FIȘĂ DE POST ORGANIZATOR EVENIMENTE SPORTIVE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ORGANIZATOR EVENIMENTE SPORTIVE

1.2. Cod C.O.R.:342217

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul Executiv pentru alinierea strategică, cu Departamentul de Marketing pentru promovare, cu Echipa Tehnică pentru aspectele logistice și de producție, cu Departamentul Financiar pentru gestionarea bugetului și cu Departamentul de Resurse Umane pentru gestionarea personalului. Externe: Colaborează cu Furnizorii de servicii (catering, securitate, transport), cu Autoritățile Publice (primărie, poliție), cu Sponsorii și Partenerii, cu Mass-Media și cu Asociațiile Sportive.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Organizația de Evenimente Sportive presupune coordonarea și implementarea eficientă a competițiilor sportive, de la conceperea ideii până la desfășurarea propriu-zisă și evaluarea ulterioară. Responsabilitățile includ gestionarea resurselor umane și materiale, asigurarea respectării regulamentelor sportive, promovarea evenimentului, gestionarea relațiilor cu sponsorii și partenerii, precum și monitorizarea bugetului. Scopul principal este crearea unei experiențe sportive memorabile pentru participanți și spectatori, contribuind la dezvoltarea sportului și la promovarea unui stil de viață sănătos.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Elaborarea planurilor de management al evenimentelor sportive, incluzând definirea obiectivelor, a resurselor necesare și a calendarului de realizare.
Gestionarea și coordonarea echipei de organizare, delegând sarcini și monitorizând progresul.
Stabilirea și negocierea contractelor cu furnizorii de servicii (catering, securitate, transport, logistică).
Asigurarea respectării normelor de siguranță și securitate în timpul desfășurării evenimentului, conform procedurilor stabilite.
Gestionarea bugetului alocat evenimentului, monitorizând cheltuielile și optimizând resursele.
Coordonarea activităților de promovare și comunicare a evenimentului, inclusiv crearea de materiale promoționale și gestionarea relațiilor cu presa.
Gestionarea înscrierilor participanților și asigurarea unei baze de date actualizate.
Supervizarea montării și demontării infrastructurii evenimentului (terenuri, tribune, instalații).
Asigurarea respectării regulamentelor sportive și a procedurilor de arbitraj.
Coordonarea activităților de voluntariat și gestionarea echipei de voluntari.
Monitorizarea fluxului de participanți și spectatori, asigurând o experiență pozitivă.
Gestionarea situațiilor de urgență și implementarea planurilor de evacuare.
Realizarea rapoartelor de evaluare a evenimentului, identificând punctele forte și punctele slabe.
Negocierea și gestionarea contractelor de sponsorizare, asigurând respectarea obligațiilor contractuale.
Gestionarea aspectelor legale și administrative legate de organizarea evenimentului (autorizații, permise).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, preferabil în domeniul managementului sportiv, managementului evenimentelor, marketing sportiv sau domenii conexe.
Calificări profesionale în managementul proiectelor, constituie un avantaj.
Certificări în domeniul organizării evenimentelor (ex: Certified Event Planner – CEP) sunt un atuu.
Cunoștințe avansate de operare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Cunoștințe aprofundate despre regulamentele sportive specifice disciplinei sportive organizate.
Cunoștințe despre legislația privind organizarea evenimentelor sportive și protecția datelor cu caracter personal.
Cunoștințe despre tehnicile de promovare și comunicare a evenimentelor sportive, inclusiv utilizarea platformelor online și a rețelelor sociale.
Cunoștințe despre principiile de bază ale managementului financiar și contabilității, aplicabile evenimentelor sportive.
Certificare în prim ajutor și RCP (Resuscitare Cardio-Pulmonară) este un avantaj.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al evenimentelor (EMS) reprezintă un plus.
Cunoștințe despre aspecte legate de dreptul sportiv și contractele sportive.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în organizarea și coordonarea evenimentelor sportive, de preferință în roluri similare.
Experiență în gestionarea bugetelor și a resurselor financiare pentru evenimente sportive.
Experiență în negocierea și gestionarea contractelor cu furnizori de servicii (catering, securitate, transport, logistică).
Experiență în gestionarea echipelor de voluntari și a personalului implicat în organizarea evenimentelor sportive.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al evenimentelor (EMS) pentru planificare, execuție și raportare.
Experiență în promovarea evenimentelor sportive prin diverse canale de comunicare (online, offline, social media).
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și implementarea planurilor de urgență în timpul evenimentelor sportive.
Experiență în relaționarea cu autoritățile locale și cu alte instituții implicate în organizarea evenimentelor sportive.
Experiență în analiza datelor și în elaborarea rapoartelor de evaluare a performanței evenimentelor sportive.
Experiență în gestionarea relațiilor cu sponsorii și partenerii evenimentelor sportive, asigurând respectarea obligațiunilor contractuale.
Experiență în coordonarea activităților de logistică, inclusiv transportul echipamentelor, materialelor și participanților.
Experiență în gestionarea înscrierilor participanților și a bazei de date asociate.
Experiență în identificarea și atenuarea riscurilor asociate organizării evenimentelor sportive.
Experiență în gestionarea fluxului de participanți și spectatori, asigurând o experiență pozitivă și sigură.
Experiență în aplicarea principiilor de sustenabilitate în organizarea evenimentelor sportive.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a sistemelor de management al evenimentelor (EMS) – de ex., Eventbrite, Cvent, RegFox.
Cunoașterea și utilizarea platformelor de social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn) pentru promovarea evenimentelor.
Utilizarea software-ului de editare foto și video pentru crearea de materiale promoționale.
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de analiză web (Google Analytics) pentru monitorizarea traficului și a performanței campaniilor de marketing.
Utilizarea platformelor de e-mail marketing (Mailchimp, Constant Contact) pentru comunicarea cu participanții și sponsorii.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de ticketing și de înregistrare online.
Utilizarea software-ului de creare a hărților și a planurilor de amplasare a evenimentului.
Cunoașterea și utilizarea software-ului de gestionare a inventarului echipamentelor sportive.
Utilizarea platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams) pentru comunicare și coordonare online.
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de gestionare a bazelor de date (de ex., Microsoft Access).
Utilizarea software-ului de creare a prezentărilor interactive și a materialelor informative.
Cunoașterea principiilor de funcționare a echipamentelor de sonorizare și de iluminare utilizate în evenimentele sportive.
Utilizarea instrumentelor de gestionare a proiectelor (de ex., Trello, Asana) pentru planificare și urmărire a sarcinilor.
Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de cronometrare și de înregistrare a performanțelor sportive.
Utilizarea platformelor de colaborare online (de ex., Google Workspace, Microsoft 365).
Cunoașterea principiilor de funcționare a sistemelor de securitate și de supraveghere video utilizate în evenimentele sportive.
Utilizarea software-ului de cartografiere GIS (Sisteme Informatice Geografice) pentru analiza spațială și optimizarea amplasării evenimentelor.
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de inteligență artificială (AI) pentru automatizarea sarcinilor și îmbunătățirea experienței participanților.
Utilizarea platformelor de comunicare instantanee (Slack, WhatsApp) pentru coordonare rapidă și eficientă.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă, cu diverse categorii de interlocutori.
Abilități de negociere și persuasiune pentru atragerea sponsorilor și partenerilor.
Capacitate de lucru în echipă și de motivare a membrilor echipei.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor în condiții de presiune.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în rezolvarea problemelor neprevăzute.
Leadership și capacitate de a lua decizii în situații critice.
Gândire analitică și capacitate de a identifica soluții creative.
Organizare și atenție la detalii pentru asigurarea desfășurării evenimentului conform planului.
Gestionarea conflictelor și abilități de mediere.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile și așteptările participanților.
Inițiativă și proactivitate în identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Abilități de rezolvare a problemelor și gândire critică.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Abilități de networking și construire a relațiilor profesionale.
Capacitate de a lucra independent și de a lua inițiativa.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
Abilități de prezentare și discurs în public.
Perseverență și reziliență în fața provocărilor.
Creativitate și inovație în dezvoltarea de noi idei și concepte pentru evenimente.
Gestionarea eficientă a feedback-ului și capacitate de a învăța din experiență.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de evenimente organizate cu succes, Venituri generate din sponsorizări, Număr de participanți înregistrați, Satisfacția participanților (scor mediu la sondaje), Număr de sponsori atrași, Valoarea totală a sponsorizărilor obținute, Costul total al organizării evenimentelor, Rentabilitatea investiției (ROI) a evenimentelor, Număr de articole/mențiuni media despre evenimente, Trafic web generat de campaniile de promovare, Număr de lead-uri generate din evenimente, Număr de parteneriate stabilite, Număr de voluntari coordonați, Număr de erori/incidente raportate în timpul evenimentelor, Respectarea bugetului alocat, Respectarea termenelor limită, Număr de reclamații/sesizări primite, Gradul de ocupare a spațiilor de cazare rezervate, Număr de postări pe social media cu reach crescut, Număr de recomandări primite de la participanți.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea planificării strategice a evenimentelor, Eficiența gestionării resurselor (umane, financiare, materiale), Nivelul de satisfacție al sponsorilor, Profesionalismul echipei de organizare, Calitatea comunicării cu participanții și mass-media, Respectarea standardelor de siguranță și securitate, Gradul de inovare și originalitate a conceptului evenimentului, Nivelul de implicare și entuziasmul participanților, Coerența identității vizuale și a mesajului de comunicare, Calitatea experienței oferite participanților, Respectarea principiilor de sustenabilitate și responsabilitate socială, Eficiența colaborării cu autoritățile locale și partenerii, Capacitatea de a gestiona situații de criză și incidente neprevăzute, Nivelul de adaptabilitate la schimbări și imprevizibilități, Calitatea documentării și raportării activităților, Respectarea termenelor limită și a bugetului alocat, Profesionalismul în gestionarea relațiilor cu furnizorii, Calitatea evaluării post-eveniment și identificarea oportunităților de îmbunătățire, Respectarea eticii profesionale și a codului de conduită.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de îmbunătățire a evenimentelor, Abilitatea de a lucra sub presiune și în respectarea termenelor limită, Capacitatea de a lua decizii rapide și eficiente în situații de criză, Abilitatea de a motiva și coordona echipe diverse, Flexibilitate în adaptarea la schimbări și ajustarea planurilor, Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, Capacitatea de a comunica clar și concis cu diferite categorii de interlocutori, Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide, Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor, Abilitatea de a lucra independent și de a lua inițiativa, Capacitatea de a învăța din experiență și de a aplica cunoștințele dobândite, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, Abilitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alți profesioniști, Capacitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative, Abilitatea de a gestiona feedback-ul și de a îmbunătăți performanța, Capacitatea de a se adapta la un mediu de lucru dinamic și imprevizibil, Abilitatea de a demonstra leadership și de a influența deciziile, Abilitatea de a demonstra etică profesională și integritate, Abilitatea de a demonstra creativitate și inovare, Abilitatea de a demonstra responsabilitate și implicare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Smartphone, Tabletă, Laptop, Software de management al evenimentelor, Software de contabilitate, Software de editare video și imagine, Microfon, Sisteme de sonorizare, Echipamente de comunicare radio, Echipamente de măsurare a performanței sportive (cronometre, senzori, GPS), Aplicații de ticketing și înregistrare participanți, Software de gestionare a bazei de date cu sponsori și parteneri, Software de analiză a datelor și raportare, Echipamente de protecție personală (veste reflectorizante, căști), Sisteme de comunicare internă (interfoane), Echipamente de filmare și fotografiere, Software de creare a prezentărilor, Sisteme de videoconferință, Echipamente de cartografiere și navigare, Software de gestionare a rețelelor sociale, Echipamente de imprimare (pentru materiale promoționale), Echipamente de scanare a documentelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.