii și umidității.
11. Cunoștințe despre tehnicile de fotografiere a documentelor (dacă este necesar).
12. Utilizarea programelor de editare a imaginilor (dacă este necesar).
13. Cunoștințe despre standardele de metadate pentru documente de arhivă.
14. Utilizarea sistemelor de catalogare și inventariere a documentelor (dacă există).
15. Aplicarea tehnicilor de identificare a tipurilor de documente.
16. Cunoștințe despre tehnicile de etichetare a documentelor.
17. Utilizarea echipamentelor de protecție împotriva incendiului și a altor pericole.
18. Cunoștințe despre procedurile de urgență în arhivă.
19. Utilizarea instrumentelor de comunicare electronică (e-mail, intranet).
20. Capacitatea de a învăța rapid noi tehnologii și proceduri.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Atenție sporită la detalii și acuratețe.
2. Capacitate de concentrare pe perioade îndelungate.
3. Abilitate de a respecta proceduri stricte și instrucțiuni precise.
4. Meticulozitate în efectuarea sarcinilor.
5. Capacitate de a lucra independent și în echipă.
6. Abilitate de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
7. Capacitate de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris.
8. Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid.
9. Flexibilitate și disponibilitatea de a efectua diverse sarcini.
10. Capacitate de a rezolva probleme și de a lua decizii.
11. Abilitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
12. Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor.
13. Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
14. Abilitate de a colabora cu colegii și de a construi relații de lucru pozitive.
15. Capacitate de a gestiona situații neprevăzute și de a găsi soluții creative.
16. Abilitate de a asculta și de a înțelege instrucțiunile.
17. Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
18. Abilitatea de a lucra cu documente sensibile și de a respecta regulile de acces.
19. Capacitate de a organiza și de a aranja eficient spațiile de lucru.
20. Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și profesionistă.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente scanate pe zi, Număr de documente inventariate pe săptămână, Procent de acuratețe a datelor introduse, Număr de cutii de arhivă organizate pe lună, Timp mediu necesar pentru localizarea unui document, Procent de respectare a termenelor limită pentru scanare/inventariere, Număr de erori depistate în procesul de inventariere, Procent de respectare a procedurilor de conservare, Număr de documente rearanjate în spațiul de depozitare, Timp mediu de răspuns la solicitări de informații, Procent de respectare a standardelor de protecție a documentelor, Număr de documente fotografiate pentru digitalizare, Procent de documente scanate conform specificațiilor, Număr de solicitări de informații rezolvate, Procent de respectare a protocoalelor de acces la documente, Număr de documente etichetate corect, Procent de documente aranjate în ordine cronologică, Număr de rapoarte de inventariere finalizate, Procent de respectare a regulilor de siguranță a informațiilor, Număr de probleme întâmpinate și rezolvate.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea datelor introduse, Respectarea procedurilor de conservare, Calitatea scanărilor realizate, Claritatea inventarierii documentelor, Ordinea și organizarea spațiilor de depozitare, Respectarea termenelor limită, Profesionalismul în interacțiunea cu utilizatorii, Respectarea confidențialității informațiilor, Aplicarea corectă a tehnicilor de arhivare, Respectarea standardelor de protecție a documentelor, Calitatea etichetării documentelor, Claritatea rapoartelor de inventariere, Respectarea regulilor de siguranță a informațiilor, Aplicarea corectă a tehnicilor de fotografiere, Calitatea metadatelor asociate documentelor, Respectarea protocoalelor de acces la documente, Aplicarea corectă a tehnicilor de arhivare digitală, Calitatea organizării documentelor în funcție de criterii specifice, Respectarea standardelor de conservare preventivă, Profesionalismul în gestionarea situațiilor neprevăzute.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea instrucțiunilor, Atenție la detalii, Organizare, Meticulozitate, Capacitate de concentrare, Respectarea termenelor limită, Capacitate de a lucra independent, Capacitate de a lucra în echipă, Comunicare eficientă, Adaptabilitate, Flexibilitate, Responsabilitate, Seriozitate, Inițiativă, Gestionarea stresului, Rezolvarea problemelor, Luarea deciziilor, Confidențialitate, Profesionalism, Etică profesională.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Scanner, Calculator, Imprimantă, Aparat de fotografiat digital, Microfilmator, Microcititor, Sistem de arhivare digitală, Software de gestionare a documentelor, Mănuși de protecție, Mască de protecție, Aspirator industrial, Aparatură de măsurare a temperaturii și umidității, Cutii de arhivă, Etichete, Instrumente de marcat, Aparatură de curățare a documentelor, Sistem de depozitare a documentelor, Echipament de protecție împotriva incendiului, Rafturi de arhivare, Lămpi de examinare a documentelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.