FIȘĂ DE POST GREFIER REGISTRATOR
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:GREFIER REGISTRATOR
1.2. Cod C.O.R.:341115
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu judecătorii, procurorii, grefierii debutanți, personalul administrativ, arhivarii, pentru asigurarea fluxului informațional și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu alte instanțe judecătorești, parchete, executorii judecătorești, avocați, experți, pentru schimbul de informații și ducerea la îndeplinire a actelor judecătorești.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
"Grefierul registrator îndeplinește o funcție esențială în cadrul instanțelor judecătorești, asigurând buna desfășurare a proceselor. Activitatea sa constă în redactarea și înregistrarea minuțelor ședințelor, gestionarea dosarelor judecătorești, verificarea legalității actelor judecătorești și îndeplinirea altor sarcini administrative conexe. El/Ea este responsabil pentru păstrarea și protejarea informațiilor confidențiale, contribuind la asigurarea transparenței și corectitudinii procedurilor judiciare. Postul implică respectarea cu strictețe a reglementărilor legale și a procedurilor interne."
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Întocmirea și redactarea minutelor judecătorești, respectând cu strictețe cerințele legale privind forma și conținutul acestora.
Înregistrarea cronologică a declarațiilor, întrebărilor, obiecțiilor și a altor intervenții ale participanților la proces.
Verificarea corespondenței dintre actele de procedură și dispozițiile legale aplicabile.
Gestionarea fluxului documentelor în cadrul dosarelor judecătorești, asigurând o arhivare sistematică și accesibilă.
Întocmirea și actualizarea constantă a registrelor de ședințe, cu evidențierea termenelor și a măsurilor dispuse.
Verificarea legalității actelor de procedură, inclusiv a încheierilor și a hotărârilor judecătorești.
Gestionarea corespondenței oficiale a instanței, inclusiv a notificărilor către părți și alte instituții.
Întocmirea și verificarea documentelor de control privind starea proceselor, cu evidențierea termenelor limită.
Asigurarea respectării termenelor de ședință și a ordinii de lucru, informând participanții despre modificări.
Întocmirea și verificarea listelor de apelanți și a altor documente necesare desfășurării proceselor.
Gestionarea și arhivarea documentelor electronice, respectând reglementările privind securitatea datelor.
Întocmirea de copii certificate de pe documentele judecătorești, conform cerințelor legale.
Participarea la inventarierea și controlul dosarelor judecătorești, asigurând integritatea acestora.
Îndeplinirea altor sarcini administrative specifice activității de grefă, dispuse de superiorul ierarhic.
Asigurarea respectării procedurilor privind accesul la informațiile din dosarele judecătorești.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii universitare de licență, preferabil în științe juridice (drept).
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională specific, organizat de către instituția judiciară.
Cunoașterea limbii române, scris și vorbit, la un nivel foarte bun.
Cunoștințe de operare pe calculator, inclusiv utilizarea programelor de procesare text și a celor specifice gestionării dosarelor judecătorești.
Cunoștințe temeinice a legislației procesuale civile și penale.
Cunoștințe despre reglementările privind organizarea și funcționarea instanțelor judecătorești.
Cunoștințe despre principiile de drept și jurisprudență.
Abilități de redactare a actelor juridice.
Abilități de analiză și interpretare a legislației.
Capacitate de a lucra cu atenție și precizie.
Abilități de comunicare și relaționare.
Integritate morală și demnitate profesională.
Cunoașterea regulilor de bună practică profesională.
5.2. Experiență Profesională:
Nu este necesară experiență profesională anterioară, postul fiind accesibil și pentru absolvenți.
Experiența în domeniul juridic, chiar și limitată (ex: voluntariat, stagiu), constituie un avantaj.
Cunoașterea fluxurilor de lucru din cadrul instanțelor judecătorești, dobândită prin stagii de practică, este apreciată.
Experiența în utilizarea sistemelor informatice de gestionare a documentelor judecătorești reprezintă un plus.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, demonstrată în contexte similare, este relevantă.
Experiența în redactarea de documente oficiale, chiar și în afara domeniului juridic, este considerată un avantaj.
Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente este importantă.
Experiența în gestionarea informațiilor confidențiale și respectarea regulilor de securitate este un plus.
Demonstrarea abilității de a învăța rapid și de a se adapta la cerințe noi este un factor relevant.
Experiența în lucrul cu publicul și în gestionarea situațiilor dificile poate fi utilă.
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Cunoașterea avansată a operării sistemelor de operare Windows.
Utilizarea eficientă a programelor de procesare text (Microsoft Word, LibreOffice Writer).
Cunoașterea programelor de calcul tabelar (Microsoft Excel, LibreOffice Calc).
Utilizarea programelor de prezentare (Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress).
Operarea eficientă a sistemelor de arhivare electronică a documentelor.
Utilizarea sistemelor de gestionare a dosarelor judecătorești (ex: Hermes).
Cunoașterea programelor de scanare și procesare a documentelor.
Utilizarea eficientă a mijloacelor de comunicare electronică (e-mail, videoconferință).
Cunoașterea principiilor de securitate a informațiilor și a datelor.
Utilizarea instrumentelor de căutare de informații online (motoare de căutare, baze de date juridice).
Cunoașterea formatelor de fișiere utilizate în mediul juridic (PDF, DOC, DOCX, RTF).
Utilizarea programelor de criptare și decriptare a datelor.
Cunoașterea principiilor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea programelor de editare a imaginilor (pentru scanări).
Cunoașterea sistemelor de imprimare și scanare de documente.
Utilizarea platformelor de colaborare online (ex: SharePoint).
Cunoașterea protocoalelor de comunicare în rețea.
Utilizarea instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoașterea principiilor de configurare a echipamentelor IT de birou.
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Capacitatea de concentrare susținută și atenție la detalii.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Capacitatea de a organiza și prioritiza sarcinile.
Abilitatea de a comunica clar și concis, atât oral, cât și în scris.
Capacitatea de a lucra eficient atât individual, cât și în echipă.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Capacitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Abilitatea de a lua decizii corecte și responsabile, bazate pe informații disponibile.
Integritate morală și respectarea confidențialității.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la cerințe noi.
Empatie și abilitatea de a înțelege perspectivele altora.
Abilitatea de a gestiona emoțiile și de a menține calmul în situații stresante.
Proactivitate și inițiativă în rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Capacitatea de a lucra cu persoane din diverse medii și culturi.
Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și profesionistă.
Capacitatea de a gestiona timpul eficient și de a respecta programul de lucru.
Abilitatea de a colabora cu alte instituții și părți implicate în procesul judiciar.
Capacitatea de a menține un nivel ridicat de profesionalism și etică în muncă.
Abilitatea de a reprezenta instituția într-un mod pozitiv și responsabil.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de dosare înregistrate corect, numărul de termene respectate, numărul de erori în introducerea datelor, numărul de dosare arhivate conform procedurilor, numărul de solicitări de informații gestionate în termen, numărul de rapoarte întocmite conform standardelor, numărul de corespondențe trimise/primite în termen, numărul de întâlniri/ședințe asistate, numărul de reclamații/sesizări gestionate, numărul de dosare în lucru, numărul de dosare rezolvate, numărul de procese verbale întocmite, numărul de înregistrări audio/video realizate, numărul de documente scanate/digitalizate, numărul de cereri de acces la informații gestionate, numărul de audituri interne/externe suportate cu succes, numărul de traininguri/perfecționări urmate, numărul de recomandări implementate, numărul de dosare depuse la arhivă în termen, numărul de dosare recuperate din arhivă în termen.6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de lucru stabilite, acuratețea în înregistrarea datelor, corectitudinea documentelor întocmite, respectarea termenelor legale, claritatea și concizia rapoartelor, respectarea confidențialității informațiilor, profesionalismul în interacțiunea cu părțile implicate, corectitudinea în aplicarea normelor procedurale, gradul de satisfacție al utilizatorilor (judecători, procurori, părți), conformitatea cu standardele de calitate, gradul de detaliu în documentarea dosarelor, gradul de înțelegere a legislației aplicabile, gradul de responsabilitate în gestionarea dosarelor, gradul de adaptare la schimbările legislative, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor de lucru, respectarea eticii profesionale, gradul de cooperare cu alte instituții, gradul de inițiativă în identificarea și soluționarea problemelor, gradul de organizare în gestionarea volumului de muncă, gradul de atenție la detalii în verificarea documentelor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea programului de lucru, punctualitate, gestionarea eficientă a timpului, adaptabilitate la volumul de muncă, rezolvarea conflictelor cu calm, cooperare cu colegii, comunicare clară și concisă, respectarea confidențialității, atenție la detalii, gestionarea situațiilor de stres, inițiativă în identificarea problemelor, adaptare la schimbări legislative, gestionarea priorităților, respectarea regulilor interne, profesionalism în interacțiune, asumarea responsabilității, gestionarea feedback-ului, orientare către rezultate, menținerea unui mediu de lucru pozitiv, gestionarea emoțiilor.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, monitor, tastatură, mouse, imprimantă, scaner, copiator, sistem de arhivare digitală, echipamente de înregistrare audio/video, telefon, fax, software de gestionare a dosarelor, sistem de autentificare electronică, echipamente de protecție a datelor, aplicații de comunicare internă, sistem de backup, echipamente de protecție fizică a datelor, software de criptare, echipamente de scanare a documentelor, echipamente de arhivare a documentelor..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.