FIȘĂ DE POST SECRETAR SCOALA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR SCOALA

1.2. Cod C.O.R.:341903

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul unității de învățământ, director adjunct, personalul didactic, consilierul școlar, contabilitatea școlii, personalul administrativ, pentru gestionarea fluxurilor documentare și asigurarea suportului administrativ. Externe: Colaborează cu inspectoratul școlar, primărie, instituții publice, părinții elevilor, furnizori de servicii, pentru realizarea obligațiilor legale și administrative ale unității.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul școlii asigură buna funcționare administrativă a unității de învățământ, respectând reglementările legale în vigoare. Responsabilitățile principale includ gestionarea documentelor școlare, evidența elevilor și a personalului, organizarea ședințelor consiliului de administrație și a altor evenimente, precum și comunicarea cu părinții, elevii și instituțiile externe. De asemenea, secretarul școlii asigură respectarea termenelor limită pentru depunerea documentelor și contribuie la crearea unui mediu de lucru eficient și ordonat.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului documentar al unității de învățământ, inclusiv înregistrarea, arhivarea și recuperarea documentelor.
Întocmirea și evidența registrului general de intrări și ieșiri.
Asigurarea funcționării corespunzătoare a registrului comerțului și a altor registre obligatorii.
Gestionarea corespondenței oficiale, atât interne cât și externe, respectând termenele de răspuns.
Pregătirea și redactarea proceselor-verbale ale ședințelor consiliului de administrație, consiliului de învățământ și ale altor comitete.
Gestionarea evidenței personalului didactic și administrativ, inclusiv întocmirea documentelor de angajare, contracte, state de plată.
Urmărirea și actualizarea datelor privind elevii (înscrieri, mutări, excluderi, situația școlară).
Întocmirea și actualizarea situațiilor statistice privind personalul și elevii, conform cerințelor Ministerului Educației.
Asigurarea funcționării corecte a sistemului de evidență a frecvenței elevilor și a personalului.
Gestionarea fluxului de informații către părinți, prin diverse canale de comunicare (e-mail, afișe, site-ul școlii).
Întocmirea și transmiterea rapoartelor statistice către Inspectoratul Școlar Județean și către Ministerul Educației.
Asigurarea respectării termenelor limită pentru depunerea declarațiilor fiscale și a altor documente obligatorii.
Gestionarea documentelor de achiziție publică, conform legislației în vigoare.
Organizarea și coordonează procedurile de selecție a furnizorilor de bunuri și servicii.
Asigură suport administrativ pentru activitățile de evaluare și inspecție școlară.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională pentru secretari școlari, conform metodologiei specifice.
Cunoștințe solide de legislație educațională (Legea Educației Naționale nr. 1/2011, Statutul elevului, Regulamentul de organizare și funcționare a unităților de învățământ).
Cunoștințe avansate de operare a calculatorului (Microsoft Office suite, sisteme de gestiune a datelor educaționale).
Cunoștințe de contabilitate primară, pentru gestionarea documentelor financiare.
Cunoștințe de arhivare și gestionare a documentelor, conform standardelor specifice.
Abilități de comunicare scrisă și verbală excelente, pentru redactarea corespondenței și a proceselor-verbale.
Cunoașterea limbii române – nivel nativ.
Cunoștințe de limbi străine – avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul achizițiilor publice – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în activități administrative, de preferință în domeniul educațional.
Experiență în gestionarea fluxurilor documentare și arhivare.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune a datelor educaționale (ex: platforme educaționale, aplicații de evidență a elevilor).
Experiență în redactarea de procese-verbale, referate și alte documente oficiale.
Experiență în comunicarea cu diverse instituții publice și organizații.
Experiență în activități de secretariat și relații cu publicul.
Experiență în gestionarea corespondenței și a fluxului de informații.
Experiență în activități de secretariat, inclusiv programare întâlniri și gestionarea agendei.
Experiență în activități de achiziții publice - avantaj.
Experiență în utilizarea eficientă a instrumentelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) - obligatoriu.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de procesare a textului (Word) pentru redactarea de documente oficiale.
Utilizarea avansată a foilor de calcul (Excel) pentru gestionarea datelor și generarea de rapoarte.
Utilizarea platformelor educaționale online (ex: LMS, SIS) pentru accesarea și gestionarea datelor elevilor și a personalului.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestiune a documentelor (DMS).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de e-mail (Outlook) pentru comunicare și gestionarea corespondenței.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Utilizarea aplicațiilor de arhivare digitală și scanare a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: Access) - avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de contabilitate financiară (ex: Saga) - avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de raportare statistică - avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a proiectelor - avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: Google Workspace) - avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de securitate cibernetică și protecție a datelor – cunoștințe de bază.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de căutare online și a motoarelor de căutare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de criptare a datelor – cunoștințe de bază.
Utilizarea aplicațiilor de creare de formulare online (ex: Google Forms) - avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Organizare și atenție la detalii.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Orientare către client și abilități de relaționare interpersonale.
Diplomatie și tact în comunicare.
Capacitate de a gestiona situații de conflict.
Empatie și înțelegere a nevoilor utilizatorilor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Integritate și profesionalism.
Proactivitate și inițiativă.
Responsabilitate și seriozitate.
Capacitate de a respecta confidențialitatea informațiilor.
Abilități de observare și analiză.
Gestionarea stresului și reziliență.
Abilitatea de a lucra sub presiune.
Gândire critică și capacitatea de a evalua informații.
Abilități de ascultare activă.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect și la timp, gradul de respectare a termenelor limită pentru depunerea documentelor, rata de eroare în introducerea datelor, numărul de reclamații/solicitări rezolvate în termen, gradul de satisfacție al utilizatorilor (elevi, părinți, personal didactic), numărul de arhive create/actualizate, rata de conformitate cu reglementările legale, numărul de rapoarte generate la timp, numărul de corespondențe gestionate eficient, gradul de utilizare a sistemelor informatice, numărul de evenimente/activități administrative suportate, numărul de formulare/cereri procesate, numărul de întâlniri/ședințe programate și gestionate, numărul de solicitări de informații răspunse, numărul de documente scanate/digitalizate, gradul de respectare a procedurilor interne, numărul de erori de comunicare, numărul de întârzieri în transmiterea informațiilor, numărul de probleme rezolvate proactiv, numărul de îmbunătățiri implementate în procesele administrative.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea confidențialității informațiilor, acuratețea datelor introduse, claritatea și concizia documentelor generate, respectarea procedurilor și regulamentelor interne, profesionalismul în interacțiunea cu utilizatorii, eficiența fluxurilor de lucru, organizarea și accesibilitatea arhivei, respectarea termenelor limită, promptitudinea răspunsurilor, corectitudinea informațiilor furnizate, profesionalismul în gestionarea situațiilor de criză, respectarea normelor de etică profesională, eficiența comunicării interne și externe, adaptabilitatea la schimbări legislative, calitatea serviciilor prestate, coerența informațiilor furnizate, respectarea drepturilor elevilor și a părinților, capacitatea de a identifica și rezolva probleme, calitatea rapoartelor generate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și soluționarea problemelor administrative, adaptabilitate la schimbările legislative și procedurale, capacitatea de a gestiona eficient volumul mare de muncă, abilitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de urgență și importanță, comunicare eficientă și respectuoasă cu elevii, părinții și personalul didactic, profesionalism în gestionarea situațiilor de conflict, respectarea confidențialității informațiilor sensibile, atenție sporită la detalii și acuratețe, capacitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă, rezolvarea proactivă a problemelor, flexibilitate în adaptarea la cerințe neprevăzute, perseverență în finalizarea sarcinilor, abilitatea de a învăța rapid și de a aplica noi cunoștințe, gestionarea eficientă a timpului, capacitatea de a lucra sub presiune, menținerea unei atitudini pozitive și constructive.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, arhivator, software de procesare a textului, software de foi de calcul, software de gestionare a bazei de date, sistem de arhivare electronică, software de comunicare electronică, sistem de management al documentelor, echipamente de scanare a documentelor, echipamente de arhivare fizică, instrumente de corectură gramaticală și ortografică, echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.