FIȘĂ DE POST SECRETAR FEDERATIE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR FEDERATIE

1.2. Cod C.O.R.:342203

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu președintele, membrii comitetului executiv, alți secretari, consilierii juridici, departamentul financiar și personalul administrativ pentru asigurarea funcționării optime a federației și respectarea procedurilor interne. Externe: Colaborează cu alte federații, organizații guvernamentale, instituții de presă, parteneri externi și furnizori de servicii pentru reprezentarea federației și facilitarea comunicării.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul Federației are rolul de a coordona și gestiona activitățile organizației, asigurând buna funcționare a acesteia. Responsabilitățile includ redactarea și distribuirea documentelor, organizarea ședințelor și evenimentelor, gestionarea corespondenței, ținerea evidenței membrilor și a situațiilor financiare, precum și reprezentarea Federației în relația cu alte instituții și parteneri. De asemenea, secretarul oferă suport administrativ conducerii și comisiilor, contribuind la atingerea obiectivelor strategice ale federației.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Întocmirea și distribuirea convocărilor, proceselor-verbale și a altor documente oficiale ale federației.
Gestionarea fluxului de informații către și dinspre membrii federației, prin diverse canale de comunicare.
Organizarea și coordonarea ședințelor consiliului director, a adunării generale și a altor întâlniri relevante.
Asigurarea bunei funcționări a evidenței membrilor, actualizarea bazelor de date și gestionarea corespondenței cu aceștia.
Redactarea și actualizarea statutului, a regulamentului intern și a altor documente fundamentale ale federației.
Gestionarea corespondenței oficiale, atât interne, cât și externe, asigurând răspunsuri prompte și adecvate.
Arhivarea documentelor oficiale, respectând reglementările legale și politicile interne ale federației.
Asigurarea suportului administrativ pentru consiliul director și pentru comisiile de lucru.
Reprezentarea federației în relația cu alte organizații, instituții publice și parteneri externi.
Monitorizarea și raportarea indicatorilor de performanță ai federației către conducere.
Pregătirea documentelor pentru audituri interne și externe.
Gestionarea și monitorizarea bugetului alocat activităților administrative.
Coordonarea activităților de comunicare și relații publice ale federației.
Asigurarea respectării prevederilor legale și a obligațiilor contractuale ale federației.
Întocmirea și depunerea declarațiilor și rapoartelor către autoritățile competente.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare, preferabil în domeniul științelor administrative, economice sau juridice.
Certificare în domeniul secretariatului și arhivării, constituie un avantaj.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de legislație specifică domeniului de activitate al federației (dacă este cazul).
Cunoștințe de contabilitate de gestiune și bugetară (elementare).
Cunoștințe de terminologie specifică domeniului de activitate al federației.
Abilități de redactare de documente oficiale și procese verbale.
Cunoștințe de limba engleză (nivel mediu sau avansat).
Certificare în domeniul protecției datelor cu caracter personal (GDPR) – un avantaj.
Cunoștințe despre funcționarea sistemelor de management al documentelor (DMS) – un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minim 3 ani în domeniul secretariatului, arhivării sau în administrație publică.
Experiență în gestionarea documentelor oficiale și a fluxurilor de informații.
Experiență în redactarea de procese verbale, rapoarte și alte documente administrative.
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office, în special Word, Excel și Outlook.
Experiență în gestionarea bazelor de date și a sistemelor de arhivare electronică (un avantaj).
Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente și întâlniri (conferințe, seminarii, ședințe).
Experiență în relația cu instituții publice și organizații neguvernamentale (dacă este cazul).
Experiență în redactarea de comunicate de presă și materiale de promovare (dacă este cazul).
Experiență în gestionarea bugetului și a resurselor financiare (elementară).
Experiență în lucrul cu sisteme de management al documentelor (DMS) – un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a Microsoft Word (formatare, stiluri, șabloane).
Cunoștințe de utilizare a Microsoft Excel (tabele, formule, grafice).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare online (e-mail, videoconferință).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică (DMS).
Utilizarea eficientă a bazelor de date (ex: Microsoft Access, MySQL).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
Utilizarea instrumentelor de generare a rapoartelor (ex: Crystal Reports).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop, GIMP).
Utilizarea instrumentelor de scanare și procesare a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de contabilitate (elementare).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare online (motoare de căutare, baze de date).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Utilizarea instrumentelor de criptare a datelor și protecție a informațiilor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea eficientă a platformelor de social media (pentru comunicare instituțională, dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare video (elementare, dacă este cazul).
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (elementare, dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA, dacă este cazul).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și orală.
Capacitate de a redacta documente clare, concise și corecte din punct de vedere gramatical.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Capacitate de a gestiona simultan mai multe sarcini și de a prioritiza activitățile.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Abilități de relaționare interpersonale și de lucru în echipă.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Discreție și confidențialitate în tratarea informațiilor.
Adaptabilitate la schimbări și la medii de lucru dinamice.
Abilități de negociere și de persuasiune.
Gândire analitică și capacitate de a identifica probleme și de a propune soluții.
Orientare către detalii și atenție sporită pentru acuratețe.
Capacitate de a lucra independent și de a lua inițiative.
Gestionarea eficientă a timpului și respectarea termenelor limită.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Flexibilitate și disponibilitate de a prelua sarcini suplimentare.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și proceduri.
Abilități de leadership și de coordonare a activităților.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Integritate și profesionalism în toate aspectele activității.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de procese verbale redactate și distribuite la timp, numărul de documente arhivate conform procedurilor, numărul de evenimente organizate și gestionate, numărul de corespondențe trimise și primite, numărul de solicitări de informații răspundse în termen, numărul de întâlniri programate și coordonate, numărul de rapoarte întocmite și prezentate, numărul de termene limită respectate, gradul de satisfacție al beneficiarilor serviciilor, reducerea numărului de erori în documentație, eficiența utilizării sistemelor de arhivare electronică, reducerea timpului de răspuns la solicitări, gradul de respectare a procedurilor interne, îmbunătățirea fluxului de informații, reducerea costurilor de organizare a evenimentelor, gradul de respectare a confidențialității datelor, îmbunătățirea comunicării interne, eficiența utilizării resurselor materiale.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea proceselor verbale (claritate, concizie, acuratețe), respectarea termenelor limită în activități, acuratețea documentelor gestionate, gradul de respectare a procedurilor interne, eficiența comunicării cu membrii federației, gradul de satisfacție al membrilor federației cu serviciile prestate, profesionalismul în interacțiunile cu terții, respectarea confidențialității informațiilor, claritatea și concizia rapoartelor întocmite, organizarea eficientă a documentelor, respectarea standardelor de calitate a serviciilor, capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, adaptabilitatea la schimbări, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, gradul de implicare în activitățile federației, profesionalismul în reprezentarea federației, capacitatea de a construi relații de încredere cu membrii federației, respectarea eticii profesionale, capacitatea de a gestiona volumul mare de muncă.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea de îmbunătățiri ale proceselor administrative, capacitatea de a gestiona conflicte între membrii federației, loialitate față de organizație, atenție sporită la detalii în redactarea documentelor, abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse, diplomație în comunicarea cu membrii și partenerii, perseverență în rezolvarea problemelor administrative, flexibilitate în adaptarea la schimbările de proceduri, obiectivitate în analiza situațiilor, respectarea confidențialității informațiilor sensibile, capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide, spirit de echipă și colaborare eficientă, gestionarea eficientă a timpului și a priorităților, asumarea responsabilității pentru acțiunile întreprinse, adaptabilitate la cerințele specifice ale federației, capacitatea de a oferi suport colegilor, gestionarea situațiilor de urgență cu calm și eficiență, abilitatea de a anticipa problemele și de a propune soluții proactive, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă multifuncțională, scaner, fax, telefon, server de e-mail, sistem de arhivare electronică, software de procesare a textului, software de creare a prezentărilor, software de gestionare a bazei de date, software de contabilitate, sistem de videoconferință, echipamente de copiere, echipamente de scanare a documentelor, dispozitive de stocare a datelor, aplicații de comunicare online, echipamente de protecție a datelor, sistem de management al documentelor, aplicații de calendar și programare, echipamente de securitate cibernetică, software de criptare a datelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.