FIȘĂ DE POST GREFIER ARHIVAR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:GREFIER ARHIVAR

1.2. Cod C.O.R.:341114

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu funcționari arhivari, referentul de documente, personalul de secretariat, conducerea instituției pentru asigurarea fluxului informațional și respectarea procedurilor interne. Externe: Colaborează cu alte instituții arhivistice, utilizatori ai serviciilor de arhivă, furnizori de servicii de scanare și digitalizare, experți în domeniu pentru consultanță și implementarea celor mai bune practici.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Greierul-arhivar are rolul esențial de a asigura buna organizare, păstrare și conservare a documentelor de arhivă, atât cele create în cadrul instituției, cât și cele primite de la alte surse. Activitatea sa implică inventarierea, clasificarea, indexarea și arhivarea documentelor, respectând reglementările legale și standardele de arhivistică. De asemenea, oferă suport în accesul la informații, răspunde solicitărilor de documente și contribuie la digitalizarea și protejarea patrimoniului documentar, asigurând astfel continuitatea activității și accesul la informații pentru generațiile viitoare.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Efectuarea de operațiuni de sortare, clasificare și arhivare a documentelor, conform planului de evidență a arhivei și a metodologiei stabilite.
2. Identificarea și evaluarea documentelor de arhivă, stabilirea termenelor de păstrare și a destinației finale (depozitare, transfer, distrugere).
3. Întocmirea de inventare, cataloage, registre de evidență a documentelor de arhivă, respectând standardele de arhivistică.
4. Realizarea de dosare de arhivă, asigurând identificarea clară și completă a documentelor conținute.
5. Aplicarea de marcaje de arhivă (etichete, timbre, sigilii) pentru identificarea și urmărirea documentelor.
6. Verificarea autenticității și integrității documentelor de arhivă.
7. Asigurarea păstrării optime a condițiilor microclimatice din spațiile de depozitare a arhivei.
8. Monitorizarea stării de conservare a documentelor și propunerea de măsuri de protecție și restaurare.
9. Participarea la digitalizarea documentelor de arhivă, respectând standardele de calitate și metadate.
10. Răspunsul la solicitările de documente din partea utilizatorilor, respectând reglementările privind accesul la informații.
11. Asigurarea securității documentelor de arhivă împotriva accesului neautorizat, furtului sau deteriorării.
12. Elaborarea de rapoarte privind starea arhivei și activitatea desfășurată.
13. Aplicarea procedurilor de evidență a circulației documentelor în cadrul arhivei.
14. Participarea la inventarierea documentelor de arhivă provenite din alte instituții.
15. Actualizarea constantă a planurilor de evidență a arhivei și a metodologiilor de lucru.”

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii medii de cultură generală, cu o diplomă de bacalaureat.
2. Cursuri de formare profesională în domeniul arhivistică, cu o durată minimă de 100 de ore.
3. Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul arhivării și gestionării documentelor de arhivă, recunoscut de Ministerul Culturii.
4. Cunoștințe solide de operare a calculatorului, inclusiv utilizarea programelor de gestiune a documentelor de arhivă și a aplicațiilor de birou.
5. Cunoștințe de limbile română și engleză, nivel minim de comunicare.
6. Cunoștințe de terminologie specifică domeniului arhivistică.
7. Cunoștințe despre legislația națională și europeană în domeniul arhivei și a protecției datelor.
8. Aptitudini de analiză, sinteză și organizare a informațiilor.
9. Abilități de comunicare și relaționare interpersonale.
10. Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
11. Atenție la detalii și precizie în efectuarea activităților.
12. Competențe de utilizare a echipamentelor de scanare și digitalizare.
13. Cunoștințe de baze de date și de interogare a acestora (avantaj).
14. Familiarizare cu principiile conservării și restaurării documentelor de arhivă (avantaj).
15. Certificat de liberă conduită (sau echivalent).

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență minimă de 6 luni în activități de arhivare și gestionare a documentelor.
2. Experiență în sortarea, clasificare și inventarierea documentelor de arhivă.
3. Experiență în utilizarea programelor de gestiune a documentelor de arhivă și a aplicațiilor de birou.
4. Experiență în digitalizarea documentelor de arhivă și metadate asociate.
5. Experiență în respectarea procedurilor de evidență a circulației documentelor în cadrul arhivei.
6. Experiență în activități de conservare preventivă a documentelor de arhivă.
7. Experiență în lucrul cu registre de inventar și cataloage de arhivă.
8. Experiență în aplicarea regulilor de clasificare a documentelor și de stabilire a termenelor de păstrare.
9. Experiență în gestionarea și protejarea informațiilor confidențiale din arhivă.
10. Experiență în lucrul cu utilizatori interni și externi pentru a răspunde solicitărilor de documente.
11. Experiență în elaborarea de rapoarte privind starea arhivei și activitatea desfășurată (avantaj).
12. Experiență în lucrul cu sisteme de management al conținutului (ECM) (avantaj).
13. Experiență în activități de cercetare arhivistică (avantaj).
14. Familiaritate cu standardele ISO pentru managementul documentelor (avantaj).
15. Experiență în lucrul cu arhive electronice și sisteme de arhivare digitală (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
2. Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
3. Utilizarea eficientă a programelor de scanare și procesare a imaginii (ex: Adobe Acrobat, ABBYY FineReader).
4. Utilizarea programelor de gestiune a documentelor de arhivă (ex: Arhiva, Galileo, eARHIVA).
5. Cunoștințe de baze de date și interogare SQL (avantaj).
6. Utilizarea programelor de editare a metadatelor (ex: Dublin Core, MODS).
7. Utilizarea programelor de creare și editare a PDF-urilor (ex: Adobe Acrobat Pro).
8. Cunoștințe de formatare a datelor și export în diverse formate (ex: CSV, XML).
9. Utilizarea programelor de criptare și securizare a datelor (ex: VeraCrypt).
10. Cunoștințe de protocoale de rețea și securitate a informațiilor.
11. Utilizarea instrumentelor de backup și recuperare a datelor.
12. Cunoștințe de tehnici de optimizare a spațiului de stocare a datelor.
13. Utilizarea programelor de virtualizare a sistemelor de operare (avantaj).
14. Cunoștințe de limbaje de programare de scripting (ex: Python, PowerShell) (avantaj).
15. Utilizarea sistemelor de management al versiunilor (ex: Git) (avantaj).
16. Utilizarea instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice (avantaj).
17. Cunoștințe de tehnologii cloud computing (avantaj).
18. Utilizarea instrumentelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
19. Familiarizare cu standarde de accesibilitate web (ex: WCAG) (avantaj).
20. Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor și generare de rapoarte (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
2. Capacitate de organizare și planificare a activităților.
3. Abilități de comunicare eficientă, atât orală, cât și scrisă.
4. Capacitate de a lucra independent și în echipă.
5. Abilitatea de a gestiona timpul și prioritățile în mod eficient.
6. Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
7. Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
8. Capacitate de a rezolva probleme și de a lua decizii în mod logic.
9. Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
10. Capacitate de a lucra sub presiune și de a gestiona stresul.
11. Abilitatea de a colabora cu diverse departamente și părți interesate.
12. Orientare către serviciile publice și respectarea confidențialității informațiilor.
13. Capacitate de a interpreta și aplica reglementări legale și proceduri specifice.
14. Abilitatea de a identifica și corecta erori.
15. Inițiativă și proactivitate în identificarea și propunerea de soluții.
16. Capacitate de a se concentra pe sarcini repetitive și de lungă durată.
17. Abilitatea de a oferi suport tehnic și informații utilizatorilor.
18. Empatie și abilitatea de a înțelege nevoile utilizatorilor.
19. Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
20. Responsabilitate și etică profesională.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente scanate pe zi, Numărul de documente inventariate lunar, Numărul de cereri de acces la documente procesate săptămânal, Procentul de acuratețe în inventarierea documentelor, Timpul mediu de răspuns la cererile de acces la informații, Numărul de documente clasificate conform planului de evidență, Procentul de respectare a termenelor limită pentru procesarea documentelor, Numărul de erori identificate în inventarierea documentelor, Procentul de documente digitalizate conform planului, Numărul de rapoarte generate și depuse la termen, Numărul de îmbunătățiri aduse proceselor de arhivare implementate, Procentul de satisfacție a utilizatorilor serviciilor de arhivă, Numărul de documente recuperate din arhivă în urma solicitărilor, Numărul de documente distruse conform planului de lichidare, Procentul de respectare a reglementărilor privind protecția datelor, Numărul de audituri interne/externe în care a fost implicat și rezultatele acestora, Numărul de traininguri/workshop-uri participate pentru dezvoltarea profesională, Procentul de documente accesibile online, Numărul de documente migrate către sisteme noi de arhivare, Procentul de respectare a procedurilor de securitate a informațiilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea inventarierii documentelor, Respectarea procedurilor de lucru standard, Calitatea metadatelor asociate documentelor, Claritatea și concizia rapoartelor generate, Respectarea termenelor de răspuns la solicitările de informații, Eficiența procesului de clasificare a documentelor, Respectarea politicilor de securitate a informațiilor, Calitatea interacțiunilor cu utilizatorii, Respectarea confidențialității datelor, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, Abilitatea de a colabora cu alte departamente, Respectarea reglementărilor legale și procedurilor interne, Calitatea documentației create, Abilitatea de a oferi suport tehnic adecvat, Capacitatea de a identifica și corecta erori, Respectarea termenelor limită pentru procesarea documentelor, Calitatea interfeței cu utilizatorii, Capacitatea de a se adapta la schimbări, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Respectarea planului de evidență, Calitatea serviciilor oferite.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Atenție la detalii, Organizare, Responsabilitate, Comunicare, Adaptabilitate, Lucru în echipă, Orientare către rezultate, Rezolvarea problemelor, Capacitate de învățare, Gestionarea stresului, Colaborare, Respectarea confidențialității, Aplicarea reglementărilor, Identificarea erorilor, Proactivitate, Concentrare, Suport tehnic, Empatie, Etică profesională.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Scanner, Calculator, Imprimantă, Cârlig de arhivă, Mănuși de protecție, Măști de protecție, Etichete de arhivare, Dispozitiv de distrugere a documentelor, Software de gestionare a documentelor, Software de scanare, Sistem de stocare pe bandă, Unități de stocare externe, Dispozitive de stocare optice, Echipament de protecție împotriva prafului, Instrumente de măsurare a umidității, Aparatură de monitorizare a temperaturii, Sistem de control al accesului, Software de criptare, Sistem de backup a datelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.